Vežėjo sąskaita ir sutartis: kodėl jos beveik niekada nesulyginamos

Beveik kiekviena logistikos įmonė tikrina gaunamas transporto sąskaitas. Ir beveik nė viena jų netikrina to, kas iš tikrųjų svarbu.

Tikrinama, ar suma sutampa su eilučių suma, ar PVM apskaičiuotas teisingai, ar sąskaita atitinka užsakymą. Netikrinama vienintelio dalyko: ar pritaikytas tarifas yra tas, dėl kurio susitarta.

Struktūrinė priežastis

Sąskaita ateina į buhalteriją. Buhalterijoje nėra tarifų sutarties — ji yra logistikos skyriuje arba pas komercijos vadovą. Logistikos skyrius sąskaitos nemato, nes ji jo nepasiekia.

Taip abi pusės atlieka savo darbą sąžiningai ir tiksliai, o vienintelis palyginimas, kuris būtų reikšmingas, neįvyksta niekada.

Prie to prisideda apimtis. Sąskaitų per mėnesį gali būti šimtai. Kiekvienos palyginimas su tarifų priedu reikštų atverti sutartį, rasti kryptį, patikrinti svorio ar tūrio intervalą, perskaičiuoti kuro priedą pagal to mėnesio indeksą. Penkiolika minučių vienai sąskaitai. Šimtui sąskaitų — dvidešimt penkios valandos per mėnesį, tai yra daugiau nei pusė etato.

Todėl niekas to nedaro. Ne dėl aplaidumo, o dėl to, kad aritmetika neleidžia.

Septynios kategorijos, kuriose klaidos kartojasi

1. Ne tas tarifas krypčiai. Sutartyje kryptis Kaunas–Hamburgas turi vieną tarifą, o sąskaitoje pritaikytas bendrasis arba senesnės redakcijos. Dažniausiai atsiranda po sutarties atnaujinimo, kai vežėjo sistemoje lieka senas įrašas.

2. Kuro priedas nuo netinkamos bazės. Kuro priedas dažniausiai skaičiuojamas kaip procentas nuo bazinio tarifo. Klaidos: skaičiuojama nuo bendros sumos su papildomais mokesčiais, taikomas ne to mėnesio indeksas, arba priedas taikomas, nors sutartyje sutartas fiksuotas tarifas „all-in“.

3. Papildomi mokesčiai be pagrindo. Antras iškrovimo taškas, hidraulinis liftas, ADR priemoka, muitinės formalumai, prastova. Kiekvienas iš jų gali būti visiškai pagrįstas — bet turi būti sutartyje ir turi būti įvykęs. Šioje kategorijoje randama daugiausia.

4. Svorio ar tūrio intervalo klaida. Grupinių krovinių tarifai laiptuoti. 2 480 kg apmokestinti pagal 2 500–5 000 kg intervalą yra klaida, kuri viena kainuoja mažai, o pasikartojusi šimtą kartų — nebe.

5. Dublikatai. Ta pati paslauga sąskaitoje du kartus, arba ta pati sąskaita gauta ir el. paštu, ir per sistemą, ir apmokėta du kartus. Retai, bet suma vienetinė didelė.

6. Valiuta ir kursas. Sąskaita kita valiuta, konvertuota ne sutartyje numatytos dienos kursu.

7. Sąskaita už tai, kas neįvyko. Atšauktas reisas, nepanaudotas užsakymas, neįvykęs papildomas sustojimas.

Nė viena šių kategorijų nėra apgaulė. Beveik visos atsiranda iš sistemų nesuderinamumo tarp dviejų įmonių, ir būtent todėl jos kartojasi mėnesį iš mėnesio, kol kas nors jų nesustabdo.

Kodėl vidinis patikrinimas nepadeda

Įprastas atsakymas — „mes savo sąskaitas tikriname“. Praktikoje tas tikrinimas beveik visada yra vienas iš trijų:

Sumos patikrinimas. Ar eilučių suma lygi bendrai sumai. Pagauna spausdinimo klaidas, nepagauna nieko iš septynių kategorijų.

Palyginimas su ankstesniu mėnesiu. Ar suma panaši. Nepagauna sisteminės klaidos, kuri kartojasi nuo pat pradžių — priešingai, ji tampa etalonu.

Atrankinis patikrinimas. Tikrinamos didžiausios sąskaitos. Bet šioje srityje pinigai yra ne dydyje, o dažnyje: dvidešimt eurų šimte sąskaitų yra daugiau nei du šimtai vienoje.

Kas galima automatizuoti ir kas ne

Galima automatizuoti palyginimą, kai tarifų sutartis suvesta struktūrizuotai: kryptis, svorio intervalas, bazinis tarifas, kuro priedo formulė, leidžiami papildomi mokesčiai. Sistema tada tikrina kiekvieną sąskaitą, ne atrankinai, ir pažymi neatitikimus su nuoroda į konkretų sutarties punktą.

Sunkiausia dalis nėra palyginimas, o sutarties suvedimas. Tarifų priedai ateina Excel failais, kurių struktūra kiekvieno vežėjo sava, kartais su išnašomis, kurios keičia logiką. Pirmą kartą tai beveik visada pusiau rankinis darbas. Bet kas žada visiškai automatinį tarifų sutarties nuskaitymą, žada tai, ko dar niekas gerai nepadarė.

Negalima automatizuoti sprendimo, ar ginčyti. Vežėjas yra partneris, ne priešininkas, ir dalis neatitikimų sprendžiama pokalbiu, ne pretenzija.

Iliustracinis skaičiavimas

Vėl — ne statistika, o skaičiavimas su prielaidomis. Įsistatykite savo skaičius.

240 × 8 % = 19 sąskaitų su neatitikimu
19 × 46 € = 874 € per mėnesį, arba 10 500 € per metus

Atskirai vertinama trečia kategorija — papildomi mokesčiai be pagrindo — dažnai turi didesnę vienetinę sumą, todėl realus rezultatas priklauso nuo to, kiek jūsų vežimuose yra papildomų paslaugų.

Ir svarbiausia, ko šis skaičiavimas nerodo: sisteminė klaida nesibaigia savaime. Neteisingas tarifas kryptyje, kuria vežama kas savaitę, kartosis tol, kol kas nors jį pastebės. Vienas patikrinimas sustabdo srautą, ne tik susigrąžina praeitį.

Praeitis ir dabartis yra du skirtingi produktai

Verta atskirti, nes ir vertė, ir kaina skiriasi.

Istorinis auditas peržiūri jau apmokėtas sąskaitas. Rezultatas — kreditinė sąskaita arba grąžinimas. Yra konkreti suma, todėl tinka atsiskaitymas nuo rezultato.

Einamoji kontrolė tikrina sąskaitą prieš apmokėjimą. Permoka neįvyksta. Tai vertingiau, nes nereikia nieko iš niekur susigrąžinti ir nereikia nemalonaus pokalbio su vežėju. Bet čia nėra „susigrąžintos sumos“, nuo kurios būtų galima skaičiuoti procentą — todėl tai prenumeratos, ne sėkmės mokesčio paslauga.

Dauguma įmonių pradeda nuo istorinio audito, nes jis parodo, ar apskritai yra apie ką kalbėti. Ir tik pamačiusios rezultatą pereina prie einamosios kontrolės.