Pārvadātāja rēķins un līgums: kāpēc tos gandrīz nekad nesalīdzina

Gandrīz katrs loģistikas uzņēmums pārbauda saņemtos transporta rēķinus. Un gandrīz neviens no tiem nepārbauda to, kas patiešām ir svarīgi.

Tiek pārbaudīts, vai summa sakrīt ar pozīciju summu, vai PVN aprēķināts pareizi, vai rēķins atbilst pasūtījumam. Netiek pārbaudīts vienīgais: vai piemērotā likme ir tā, par kuru vienojās.

Strukturāls iemesls

Rēķins nonāk grāmatvedībā. Grāmatvedībai nav tarifu līguma — tas ir loģistikas nodaļā vai pie komercdirektora. Loģistikas nodaļa rēķinu neredz, jo tas tai nenonāk.

Tā abas puses veic savu darbu godīgi un precīzi, un vienīgais salīdzinājums, kam būtu nozīme, nekad nenotiek.

Tam pievienojas apjoms. Rēķinu mēnesī var būt simtiem. Katra salīdzināšana ar tarifu pielikumu nozīmētu atvērt līgumu, atrast maršrutu, pārbaudīt svara vai apjoma diapazonu, pārrēķināt degvielas piemaksu pēc attiecīgā mēneša indeksa. Piecpadsmit minūtes vienam rēķinam. Simts rēķiniem — divdesmit piecas stundas mēnesī, kas ir vairāk nekā puse slodzes.

Tāpēc to neviens nedara. Ne nolaidības dēļ, bet tāpēc, ka aritmētika to neļauj.

Septiņas kategorijas, kurās kļūdas atkārtojas

1. Nepareiza likme maršrutam. Līgumā maršrutam Kauņa–Hamburga ir viena likme, bet rēķinā piemērota vispārējā vai novecojusi likme. Visbiežāk parādās pēc līguma atjaunošanas, kad pārvadātāja sistēmā paliek vecs ieraksts.

2. Degvielas piemaksa no nepareizas bāzes. Degvielas piemaksu parasti aprēķina kā procentu no bāzes likmes. Kļūdas: aprēķina no kopējās summas kopā ar papildu maksām, piemēro nepareiza mēneša indeksu, vai piemaksu piemēro, lai gan līgumā noteikta fiksēta "all-in" likme.

3. Papildu maksas bez pamata. Otrs izkraušanas punkts, hidrauliskais pacēlājs, ADR piemaksa, muitas formalitātes, dīkstāve. Katra no tām var būt pilnībā pamatota — bet tai jābūt līgumā un tai jābūt reāli notikušai. Šajā kategorijā atrod visvairāk.

4. Svara vai apjoma diapazona kļūda. Sadales kravu likmes ir pakāpeniskas. 2480 kg apmaksāt pēc diapazona 2500–5000 kg ir kļūda, kas vienreiz izmaksā maz, bet, atkārtojoties simts reizes — vairs ne.

5. Dublikāti. Tas pats pakalpojums rēķinā divreiz, vai tas pats rēķins saņemts gan pa e-pastu, gan caur sistēmu un apmaksāts divreiz. Reti, bet summa vienā gadījumā ir liela.

6. Valūta un kurss. Rēķins citā valūtā, konvertēts nevis pēc līgumā noteiktās dienas kursa.

7. Rēķins par to, kas nav noticis. Atceltais reiss, neizmantotais pasūtījums, nenotikusī papildu apstāšanās.

Neviena no šīm kategorijām nav krāpšana. Gandrīz visas rodas no divu uzņēmumu sistēmu nesaderības, un tieši tāpēc tās atkārtojas mēnesi pēc mēneša, kamēr kāds tās neaptur.

Kāpēc iekšējā pārbaude nepalīdz

Ierastā atbilde ir "mēs pārbaudām savus rēķinus". Praksē šī pārbaude gandrīz vienmēr ir viena no trim:

Summas pārbaude. Vai pozīciju summa vienāda ar kopējo summu. Notver drukas kļūdas, nenotver neko no septiņām kategorijām.

Salīdzinājums ar iepriekšējo mēnesi. Vai summa ir līdzīga. Nenotver sistēmisku kļūdu, kas atkārtojas kopš paša sākuma — gluži pretēji, tā kļūst par etalonu.

Izlases pārbaude. Tiek pārbaudīti lielākie rēķini. Bet šajā jomā nauda nav lielumā, bet biežumā: divdesmit eiro simts rēķinos ir vairāk nekā divi simti vienā.

Ko var automatizēt un ko nē

Var automatizēt salīdzināšanu, kad tarifu līgums ir ievadīts strukturēti: maršruts, svara diapazons, bāzes likme, degvielas piemaksas formula, atļautās papildu maksas. Sistēma tad pārbauda katru rēķinu, ne izlases veidā, un atzīmē neatbilstības ar norādi uz konkrēto līguma punktu.

Grūtākā daļa nav salīdzināšana, bet līguma ievade. Tarifu pielikumi nāk kā Excel faili, kuru struktūra katram pārvadātājam ir sava, dažreiz ar zemsvītras piezīmēm, kas maina loģiku. Pirmo reizi tas gandrīz vienmēr ir daļēji manuāls darbs. Ikviens, kas sola pilnībā automātisku tarifu līguma nolasīšanu, sola to, ko vēl neviens nav labi izdarījis.

Nevar automatizēt lēmumu, vai apstrīdēt. Pārvadātājs ir partneris, nevis pretinieks, un daļa neatbilstību tiek risinātas sarunā, nevis prasībā.

Ilustratīvs aprēķins

Atkal — nevis statistika, bet aprēķins ar pieņēmumiem. Ievietojiet savus skaitļus.

240 × 8 % = 19 rēķini ar neatbilstību
19 × 46 € = 874 € mēnesī, jeb 10 500 € gadā

Atsevišķi vērtējama trešā kategorija — papildu maksas bez pamata — bieži tai ir lielāka vienības summa, tāpēc reālais rezultāts atkarīgs no tā, cik daudz papildu pakalpojumu ir jūsu pārvadājumos.

Un vissvarīgākais, ko šis aprēķins nerāda: sistēmiska kļūda nebeidzas pati no sevis. Nepareiza likme maršrutā, ko izmanto katru nedēļu, atkārtosies, kamēr kāds to nepamanīs. Viena pārbaude aptur plūsmu, ne tikai atgūst pagātni.

Pagātne un tagadne ir divi dažādi produkti

Vērts nošķirt, jo atšķiras gan vērtība, gan cena.

Vēsturiskais audits pārskata jau apmaksātos rēķinus. Rezultāts — kredītrēķins vai atmaksa. Ir konkrēta summa, tāpēc der atlīdzība no rezultāta.

Kārtējā kontrole pārbauda rēķinu pirms apmaksas. Pārmaksa nenotiek. Tas ir vērtīgāk, jo nekas nav jāatgūst un nav vajadzīga neērta saruna ar pārvadātāju. Bet šeit nav "atgūtās summas", no kuras rēķināt procentu — tāpēc tas ir abonementa, nevis panākumu maksas pakalpojums.

Lielākā daļa uzņēmumu sāk ar vēsturisko auditu, jo tas parāda, vai vispār ir par ko runāt. Tikai pēc rezultāta redzēšanas tie pāriet uz kārtējo kontroli.