Kosten voor aangegeven waarde zonder vermelding in de vrachtbrief

Er is een bevinding die per zending in een halve minuut te controleren is, en zij is een van de zuiverste in de hele logistieke factuuraudit.

Op de factuur staan kosten voor aangegeven waarde. In het vervoersdocument is het veld voor de aangegeven waarde leeg.

Dan kochten die kosten niets.

Waarom

Het mechanisme van de vervoersverdragen is vormgebonden. De afzender mag een waarde aangeven die de aansprakelijkheidsgrens overstijgt, en die aangegeven waarde komt in de plaats van de grens — maar in het weg- en spoorvervoer is de aangifte een handeling die in de vrachtbrief zelf moet worden vermeld. Artikel 24 CMR vereist dat uitdrukkelijk; op het spoor zegt artikel 34 CIM hetzelfde.

Zonder vermelding is er geen aangifte. Er is alleen een betaalde factuurregel.

Het praktische gevolg is onaangenaam: raakt de lading verloren, dan antwoordt de vervoerder onder de gewone verdragsgrens, alsof de kosten nooit waren betaald. En hij zal gelijk hebben, want het document toont geen enkele aangifte.

In de lucht is de rechtsvorm anders

In het luchtvervoer werkt artikel 22 lid 3 van het Verdrag van Montreal anders: de grens wordt verhoogd door een bijzondere belangenverklaring, afgegeven bij de overdracht van de zending aan de vervoerder, en een vermelding in de luchtvrachtbrief vereist het verdrag niet uitdrukkelijk.

Daarom is het AWB-veld “declared value for carriage” een bewijs van de aangifte en niet de wettelijke vorm ervan. Het praktische gewicht neemt daardoor niet af: staan er op de factuur kosten voor aangegeven waarde terwijl in het document “NVD” staat — geen waarde aangegeven — dan is dat een directe tegenspraak tussen twee documenten van hetzelfde vervoer. Het argument is sterk, maar van een andere aard dan op de weg: daar is er zonder vermelding simpelweg geen aangifte, terwijl in de lucht de vermelding een bewijs is van wat bij de overdracht wel of niet is gedaan.

De vrachtbrief heeft twee verschillende vakken

Aangegeven waarde is niet het enige mechanisme. Artikel 26 CMR staat de afzender toe om tegen betaling van een toeslag een bijzonder belang bij de aflevering vast te stellen — eveneens door het bedrag in de vrachtbrief te vermelden. Op het spoor is dat artikel 35 CIM.

Dat mechanisme werkt onafhankelijk van de in de artikelen 23, 24 en 25 voorziene vergoeding en dekt naast verlies en beschadiging ook vertraging.

Voor deze controle verandert dat niets: beide mechanismen vereisen een vermelding in de vrachtbrief, dus kosten zonder vermelding zijn in beide gevallen kosten zonder effect. Maar het verschil doet wel ter zake voor een andere berekening — het vergelijken van de grens per kilogram met de waarde van de goederen. Op een bijzonder belang is die niet van toepassing, want de verdragsgrens per kilogram beperkt het niet.

Hoe het gebeurt

Niet uit oneerlijkheid. Doordat de kosten en het document op verschillende plaatsen ontstaan.

De kosten ontstaan in de order- of calculatiefase: de klant heeft aangekruist dat hij een verhoogde waarde wil, of het hoort bij het standaard dienstenpakket. De vrachtbrief wordt later door een andere persoon of een ander systeem ingevuld, en het veld voor de aangegeven waarde is voor hem niet verplicht.

Het resultaat: de kosten staan op de factuur, de aangifte staat niet in het document, en niemand legt die twee naast elkaar tot er schade optreedt.

Hoe u het controleert

U hebt twee documenten voor dezelfde zending nodig: de factuur en het vervoersdocument.

Zoek op de factuur de regel die met waarde te maken heeft — “declared value”, “ad valorem”, “aangegeven waarde”, soms verstopt onder “insurance”. Zoek in het vervoersdocument het bijbehorende veld. Op de CMR-vrachtbrief is dat een apart vak; op de luchtvrachtbrief heet het “declared value for carriage”, waar vaak “NVD” wordt ingevuld, dat wil zeggen geen waarde aangegeven.

Controleer tien zendingen. Komt de afwijking minstens twee keer voor, dan is het geen toeval maar een proces.

Wat u doet

Vooruit is het in één stap opgelost: een in de order aangekruiste verhoogde waarde moet de vrachtbrief bereiken, en dat wordt simpelweg vóór verzending gecontroleerd.

Terugkijkend — dit is te veel betaald voor een dienst die niet is verleend, en voor het betwisten gelden de termijnen uit uw contract met de expediteur. Die zijn vaak kort, dus het is zinvol met de meest recente zendingen te beginnen.