Wat te doen als u het vervoerscontract niet bij de hand heeft

De meest voorkomende hindernis bij de start van een audit is niet het besluit. Het is de tariefbijlage die niemand kan vinden.

Waarom dit gebeurt

Een vervoerscontract wordt één keer getekend, terwijl de tariefbijlage jaarlijks of vaker wordt bijgewerkt. Hij komt meestal per e-mail binnen als Excel-bestand, één persoon ontvangt hem, en twee jaar later weet niemand welke versie in april gold.

Soms blijkt er nog iets anders: een schriftelijke tariefbijlage bestaat helemaal niet, en de tarieven worden per correspondentie afgestemd.

Wat er zonder is te controleren

Meer dan het lijkt, maar minder dan men zou willen.

Zonder contract werkt de rekensom: of het bedrag klopt met het genoemde aantal dagen en het tarief, of dezelfde regel niet twee keer in rekening is gebracht, of de container of het voertuig overeenkomt met de overige documenten.

Wat niet werkt is het belangrijkste: of het tarief is toegepast dat is afgesproken, en of de vrije tijd overeenkomt met wat is afgesproken. En juist daar zitten de grootste bedragen.

Hoe u hem krijgt

Drie wegen, te beginnen met de snelste.

De mailbox doorzoeken. De tariefbijlage is bijna altijd per e-mail verstuurd. Zoeken op de naam van de vervoerder samen met het woord “tarief” of “rate” levert vaker resultaat op dan verwacht.

Een verzoek aan de vervoerder. Vragen om de tariefbijlage die in een bepaalde periode gold, is gebruikelijk en neutraal. Het betekent niet dat u een geschil voorbereidt.

Reconstructie uit de facturen. Is het tarief stabiel, dan is het uit de facturen zelf te herleiden. Voor een geschil deugt dat niet — u kunt zich niet beroepen op een tarief dat u zelf heeft afgeleid uit hetzelfde document dat u betwist — maar het deugt wel om te beoordelen of verder zoeken de moeite waard is.

Wat niet te doen

Niet wachten tot alle documenten binnen zijn.

Een audit kan met gedeeltelijk materiaal beginnen, mits duidelijk is wat ongecontroleerd blijft. In de praktijk blijkt na de start vaak dat het ontbrekende document makkelijker te vinden is wanneer al bekend is waarvoor het precies nodig is.