Welke documenten een factuuraudit nodig heeft en waarom

De vraag die elke tweede stelt: is het genoeg om de facturen te sturen.

Het korte antwoord — nee. Het langere legt uit waarom.

Een factuur zegt wat er in rekening is gebracht

Hij zegt niet wat het had moeten zijn.

Een audit is een vergelijking van twee dingen: wat in rekening is gebracht en wat is afgesproken. Het tweede bestaat niet in de factuur — het staat in het contract of in het tarief.

Daarom maakt een stapel facturen zonder contract alleen de rekensom en de dubbeltellingen controleerbaar. Dat is ongeveer een derde van de controles, en niet het waardevolste deel.

Drie groepen documenten

Wat in rekening is gebracht. Facturen, rapporten, toeslagoverzichten. Zonder die is er helemaal geen audit.

Waarop het berust. Het vervoerscontract, de tariefbijlage, het terminaltarief, de tarieftabel van de tolexploitant. Deze documenten leggen vast wat het had moeten zijn.

Wat er werkelijk is gebeurd. Gate-bewegingsgegevens, vrachtbrieven, kentekenbewijzen, certificaten van overeenstemming. Zij noemen de feiten die de factuur alleen maar beweert.

De derde groep wordt het vaakst overgeslagen, en zonder die verandert een groot deel van de controles in geloof in de factuur.

Een voorbeeld waar het verschil het grootst is

De tolaudit. De factuur laat zien dat een voertuig tegen een bepaald tarief is belast. Het kentekenbewijs laat de assen en de emissienorm zien. Maar of het voertuig in aanmerking komt voor een goedkopere CO₂-klasse, is alleen te zien in het certificaat van overeenstemming, dat niet in de factuur staat en vaak ook niet in het kentekenbewijs.

Zonder dat certificaat werkt de belangrijkste controle niet — niet slechter, maar helemaal niet. En het bij de fabrikant opvragen duurt weken.

Wat te doen als u niet alles heeft

Beginnen met wat u wel heeft.

Een audit kan met gedeeltelijk materiaal beginnen, mits duidelijk is welke controles werken en welke niet. De slechtste optie is de start uitstellen tot alle documenten binnen zijn — in de praktijk betekent dat nooit beginnen.

Slechts één ding telt: vóór de start moet gezegd zijn wat ontbreekt en wat daardoor ongecontroleerd blijft.