De koers voor de douanewaarde is maandelijks

In een aangifte kan een koers zijn gebruikt die op zichzelf juist is, en toch is de aangifte onjuist. Dat gebeurt wanneer de douanewaarde tegen de koers van die dag wordt omgerekend.

De koers is maandelijks

Voor het omrekenen van de douanewaarde geldt niet de dagkoers maar een maandkoers: die wordt vóór het begin van de maand vastgesteld en geldt de hele volgende kalendermaand. Dat is een bepaling van het EU-douanerecht, en die wijkt af van de manier waarop valuta elders in uw administratie wordt omgerekend.

Het praktische gevolg: midden in de maand, wanneer de marktkoers van de maandkoers afwijkt, geeft een aangifte tegen de koers van die dag een andere douanewaarde dan een aangifte tegen de maandkoers. In welke richting hangt af van hoe de koers is veranderd. Viel de douanewaarde hoger uit, dan is er meer recht betaald.

De fout komt niet uit onwetendheid maar uit automatisering: het boekhoud- of aangiftesysteem rekent om tegen de dagkoers, omdat het overal elders juist zo moet.

De fout werkt twee keer — maar het verlies is één keer

De douanewaarde is de grondslag voor het recht én voor de invoer-btw. Eén koersfout verstoort dus beide.

Maar dat betekent niet dat het verlies dubbel is. Invoer-btw is in de meeste gevallen aftrekbaar, dus te veel betaalde btw is niet uw verlies — het is een onjuistheid in de aangifte. Het werkelijke verlies zit in het recht.

Dat is van belang, want legt iemand u een bevinding voor waarin recht en btw bij elkaar zijn opgeteld, dan lijkt de bevinding ongeveer twee keer zo groot als die is. Vraag om die te scheiden.

De termijn is drie jaar

Hier zit de reden waarom deze controle eerder aandacht verdient dan de facturen van vervoerders.

Voor de terugbetaling van te veel betaald recht stelt het EU-douanerecht een termijn van drie jaar. Dat is een lang venster: aangiften van twee jaar terug kunt u nog herzien.

De termijn om de valutamarge van een vervoerder te betwisten is contractueel, en in expeditiecontracten is die vaak weken na ontvangst van de factuur. Controleert u dus terug in de tijd, dan is een deel van de bevindingen in facturen van vervoerders al niet meer te betwisten, en in douaneaangiften nog wel.

De praktische volgorde die daaruit volgt: begin bij de aangiften.

Wie het verzoek indient

Het verzoek om terugbetaling van te veel betaald recht wordt ingediend door de aangever of zijn vertegenwoordiger in de douaneprocedure. Dat is een bepaalde persoon, en een derde kan die niet vervangen, ook niet met een volledige onderbouwing.

In de praktijk betekent dat: de analyse en de onderbouwing kunnen extern worden opgesteld, maar het verzoek dient u in, of uw douane-expediteur. Biedt iemand aan het in uw plaats in te dienen, vraag dan op welke grond.

Wat u moet controleren

Neem tien aangiften uit verschillende maanden waarbij de factuur niet in euro's was. Zoek in elke aangifte de gebruikte koers op en vergelijk die met de douanekoers van die maand.

Was bij minstens twee van de tien de koers de dagkoers en niet de maandkoers, dan is dat een kwestie van systeeminstelling en geen toeval — en dan is het hele venster van drie jaar een herziening waard.