Zo controleert u of uw standtijdfactuur klopt: een praktische handleiding

Voordat u de volgende D&D-factuur van een rederij betaalt, neem er vijf minuten de tijd voor. De meeste fouten zijn te herkennen zonder advocaat of gespecialiseerde software — u hoeft alleen te weten waar u op moet letten.

1. Zoek de vrije-tijd-clausule van uw contract op

Elk contract met een carrier geeft aan hoeveel dagen een container mag blijven staan zonder extra kosten — meestal 4-7 dagen. Controleer of dit verschilt voor import en export.

2. Vergelijk met de berekening op de factuur

Trek de losdatum af van de inleverdatum — u krijgt het totaal aantal dagen. Trek uw contractuele vrije tijd af. Vermenigvuldig met het dagtarief. Vergelijk met het op de factuur vermelde bedrag. Als de cijfers meer dan een paar euro verschillen — is het de moeite waard om te vragen waarom.

3. Controleer of weekenden correct zijn meegerekend

Als in uw contract "werkdagen" staat, maar op de factuur weekenden als betaalde dagen worden meegeteld — is dat een directe reden voor een geschil.

4. Let op overmachtsomstandigheden

Als de container vertraging opliep door havenopstopping of een staking — gedocumenteerde congestie is een argument bij onderhandelingen, ook al is het geen automatisch recht.

5. Controleer de formele volledigheid van de factuur

Staat op de factuur het containernummer, het cognossementnummer, een duidelijke periode, het toegepaste tarief als aparte regel? Ontbrekende informatie correleert met een grotere kans op fouten.

Wanneer is een professionele controle de moeite waard

Het handmatig controleren van één factuur duurt ongeveer 15-20 minuten. Als u tientallen containers per maand verwerkt, verandert een systematische, geautomatiseerde controle van alle facturen tegelijk de economische afweging: een fout die handmatig zoeken niet loont, wordt de moeite waard om te vinden zodra de controle u geen tijd kost.

Als u ook CMR-vrachtbrieven verwerkt, geldt hetzelfde probleem van handmatige invoer ook daarvoor — lees ons artikel over de werkelijke kosten van handmatige CMR-gegevensinvoer voor expediteurs.

Als u ook B/L-documenten (cognossementen) verwerkt, kunnen de daaruit gehaalde containerbewegingsgegevens u helpen facturen nog sneller te controleren — zie B/L-gegevens extraheren zonder juridisch risico.