Btw en accijns
30 september: de termijn die niemand verlengt
Gepubliceerd: 2026-09-30
De termijn voor teruggaaf van buitenlandse btw is een van de weinige data in de logistiek zonder enige uitzondering.
De datum
De aanvraag moet uw eigen belastingdienst bereiken vóór 30 september van het jaar volgend op de periode waarop zij betrekking heeft.
Voor kosten uit 2025 — vóór 30 september 2026.
De aanvraag wordt niet bij een buitenlandse autoriteit ingediend. Zij gaat elektronisch naar uw eigen dienst, die haar doorstuurt naar de lidstaat van teruggaaf.
Waarom er geen uitzonderingen zijn
In een zaak over precies deze termijn oordeelde het Hof van Justitie van de Europese Unie dat een te late aanvraag ongeldig is ongeacht of zij gegrond is.
Dat betekent dat zelfs een volledig juiste, met stukken onderbouwde aanvraag die op 1 oktober binnenkomt geen enkel perspectief heeft.
Er is geen alternatieve procedure. De buitenlandse btw blijft een kostenpost, en of die kan worden afgeschreven wanneer de teruggaaf door een gemiste termijn verloren is, staat niet eenduidig vast.
Hoeveel tijd u werkelijk hebt
Minder dan het lijkt.
Voor de aanvraag moeten alle facturen met de verplichte gegevens worden verzameld, categorieën worden toegekend, de aftrekbaarheid per lidstaat worden gecontroleerd en de indiening worden voorbereid. Ontbreekt het btw-nummer van de leverancier of een factuurnummer, dan moet om een correcte factuur worden gevraagd — en dat kost weken.
In de praktijk is het verstandig in juli te beginnen.
Wat er na indiening gebeurt
De lidstaat van teruggaaf heeft vier maanden om te beslissen. Bij een verzoek om aanvullende informatie loopt de termijn op tot zes maanden, en indien nodig tot acht.
De betaling volgt binnen tien werkdagen na het einde van de beslistermijn. Bij te late betaling is rente verschuldigd.
Het geld komt dus niet in hetzelfde jaar terug. Bij liquiditeitsplanning is dat goed om te weten.
Wat nu te doen
Nagaan of alle documenten van het jaar met buitenlandse btw op één plek liggen. Meestal zijn ze verspreid: tankbonnen bij een tussenpersoon, tolfacturen bij een andere leverancier, reparatiefacturen bij de boekhouding.
En nagaan of er vorig jaar werkelijk voor alles is aangevraagd, niet alleen voor wat de tussenpersoon zag.