Cargo Intelligence
Detectie btw- en accijnsteruggaaf
Een vervoerder die door Polen, Duitsland en Nederland rijdt, betaalt dagelijks buitenlandse btw over brandstof, tolheffingen en onderhoud. Een deel van die btw is terug te vorderen — maar alleen als de documenten geschikt zijn en het verzoek op tijd is ingediend. De module herkent buitenlandse btw in uw documenten, bouwt bedragen op per land en waarschuwt wanneer de drempel of deadline nadert.
Dezelfde documenten zijn ook ergens anders geschikt voor — brandstofbonnen die u al voor verbruiksanalyse uploadt in de Brandstof-module, bevatten in het buitenland betaalde btw. Deze toeslag gebruikt dezelfde documenten, geen nieuwe uploadstap.
Niet alleen brandstof
Richtlijn 2008/9/EG noemt tien categorieën uitgaven waarvan de btw in een andere lidstaat kan worden teruggevraagd. Voor een vervoerder zijn er minstens vier relevant: brandstof, tolheffingen, voertuigkosten en huur.
De brandstofmodule haalt tankbonnen er al uit, de tolaudit de tolfacturen uit Oostenrijk, Tsjechië, Polen en elders. Diezelfde documenten zijn het materiaal voor de teruggaafaanvraag.
De add-on bekijkt alle documenten die al in het systeem staan en markeert waarin terugvorderbare buitenlandse btw zit.
Drie dingen die de module opmerkt
Een document dat niet zal worden geaccepteerd
Een kassabon zonder identificatie van de koper is in veel landen ongeschikt voor een verzoek. Dat blijkt pas na vier maanden, wanneer corrigeren niet meer mogelijk is. De module markeert dit bij het uploaden — terwijl er nog om een factuur gevraagd kan worden.
Een Poolse bon zonder NIP
In Polen kan een paragon zonder NIP van de koper later niet meer worden omgezet in een faktura VAT — dit is een structurele, geen risico-afwijking. De module markeert dit meteen, terwijl er nog om een factuur met NIP gevraagd kan worden.
De drempel van € 400 en 30 september
Een kwartaalverzoek is mogelijk vanaf 400 € per land, een jaarverzoek vanaf 50 €. Een verzoek over het voorgaande jaar wordt ingediend vóór 30 september van het volgende jaar; voor Noorwegen en Zwitserland — vóór 30 juni. De module toont hoeveel er nog ontbreekt tot de drempel en hoeveel tijd er nog rest tot de deadline.
Wat de module wel en niet doet
De module herkent in uw geüploade documenten in het buitenland betaalde btw, classificeert documenten op basis van hun geschiktheid voor een teruggaafverzoek, bouwt bedragen op per land en volgt deadlines.
De module geeft geen fiscaal advies en dient de aanvraag niet in bij de belastingdienst. De aanvraag dient u zelf in via uw eigen belastingportaal, of uw gekozen tussenpersoon doet dat.
De aftrekbaarheid volgens de regels van de lidstaat van teruggaaf beoordeelt de module wel — maar alleen voor die lidstaten en categorieën waarvan wij de regel in de primaire bron hebben gelezen. Waar niet, blijft het document buiten de aanvraag, en dat is in het rapport met reden te zien. Dat is een bewuste keuze: een onjuist verkregen teruggaaf wordt met sancties teruggevorderd, terwijl een weggelaten bedrag simpelweg niet terugkomt.
De lijst van niet-toegestane uitgaven verschilt per land. De uiteindelijke beslissing ligt bij de belastingdienst van de lidstaat van teruggaaf — de module bereidt de aanvraag voor en zegt hoeveel daarvan gegrond is.
400 of 50 euro
De drempel hangt af van de aanvraagperiode. Voor een kwartaal- of halfjaaraanvraag is die 400 €, voor een jaaraanvraag 50 €.
Het praktische gevolg is onverwacht: een kwartaalaanvraag van 380 € is niet-ontvankelijk, terwijl dezelfde 380 € in een jaaraanvraag ontvankelijk zijn.
Bedragen die voor een kwartaal te klein zijn, zijn dus het aanhouden waard om ze in de jaaraanvraag op te nemen. Een systeem dat de documenten van het hele jaar ziet, zegt precies wat nu in te dienen en wat aan te houden.
Waarom een kwartaalaanvraag wordt afgewezen en een jaaraanvraag niet →
30 september
De aanvraag moet uw belastingdienst bereiken vóór 30 september van het volgende jaar. Voor kosten uit 2025 — vóór 30 september 2026.
De termijn is fataal. Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft geoordeeld dat een te late aanvraag ongeldig is, ongeacht de gegrondheid.
Is hij verstreken, dan is er geen alternatieve procedure — de buitenlandse btw blijft uw kostenpost.
De termijn die niemand verlengt →
Wat u niet terugkrijgt
Alleen het deel van de btw dat in de lidstaat van teruggaaf aftrekbaar zou zijn wordt terugbetaald. Elke lidstaat heeft eigen beperkingen, en die verschillen fundamenteel: overnachting is in de ene aftrekbaar en in de andere niet, op sommige plaatsen zijn maaltijden met een percentage beperkt.
Een onjuist verkregen teruggaaf wordt rechtstreeks teruggevorderd, met sancties en rente. Daarom nemen wij documenten uit lidstaten waarvan wij de regels nog niet hebben bevestigd niet op in de aanvraag, en zeggen dat in het rapport.
Waarom een te ruime aanvraag gevaarlijker is dan een te krappe →
De accijnskant: afstemming met het rapport van uw tussenpersoon
Deze add-on herkent meer dan buitenlandse btw: hij vindt ook leemtes in de accijnsteruggaaf op commerciële diesel. Gebruikt u een tussenpersoon, dan verwerkt hij alleen de eigen kaarttransacties — contant of in het netwerk van een andere leverancier getankte brandstof komt nooit in zijn aanvraag.
Wij vergelijken uw tankbonnen met zijn teruggaafrapport en tonen hoeveel liter onaangevraagd bleef. Zonder dat rapport is er geen afstemming. Tarieven veranderen per kwartaal, en een opgeschort tarief (nul) is voor ons iets anders dan een onbekend: het eerste is een juist antwoord, het tweede stopt de berekening.
Doorlopende detectie zit zonder prijswijziging in deze add-on. Voor historische afstemming geldt een eigen succesfee.
Prijs
Maandelijkse toeslag 49 €/maand
Bij elk Cargo-plan met de Brandstof-module geselecteerd. Aangevinkt in het prijsformulier, direct geactiveerd — geen aparte goedkeuring nodig. Inclusief tot 500 documenten per maand; uw gebruik ten opzichte van deze drempel ziet u in het portaal.
Jaarlijkse controle 490 €
Een eenmalige aankoop van een beoordeling van het archief van één kalenderjaar vóór de deadline van 30 september — zonder doorlopend abonnement. Het rapport groepeert de terugvorderbare btw per land en markeert welke documenten niet geschikt zijn voor teruggaaf.
Prijzen exclusief btw. Voor klanten uit andere EU-lidstaten met een geldig btw-nummer geldt de btw-verlegging.
Veelgestelde vragen
Kan ik zelf een verzoek indienen, zonder tussenpersoon?
Ja. In Litouwen worden verzoeken ingediend via EPRIS of "Mano VMI". Een tussenpersoon is nuttig vanwege taal en kennis van de per land verboden uitgavenlijst, maar juridisch niet verplicht.
Dient de module zelf een verzoek in bij de belastingdienst?
Nee. De module herkent en classificeert documenten en volgt bedragen en termijnen, maar u dient het verzoek altijd zelf in via uw belastingportaal of via een door u gekozen tussenpersoon.
Wat gebeurt er als de jaarlijkse drempel in één land niet wordt bereikt?
Als er in een jaar in één land minder dan 50 € btw is opgebouwd, kan er geen verzoek worden ingediend — het bedrag blijft in de kosten. De module toont deze drempel in realtime per land.
Hoeveel documenten zijn inbegrepen in de prijs van 49 €/maand?
Tot 500 documenten per maand. U ziet uw gebruik ten opzichte van deze drempel rechtstreeks — u uploadt nooit blind documenten.
Wat is de jaarlijkse controle van 490 €?
Een eenmalige aankoop, zonder doorlopend abonnement, van een beoordeling van het archief van het afgelopen kalenderjaar — bedoeld voor klanten die willen controleren of ze niets over het hoofd hebben gezien vóór de deadline van 30 september. Het rapport groepeert de terugvorderbare btw per land, net als de maandelijkse toeslag.
Hoe lang worden geüploade documenten bewaard?
Originele documenten worden 24 maanden vanaf upload bewaard, douanedocumenten 40 maanden. Na afloop van de termijn wordt het originele bestand automatisch verwijderd, de eruit gehaalde gegevens blijven bewaard. Wilt u dat een specifiek document eerder wordt verwijderd (AVG art. 17, recht op verwijdering), neem dan contact met ons op per e-mail — er is momenteel geen zelfbedieningsknop hiervoor in het portaal.
Wat nodig is
- Documenten van weguitgaven (verplicht)
Als u het niet heeft: Zonder de documenten valt er niets te detecteren.
Vereist de Brandstof-module. Bestaande klanten met minstens één jaar btw-documentgeschiedenis kunnen de 490 € Jaarlijkse controle rechtstreeks bestellen in het klantenportaal.