Cargo Intelligence
Erkennung von Mehrwertsteuer- und Verbrauchsteuererstattung
Ein Frachtführer, der durch Polen, Deutschland und die Niederlande fährt, zahlt täglich ausländische Mehrwertsteuer auf Kraftstoff, Mautgebühren und Reparaturen. Ein Teil dieser Mehrwertsteuer ist erstattungsfähig — aber nur, wenn die Dokumente die Voraussetzungen erfüllen und der Antrag rechtzeitig gestellt wird. Das Modul erkennt ausländische Mehrwertsteuer in Ihren Dokumenten, summiert die Beträge nach Land und warnt Sie, wenn sich die Schwelle oder die Frist nähert.
Dieselben Dokumente dienen noch einem weiteren Zweck — die Kraftstoffbelege, die Sie bereits für die Verbrauchsanalyse im Kraftstoffmodul hochladen, enthalten im Ausland gezahlte Mehrwertsteuer. Dieses Add-on nutzt dieselben Dokumente, kein neuer Upload-Schritt nötig.
Nicht nur Kraftstoff
Die Richtlinie 2008/9/EG nennt zehn Ausgabenkategorien, deren Umsatzsteuer in einem anderen Mitgliedstaat vergütet werden kann. Für einen Frachtführer sind mindestens vier relevant: Kraftstoff, Mautgebühren, Fahrzeugkosten und Miete.
Das Kraftstoffmodul liest Tankbelege schon aus, das Maut-Audit die Mautrechnungen aus Österreich, Tschechien, Polen und anderen Ländern. Genau diese Belege sind das Material für den Vergütungsantrag.
Das Add-on prüft alle bereits im System vorhandenen Belege und markiert, in welchen erstattungsfähige ausländische Umsatzsteuer steckt.
Drei Dinge, die das Modul erkennt
Ein Dokument, das nicht akzeptiert wird
Ein Kassenbon ohne Käuferidentifikation qualifiziert sich in den meisten Ländern nicht für einen Antrag. Das wird erst vier Monate später klar, wenn es nicht mehr korrigiert werden kann. Das Modul markiert dies beim Hochladen — solange Sie noch eine Rechnung verlangen können.
Ein polnischer Beleg ohne NIP
In Polen kann ein Paragon ohne die NIP des Käufers später nicht mehr in eine Rechnung umgewandelt werden — das ist eine strukturelle, keine risikobasierte Unstimmigkeit. Das Modul markiert dies sofort, solange Sie noch eine Rechnung mit NIP verlangen können.
Die 400-€-Schwelle und der 30. September
Ein vierteljährlicher Antrag ist ab 400 € für ein Land möglich, ein jährlicher ab 50 €. Ein Antrag für das Vorjahr ist bis zum 30. September des Folgejahres zu stellen; für Norwegen und die Schweiz bis zum 30. Juni. Das Modul zeigt, wie weit Sie von der Schwelle entfernt sind und wie viel Zeit bis zur Frist bleibt.
Was das Modul tut und nicht tut
Das Modul erkennt ausländische Mehrwertsteuer in Ihren hochgeladenen Dokumenten, klassifiziert Dokumente danach, ob sie für einen Erstattungsantrag infrage kommen, summiert Beträge nach Land und verfolgt Fristen.
Das Modul bietet keine Steuerberatung und stellt den Antrag nicht bei der Finanzverwaltung. Den Antrag stellen Sie selbst über Ihr Steuerportal oder Ihr gewählter Dienstleister.
Die Abziehbarkeit nach den Regeln des Erstattungsmitgliedstaats bewertet das Modul — aber nur für die Staaten und Kategorien, deren Regel wir in der Primärquelle gelesen haben. Wo nicht, bleibt der Beleg aus dem Antrag heraus, und das ist im Bericht mit Grund sichtbar. Das ist bewusst so: eine unrichtig erlangte Vergütung wird mit Sanktionen zurückgefordert, ein weggelassener Betrag kommt einfach nicht zurück.
Die Liste der nicht erstattungsfähigen Ausgaben ist in jedem Land anders. Die endgültige Entscheidung liegt bei der Finanzverwaltung des Erstattungsmitgliedstaats — das Modul bereitet den Antrag vor und sagt, wie viel davon begründet ist.
400 oder 50 Euro
Die Mindestgrenze hängt vom Antragszeitraum ab. Für einen Quartals- oder Halbjahresantrag beträgt sie 400 €, für einen Jahresantrag 50 €.
Die praktische Folge ist unerwartet: ein Quartalsantrag über 380 € ist unzulässig, dieselben 380 € in einem Jahresantrag sind zulässig.
Beträge, die für ein Quartal zu klein sind, lohnt es sich also zurückzuhalten und in den Jahresantrag aufzunehmen. Ein System, das die Belege des ganzen Jahres sieht, sagt genau, was jetzt einzureichen und was zurückzuhalten ist.
Warum ein Quartalsantrag abgelehnt wird und ein Jahresantrag nicht →
30. September
Der Antrag muss Ihre Finanzverwaltung bis zum 30. September des Folgejahres erreichen. Für Kosten aus 2025 — bis zum 30. September 2026.
Die Frist ist nicht verlängerbar. Der Gerichtshof der Europäischen Union hat entschieden, dass ein verspäteter Antrag unwirksam ist, unabhängig von seiner Begründetheit.
Ist sie versäumt, gibt es kein alternatives Verfahren — die ausländische Umsatzsteuer bleibt Ihr Aufwand.
Die Frist, die niemand verlängert →
Was Sie nicht zurückbekommen
Vergütet wird nur der Anteil der Umsatzsteuer, der im Erstattungsmitgliedstaat abziehbar wäre. Jeder Staat hat eigene Einschränkungen, und sie unterscheiden sich grundlegend: Übernachtung ist in einem abziehbar, im anderen nicht, mancherorts ist Verpflegung prozentual begrenzt.
Eine unrichtig erlangte Vergütung wird unmittelbar zurückgefordert, zusammen mit Sanktionen und Zinsen. Deshalb nehmen wir Belege aus Staaten, deren Regeln wir noch nicht bestätigt haben, nicht in den Antrag auf und sagen das im Bericht.
Warum ein zu weiter Antrag gefährlicher ist als ein zu enger →
Die Verbrauchsteuer-Seite: Abgleich mit dem Bericht Ihres Dienstleisters
Dieses Zusatzmodul erkennt nicht nur ausländische Mehrwertsteuer, sondern auch Lücken bei der Verbrauchsteuererstattung für gewerblichen Diesel. Wenn Sie einen Dienstleister nutzen, bearbeitet er nur die eigenen Kartenumsätze — bar oder im Netz eines anderen Anbieters getankter Kraftstoff gelangt nie in seinen Antrag.
Wir gleichen Ihre Tankbelege mit seinem Erstattungsbericht ab und zeigen, wie viele Liter nicht beantragt wurden. Ohne diesen Bericht gibt es keinen Abgleich. Die Sätze ändern sich quartalsweise, und ein ausgesetzter Satz (null) ist für uns etwas anderes als ein unbekannter: Der erste ist eine richtige Antwort, der zweite hält die Berechnung an.
Die laufende Erkennung ist ohne Preisänderung enthalten. Für den historischen Abgleich gilt ein eigenes Erfolgshonorar.
Mehr zum Verbrauchsteuer-Abgleich →
Preise
Monatliches Add-on 49 €/Monat
Zusätzlich zu jedem Cargo-Plan mit ausgewähltem Kraftstoffmodul. Auf dem Preisformular als Checkbox ausgewählt, sofort aktiviert — keine separate Freigabe nötig. Enthält bis zu 500 Dokumente im Monat; Sie sehen Ihre Nutzung im Verhältnis zu diesem Limit im Portal.
Jährliche Prüfung 490 €
Ein einmaliger Kauf einer Durchsicht des Archivs eines Kalenderjahres vor der Frist zum 30. September — kein laufendes Abo. Der Bericht gruppiert erstattungsfähige Mehrwertsteuer nach Land und markiert, welche Dokumente nicht für eine Erstattung infrage kommen.
Preise verstehen sich zzgl. MwSt. Für Kunden aus anderen EU-Mitgliedstaaten mit gültiger USt-IdNr. gilt das Reverse-Charge-Verfahren.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich den Antrag selbst stellen, ohne Intermediär?
Ja. In Litauen werden Anträge über EPRIS oder das Steuerportal „Mein VMI“ gestellt. Ein Intermediär ist wegen der Sprache und der Kenntnis der länderspezifischen Liste nicht erstattungsfähiger Ausgaben hilfreich, aber gesetzlich nicht vorgeschrieben.
Reicht das Modul den Antrag selbst bei der Steuerbehörde ein?
Nein. Das Modul erkennt und klassifiziert Dokumente und verfolgt Beträge und Fristen, aber der Antrag wird immer von Ihnen über Ihr eigenes Steuerbehördenkonto oder durch Ihren gewählten Intermediär gestellt.
Was passiert, wenn die Jahresschwelle in einem Land nicht erreicht wird?
Sammeln sich in einem Jahr weniger als 50 € Mehrwertsteuer in einem Land an, kann kein Antrag gestellt werden — der Betrag bleibt eine Kostenbelastung. Das Modul zeigt diese Schwelle in Echtzeit, nach Land.
Wie viele Dokumente sind im Preis von 49 €/Monat enthalten?
Bis zu 500 Dokumente im Monat. Sie sehen Ihre Nutzung im Verhältnis zu diesem Limit direkt — Sie laden Dokumente nicht blind hoch.
Was ist die Jährliche Prüfung für 490 €?
Ein einmaliger Kauf, ohne laufendes Abo, einer Durchsicht des Archivs des vorangegangenen Kalenderjahres — für Kunden, die vor der Frist zum 30. September prüfen möchten, dass sie nichts übersehen haben. Der Bericht gruppiert erstattungsfähige Mehrwertsteuer nach Land, genau wie das monatliche Add-on.
Wie lange werden meine Dokumente aufbewahrt?
Originaldokumente werden 24 Monate ab Hochladen gespeichert, Zolldokumente 40 Monate. Nach Fristablauf wird die Originaldatei automatisch gelöscht, die daraus extrahierten Daten bleiben. Möchten Sie ein bestimmtes Dokument früher entfernen lassen (DSGVO Art. 17, Recht auf Löschung), kontaktieren Sie uns per E-Mail — im Portal gibt es derzeit keine Selbstbedienungs-Löschfunktion.
Was benötigt wird
- Belege über Straßenkosten (erforderlich)
Wenn Sie es nicht haben: Ohne die Belege gibt es nichts zu erkennen.
Erfordert das Kraftstoffmodul. Bestehende Kunden mit mindestens einem Jahr an Mehrwertsteuer-Dokumentenhistorie können die 490-€-Jährliche-Prüfung direkt im Kundenportal bestellen.