Mehrwertsteuer und Verbrauchsteuer
30. September: die Frist, die niemand verlängert
Veröffentlicht: 2026-09-30
Die Frist für die Vergütung ausländischer Umsatzsteuer ist einer der wenigen Termine in der Logistik, der überhaupt keine Ausnahmen kennt.
Das Datum
Der Antrag muss Ihre eigene Finanzverwaltung bis zum 30. September des Jahres erreichen, das auf den beantragten Zeitraum folgt.
Für 2025 entstandene Kosten — bis zum 30. September 2026.
Der Antrag wird nicht bei einer ausländischen Behörde gestellt. Er wird elektronisch bei der eigenen Verwaltung eingereicht, die ihn an den Erstattungsmitgliedstaat weiterleitet.
Warum es keine Ausnahmen gibt
In einem Verfahren zu genau dieser Frist hat der Gerichtshof der Europäischen Union entschieden, dass ein verspäteter Antrag unwirksam ist — unabhängig davon, ob er begründet ist.
Das heißt: selbst ein vollständig richtiger, belegter Antrag, der am 1. Oktober eingeht, hat keinerlei Aussicht.
Ein alternatives Verfahren gibt es nicht. Die ausländische Umsatzsteuer bleibt Aufwand des Unternehmens, und ob sie abgeschrieben werden kann, wenn die Vergütung an einer versäumten Frist scheitert, ist nicht eindeutig geklärt.
Wie viel Zeit Sie wirklich haben
Weniger, als es scheint.
Für den Antrag müssen alle Rechnungen mit den vorgeschriebenen Angaben zusammengetragen, Kategorien zugeordnet, die Abziehbarkeit in jedem Mitgliedstaat geprüft und die Einreichung vorbereitet werden. Fehlt die USt-IdNr. des Lieferanten oder eine Rechnungsnummer, muss eine korrekte Rechnung angefordert werden — und das dauert Wochen.
In der Praxis lohnt es sich, im Juli zu beginnen.
Was nach der Einreichung passiert
Der Erstattungsmitgliedstaat hat vier Monate für die Entscheidung. Werden zusätzliche Informationen angefordert, verlängert sich die Frist auf sechs, bei weiterem Bedarf auf acht Monate.
Die Zahlung erfolgt innerhalb von zehn Arbeitstagen nach Ablauf der Entscheidungsfrist. Bei Verzug stehen Zinsen zu.
Das heißt: das Geld kommt nicht im selben Jahr zurück. Für die Liquiditätsplanung ist das wichtig.
Was jetzt zu tun ist
Prüfen, ob alle Belege des Jahres mit ausländischer Umsatzsteuer an einer Stelle liegen. Meist sind sie verstreut: Tankbelege beim Dienstleister, Mautrechnungen bei einem anderen Anbieter, Reparaturrechnungen in der Buchhaltung.
Und prüfen, ob im Vorjahr wirklich alles beantragt wurde — nicht nur das, was der Dienstleister gesehen hat.