Cargo Intelligence
Wykrywanie zwrotu VAT i akcyzy
Przewoźnik jeżdżący po Polsce, Niemczech i Niderlandach codziennie płaci zagraniczny VAT za paliwo, opłaty drogowe i naprawy. Część tego VAT-u podlega zwrotowi — ale tylko wtedy, gdy dokumenty są odpowiednie, a wniosek złożony na czas. Moduł rozpoznaje zagraniczny VAT w Twoich dokumentach, gromadzi kwoty według krajów i ostrzega, gdy zbliża się próg albo termin.
Te same dokumenty przydają się jeszcze do czegoś innego — paragony za paliwo, które już wgrywasz do analizy zużycia w module Paliwo, zawierają VAT zapłacony za granicą. Ten dodatek wykorzystuje te same dokumenty, bez żadnego nowego kroku wgrywania.
Nie tylko paliwo
Dyrektywa 2008/9/WE wymienia dziesięć kategorii wydatków, których VAT można odzyskać w innym państwie członkowskim. Przewoźnika dotyczą co najmniej cztery: paliwo, opłaty drogowe, koszty pojazdów i najem.
Moduł paliwowy już wyciąga paragony paliwowe, a audyt opłat drogowych — faktury za opłaty z Austrii, Czech, Polski i innych krajów. Te same dokumenty są materiałem wniosku o zwrot.
Dodatek przegląda wszystkie dokumenty już obecne w systemie i wskazuje, w których jest odzyskiwalny zagraniczny VAT.
Trzy rzeczy, które zauważa moduł
Dokument, który nie zostanie przyjęty
Paragon fiskalny bez identyfikacji nabywcy w wielu krajach nie nadaje się do wniosku. Wychodzi to na jaw po czterech miesiącach, gdy naprawić już się nie da. Moduł oznacza to w momencie wgrania — dopóki jeszcze można poprosić o fakturę.
Polski paragon bez NIP
W Polsce paragon bez NIP nabywcy nie może być później wymieniony na fakturę — to niezgodność strukturalna, nie ryzyko. Moduł oznacza to od razu, dopóki jeszcze można poprosić o fakturę z NIP.
Próg 400 euro i 30 września
Wniosek kwartalny możliwy jest od 400 € dla jednego kraju, roczny — od 50 €. Wniosek za miniony rok składa się do 30 września roku następnego; dla Norwegii i Szwajcarii — do 30 czerwca. Moduł pokazuje, ile brakuje do progu i ile zostało do terminu.
Co moduł robi, a czego nie robi
Moduł rozpoznaje w Twoich wgranych dokumentach VAT zapłacony za granicą, klasyfikuje dokumenty według ich przydatności do wniosku o zwrot, gromadzi kwoty według krajów i śledzi terminy.
Moduł nie stanowi doradztwa podatkowego i nie składa wniosku do administracji skarbowej. Wniosek składają Państwo sami przez własny portal podatkowy albo wybrany pośrednik.
Prawo do odliczenia według zasad państwa zwrotu moduł ocenia — ale tylko dla tych państw i kategorii, których zasadę przeczytaliśmy w źródle pierwotnym. Gdzie nie przeczytaliśmy, dokument nie wchodzi do wniosku, a w raporcie widać to wraz z przyczyną. To wybór świadomy: zwrot uzyskany nieprawidłowo jest odzyskiwany z sankcjami, a kwota pominięta po prostu nie wraca.
Lista niedozwolonych wydatków różni się w każdym państwie. Ostateczną decyzję podejmuje administracja skarbowa państwa zwrotu — moduł przygotowuje wniosek i mówi, ile z niego jest zasadne.
400 albo 50 euro
Próg zależy od okresu wniosku. Dla wniosku kwartalnego lub półrocznego wynosi 400 €, dla rocznego — 50 €.
Praktyczny skutek jest nieoczekiwany: wniosek kwartalny na 380 € jest niedopuszczalny, a te same 380 € we wniosku rocznym — dopuszczalne.
Oznacza to, że kwoty zbyt małe dla kwartału warto wstrzymać i ująć we wniosku rocznym. System widzący dokumenty całego roku mówi dokładnie, co składać teraz, a co wstrzymać.
Dlaczego wniosek kwartalny jest odrzucany, a roczny nie →
30 września
Wniosek musi dotrzeć do administracji skarbowej Państwa kraju do 30 września roku następnego. Za koszty z 2025 r. — do 30 września 2026 r.
Termin jest nieprzywracalny. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej orzekł, że wniosek złożony po terminie jest nieważny niezależnie od jego zasadności.
Po jego upływie nie ma procedury alternatywnej — zagraniczny VAT pozostaje Państwa kosztem.
Termin, którego nikt nie przywraca →
Czego nie odzyskają Państwo
Zwracana jest tylko ta część VAT, która podlegałaby odliczeniu w państwie zwrotu. Każde państwo ma własne ograniczenia i różnią się one zasadniczo: zakwaterowanie w jednym podlega odliczeniu, w innym nie, gdzieniegdzie wyżywienie jest ograniczone procentowo.
Zwrot uzyskany nieprawidłowo jest odzyskiwany bezpośrednio, razem z sankcjami i odsetkami. Dlatego dokumentów z państw, których zasad jeszcze nie potwierdziliśmy, nie ujmujemy we wniosku i mówimy o tym w raporcie.
Dlaczego zbyt szeroki wniosek jest groźniejszy niż zbyt wąski →
Strona akcyzowa: uzgodnienie z raportem pośrednika
Ten dodatek rozpoznaje nie tylko zagraniczny VAT, ale i luki w zwrocie akcyzy od oleju napędowego do celów gospodarczych. Jeśli korzystasz z pośrednika, obsługuje on wyłącznie własne transakcje kartowe — paliwo kupione za gotówkę lub w sieci innego dostawcy nigdy nie trafia do jego wniosku.
Porównujemy Twoje paragony z jego raportem zwrotów i pokazujemy, ile litrów nie zgłoszono. Bez tego raportu uzgodnienia nie ma. Stawki zmieniają się co kwartał, a stawka zawieszona (zero) i nieznana to dla nas różne stany: pierwsza jest poprawną odpowiedzią, druga zatrzymuje obliczenie.
Bieżące wykrywanie jest w tym dodatku bez zmiany ceny. Uzgodnienie historyczne ma własne wynagrodzenie za sukces.
Cena
Dodatek miesięczny 49 €/mies.
Do dowolnego planu Cargo z wybranym modułem Paliwo. Zaznaczany jako checkboxa w formularzu zamówienia, aktywowany od razu — bez osobnego zatwierdzenia. Wliczone do 500 dokumentów miesięcznie; swoje wykorzystanie względem tego limitu widzisz w portalu.
Roczna weryfikacja 490 €
Jednorazowy zakup przeglądu archiwum jednego roku kalendarzowego przed terminem 30 września — bez stałej subskrypcji. Raport grupuje możliwy do odzyskania VAT według krajów i oznacza, które dokumenty nie będą się nadawać do zwrotu.
Ceny bez VAT. Klientom z innych państw UE z ważnym numerem VAT stosuje się odwrotne obciążenie.
Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę złożyć wniosek sam, bez pośrednika?
Tak. Na Litwie wnioski składa się przez EPRIS albo „Mano VMI”. Pośrednik jest przydatny ze względu na język i znajomość listy niedozwolonych wydatków w każdym kraju, ale prawnie nie jest wymagany.
Czy moduł sam składa wniosek do administracji skarbowej?
Nie. Moduł rozpoznaje i klasyfikuje dokumenty oraz śledzi kwoty i terminy, ale wniosek zawsze składasz Ty przez swoje konto w administracji skarbowej albo wybrany przez Ciebie pośrednik.
Co się dzieje, jeśli roczny próg w jednym kraju nie zostanie osiągnięty?
Jeśli w ciągu roku w jednym kraju zgromadziło się mniej niż 50 € VAT, wniosku nie można złożyć — kwota pozostaje w kosztach. Moduł pokazuje ten próg na bieżąco w podziale na kraje.
Ile dokumentów wliczonych jest w cenę 49 €/mies.?
Do 500 dokumentów miesięcznie. Swoje wykorzystanie względem tego limitu widzisz bezpośrednio — nie wgrywasz dokumentów w ciemno.
Czym jest 490 € roczna weryfikacja?
Jednorazowy, kupowany bez stałej subskrypcji, przegląd archiwum minionego roku kalendarzowego — przeznaczony dla klientów, którzy chcą sprawdzić, czy niczego nie przeoczyli przed terminem 30 września. Raport grupuje możliwy do odzyskania VAT według krajów, tak samo jak dodatek miesięczny.
Jak długo przechowywane są wgrane dokumenty?
Oryginały dokumentów są przechowywane przez 24 miesiące od przesłania, dokumenty celne przez 40 miesięcy. Po upływie terminu oryginalny plik jest automatycznie usuwany, a wyodrębnione z niego dane pozostają. Jeśli chcesz, aby konkretny dokument został usunięty wcześniej (prawo do usunięcia na podstawie art. 17 RODO), skontaktuj się z nami e-mailem — samoobsługowego przycisku usuwania w portalu obecnie nie ma.
Czego potrzeba
- Dokumenty kosztów drogowych (wymagany)
Jeśli go nie masz: Bez dokumentów nie ma czego wykrywać.
Wymagany moduł Paliwo. Obecni klienci z co najmniej roczną historią dokumentów VAT mogą zamówić 490 € roczną weryfikację bezpośrednio w portalu klienta.