Indeksacja, której nikt nie przeprowadził

W umowach przewozu i spedycji bywa postanowienie o indeksacji cen: raz w roku albo po zmianie indeksu ceny są korygowane według formuły paliwowej, wskaźnika cen konsumpcyjnych albo zmiany opłat drogowych.

To postanowienie ma cechę, która wyróżnia je spośród wszystkich innych postanowień umowy: jego niewykonanie niczego nie zatrzymuje.

Jeśli nie wystawicie faktury, nie dostaniecie pieniędzy. Jeśli nie przedstawicie dokumentów, ładunek nie ruszy. Jeśli nie przeprowadzicie indeksacji — wszystko potoczy się dokładnie tak samo, tylko po niższych cenach.

Dlaczego to nie następuje

Dlatego, że nie zostało nikomu przypisane.

Umowę negocjowała sprzedaż. Faktury wystawia księgowość. Przewozy realizuje dział operacyjny. Indeksacja to czynność, do której trzeba przeczytać umowę, znaleźć wartość indeksu, obliczyć zmianę, poinformować klienta i zmienić stawkę w systemie. Nie należy do pracy żadnego z tych trzech działów i dlatego nie następuje.

Po dwóch latach umowa jest wykonywana po cenach, które zgodnie z nią miały wzrosnąć dwa razy.

Kiedy można ją zastosować wstecz

Tu potrzebna jest ostrożność, bo odpowiedź często brzmi „nie można”.

Postanowienie, na podstawie którego indeksację można zastosować wstecz, musi mieć trzy elementy.

Formułę. Nie „ceny mogą być korygowane w razie zmiany warunków rynkowych”, lecz konkretny indeks i sposób obliczenia. Bez formuły nie ma czego stosować.

Okresowość. Kiedy korekta jest dokonywana — raz w roku od określonej daty, raz na kwartał, po zmianie indeksu o więcej niż określony procent.

Termin powiadomienia. Na ile wcześniej klient musi zostać poinformowany przed wejściem w życie nowych cen. Ten element jest najczęściej pomijany i właśnie on decyduje, czy korektę można zastosować wstecz: jeśli postanowienie wymaga powiadomienia trzydzieści dni wcześniej, to indeksacji za poprzedni rok nie można dziś zastosować, bo powiadomienie nie zostało wtedy złożone.

Jeśli brakuje choćby jednego elementu, indeksacja działa tylko na przyszłość — i to też jest wartościowe, tylko nie jako faktura za poprzedni rok.

Co zrobić w tym tygodniu

Otwórzcie trzy największe umowy z klientami i znajdźcie postanowienie o korekcie cen. Zapiszcie dla każdej, czy trzy elementy są obecne.

Jeśli postanowienie jest i wszystkie trzy elementy są, policzcie, kiedy było ostatnio wykonane. Jeśli odpowiedź to „nigdy”, to różnica między ceną uzgodnioną a faktyczną jest obliczalna i działa na przyszłość od pierwszego prawidłowo złożonego powiadomienia.

Jeśli postanowienia nie ma wcale, to temat na następne odnowienie — i warto prosić o wszystkie trzy elementy, nie tylko o formułę.

O drugiej stronie

To samo postanowienie w Państwa umowach zakupowych działa przeciwko Państwu. Przewoźnik, który indeksacji nie przeprowadził, nie przeprowadzi jej i dalej — ale ten, który przeprowadził, zastosował ją i warto sprawdzić, czy prawidłowo.

Indeksacja jest jednym z niewielu postanowień, których oba kierunki warto sprawdzać w tym samym czasie.