Termin reklamacji faktury w umowie

Wynik audytu może być prawidłowy i mimo to bezużyteczny. Dzieje się tak, gdy faktura, na której znaleziono nadpłatę, jest starsza niż pozwala termin reklamacji określony w umowie.

Co to postanowienie faktycznie robi

Termin decyduje nie o tym, ile błędów znajdziemy, lecz o tym, czy znalezione błędy nadal są warte czegokolwiek. Dlatego jest pierwszą rzeczą, którą czytamy w umowie, i dlatego zakres audytu liczy się od niego, a nie od tego, ile faktur Państwo zgromadzili.

W praktyce wygląda to tak: jeśli termin wynosi siedem dni od otrzymania faktury, wszystko starsze wypada z zakresu — niezależnie od tego, ile jest tam nadpłaty. Termin trzydziestodniowy zamienia to samo archiwum w całkiem inny wynik.

Dlatego raport podaje zakres osobno: ile dokumentów mieści się w terminie, a ile już mu nie odpowiada. Druga liczba bywa ciekawsza — pokazuje, ile kosztuje sam termin, w odróżnieniu od błędów przewoźnika.

Krótki termin nie musi być odpowiedzią ostateczną

Gdy przewóz podlega konwencji CMR, powstaje pytanie, czy postanowienie umowne nie stanowi odstępstwa od konwencji. To pytanie, a nie wniosek: odpowiedzi udziela Państwa prawnik, a raport tak je właśnie przedstawia — z dosłownym cytatem, numerem punktu i adnotacją, że ważności postanowienia nie oceniamy.

Po drugie, termin może wcale nie rozpocząć biegu, jeśli otrzymana faktura nie odpowiada temu, co sama umowa uznaje za fakturę prawidłową. Właśnie dlatego termin reklamacji i wymóg szczegółowości czyta się razem.

O jakie brzmienie prosić

Jeśli umowa jest renegocjowana, warto mieć gotowy tekst. O to prosimy najczęściej:

Reklamacje dotyczące faktury składa się w terminie [30] dni od jej otrzymania. Bieg terminu nie rozpoczyna się, dopóki nie zostanie wystawiona faktura spełniająca wymóg szczegółowości.

Liczba w nawiasie kwadratowym jest przedmiotem negocjacji; drugie zdanie chroni przed terminem liczonym od dokumentu, którego nie da się sprawdzić.