D&D-Prüfung
Wie eine begründete Forderung an den Frachtführer aussieht — und warum die meisten abgelehnt werden
Veröffentlicht: 25.09.2026
Verfasst von Vytautas Natys, Geschäftsführer der UAB NVGroup.
Eine Forderung an den Frachtführer wegen einer zu hoch berechneten Rechnung wird nicht abgelehnt, weil sie unbegründet wäre. Meist wird sie abgelehnt, weil aus ihr nicht hervorgeht, worauf sie sich stützt.
Was sofort abgelehnt wird
Ein Schreiben mit dem Inhalt „wir halten die Rechnung für unrichtig, bitte prüfen Sie sie“. Darin steht nichts, was die Gegenseite nachprüfen könnte, und die Antwort ist entweder Schweigen oder eine formale Ablehnung.
Dasselbe gilt für eine Liste von Beträgen ohne Erläuterung, woher sie stammen.
Die vier notwendigen Angaben
Ein konkreter Gegenstand. Nicht „Ihre Juni-Rechnungen“, sondern die Containernummer, das amtliche Kennzeichen oder die Kennung der Rechnungsposition. Die Gegenseite muss denselben Datensatz in ihrem eigenen System finden können.
Die herangezogene Regel. Eine Vertragsklausel, ein Tarifabschnitt oder eine Gesetzesvorschrift. Kein allgemeiner Grundsatz, sondern eine Stelle in einem Dokument.
Die Berechnung mit ihren Eingangswerten. Nicht „840 € zu viel berechnet“, sondern woraus dieser Betrag besteht: wie viele Tage berechnet wurden, wie viele es hätten sein müssen, welcher Satz angewandt wurde und welcher richtig gewesen wäre. Die Gegenseite muss nachrechnen und zum selben Ergebnis kommen können.
Die Nachweise. Eine Kopie der Rechnung mit markierter Position, ein Vertragsauszug, Gate-Bewegungsdaten oder die sonstigen Unterlagen, aus denen die Daten stammen.
Was häufig fehlt
Die Tariffassung.
Tarife ändern sich. Steht in der Forderung „nach dem Tarif beträgt die Freizeit fünf Tage“, kann die erste Antwort des Frachtführers lauten, dass damals eine andere Fassung galt.
Deshalb lohnt es sich, zu jeder Regel anzugeben, welche Fassung gilt, seit wann sie gilt und woher sie stammt. Das ist keine Formalie — es ist der Unterschied zwischen einem Streit und einem Gespräch.
Wer die Forderung schreibt
Ein wichtiges Detail, das oft übergangen wird: die Forderung stellt die Vertragspartei.
Ging die Rechnung an Sie, schreiben Sie die Forderung. Ein Dritter kann die Begründung und die Berechnung erstellen, doch das Schreiben geht in Ihrem Namen und mit Ihrer Unterschrift hinaus.
In manchen Staaten ist das nicht nur eine Frage der Praxis: die Geltendmachung einer fremden Forderung auf geschäftlicher Grundlage ist dort eine regulierte Tätigkeit.
Was vor dem Versand zu tun ist
Lesen Sie Ihre eigene Forderung so, als wären Sie die Gegenseite, und fragen Sie: könnte ich das prüfen, ohne eine einzige Rückfrage zu stellen?
Lautet die Antwort nein, fehlen nicht Argumente, sondern Daten.
Häufig gestellte Fragen
Genügt es, den Gesamtbetrag der Überzahlung zu nennen?
Nein. Die Gegenseite muss nachrechnen und zum selben Ergebnis kommen können, und dafür braucht sie alle Eingangswerte: wie viele Tage berechnet wurden, wie viele es hätten sein müssen und welcher Satz angewandt wurde.
Kann ich die Forderung über einen Dritten stellen?
Ein Dritter kann die Begründung und die Berechnung erstellen, doch das Schreiben geht im Namen der Vertragspartei und mit deren Unterschrift hinaus. In manchen Staaten ist die Geltendmachung einer fremden Forderung auf geschäftlicher Grundlage eine regulierte Tätigkeit.
Warum ist die Tariffassung wichtig?
Tarife ändern sich, und der Streit findet oft Monate später statt. Ohne Fassung und Geltungsdatum kann die erste Antwort lauten, dass damals eine andere Fassung galt.
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