Hoe een onderbouwde claim aan de vervoerder eruitziet en waarom de meeste worden afgewezen

Een claim aan de vervoerder over een te hoog gefactureerd bedrag wordt niet afgewezen omdat hij ongegrond is. Meestal wordt hij afgewezen omdat er niet uit blijkt waarop hij berust.

Wat meteen wordt afgewezen

Een brief met de tekst “wij menen dat de factuur onjuist is, gelieve deze te herzien”. Daar staat niets in dat de tegenpartij kan controleren, dus het antwoord is stilte of een formele weigering.

Hetzelfde geldt voor een lijst bedragen zonder uitleg waar die vandaan komen.

De vier dingen die nodig zijn

Een concreet object. Niet “uw facturen over juni”, maar het containernummer, het kenteken van het voertuig of de identificatie van de factuurregel. De tegenpartij moet dezelfde registratie in haar eigen systeem kunnen terugvinden.

De regel waarop u zich beroept. Een contractbepaling, een tariefonderdeel of een wetsartikel. Geen algemeen beginsel, maar een plaats in een document.

De berekening met de invoergegevens. Niet “te veel betaald 840 €”, maar waaruit dat bedrag is opgebouwd: hoeveel dagen in rekening zijn gebracht, hoeveel het hadden moeten zijn, welk tarief is toegepast en welk tarief juist was geweest. De tegenpartij moet de som kunnen overdoen en op hetzelfde uitkomen.

Het bewijs. Een kopie van de factuur met de regel gemarkeerd, een uittreksel uit het contract, gate-registraties of andere documenten waaruit de data afkomstig zijn.

Wat er meestal ontbreekt

De tariefversie.

Tarieven veranderen. Staat in de claim “volgens het tarief bedraagt de vrije tijd vijf dagen”, dan kan het eerste antwoord van de vervoerder zijn dat destijds een andere versie gold.

Vermeld daarom bij elke regel welke versie van toepassing is, vanaf wanneer die geldt en waar die vandaan komt. Dat is geen formaliteit — het is het verschil tussen een geschil en een gesprek.

Wie de claim schrijft

Een belangrijk detail dat vaak wordt overgeslagen: de claim wordt ingediend door de contractspartij.

Als de factuur aan u is gericht, schrijft u de claim. Een derde partij kan de onderbouwing en de berekening opstellen, maar de brief gaat uit op uw naam en met uw handtekening.

In sommige staten is dat niet alleen een kwestie van praktijk: het op commerciële basis geldend maken van andermans vordering is daar een gereglementeerde activiteit.

Wat te doen voor het versturen

Lees uw eigen claim alsof u de tegenpartij was en vraag: zou ik dit kunnen controleren zonder ook maar één vervolgvraag te stellen?

Is het antwoord nee, dan ontbreken geen argumenten maar gegevens.