Co zrobić, gdy nie masz pod ręką umowy z przewoźnikiem

Najczęstszą przeszkodą na starcie audytu nie jest decyzja. To dodatek taryfowy, którego nikt nie może znaleźć.

Dlaczego tak się dzieje

Umowę przewozu podpisuje się raz, a dodatek taryfowy aktualizuje co roku albo częściej. Przychodzi zwykle mailem jako plik Excela, dostaje go jedna osoba, i po dwóch latach nikt nie wie, która wersja obowiązywała w kwietniu.

Czasem okazuje się coś jeszcze: pisemnego dodatku taryfowego w ogóle nie ma, a stawki uzgadnia się w korespondencji.

Co można sprawdzić bez niego

Więcej, niż się wydaje, ale mniej, niż by się chciało.

Bez umowy działa arytmetyka: czy kwota zgadza się z podaną liczbą dni i stawką, czy ta sama pozycja nie została naliczona dwa razy, czy kontener albo pojazd zgadza się z pozostałymi dokumentami.

Nie działa to, co najważniejsze: czy zastosowano tę stawkę, którą uzgodniono, i czy wolny czas odpowiada umówionemu. A właśnie tam są największe kwoty.

Jak go zdobyć

Trzy drogi, od najszybszej.

Przeszukanie poczty. Dodatek taryfowy prawie zawsze był wysłany mailem. Wyszukiwanie po nazwie przewoźnika i słowie „taryfa” albo „rate” daje wynik częściej, niż można się spodziewać.

Zapytanie do przewoźnika. Prośba o przesłanie dodatku taryfowego obowiązującego w danym okresie jest rutynowa i neutralna. Nie oznacza, że szykujesz się do sporu.

Rekonstrukcja z faktur. Jeśli stawka jest stabilna, można ją odtworzyć z samych faktur. Do sporu to się nie nadaje — nie można powoływać się na stawkę wyprowadzoną samodzielnie z tego samego dokumentu, który się kwestionuje — ale nadaje się do oceny, czy warto szukać dalej.

Czego nie robić

Nie czekać, aż zbiorą się wszystkie dokumenty.

Audyt może się zacząć od częściowego materiału, jeśli wiadomo, co pozostaje niesprawdzone. W praktyce po rozpoczęciu często okazuje się, że brakujący dokument łatwiej znaleźć, gdy już wiadomo, do czego konkretnie jest potrzebny.