Jakie dokumenty są potrzebne do audytu faktur i dlaczego

Pytanie, które zadaje co drugi: czy wystarczy przysłać faktury.

Krótka odpowiedź — nie. Dłuższa wyjaśnia dlaczego.

Faktura mówi, ile naliczono

Nie mówi, ile powinno być.

Audyt to porównanie dwóch rzeczy: tego, co naliczono, i tego, co uzgodniono. Druga rzecz nie istnieje w fakturze — jest w umowie albo w taryfie.

Dlatego zestaw faktur bez umowy pozwala sprawdzić tylko arytmetykę i duplikaty. To mniej więcej jedna trzecia kontroli, i nie najcenniejsza część.

Trzy grupy dokumentów

Co naliczono. Faktury, raporty, zestawienia dopłat. Bez nich audytu nie ma w ogóle.

Na jakiej podstawie. Umowa przewozu, dodatek taryfowy, taryfa terminalu, tabela stawek operatora myta. Te dokumenty ustalają, jak być powinno.

Co się faktycznie wydarzyło. Zapisy ruchów na bramie, listy przewozowe, dowody rejestracyjne, świadectwa zgodności. Podają fakty, które faktura jedynie twierdzi.

Trzecia grupa jest pomijana najczęściej, a bez niej wiele kontroli zamienia się w wiarę w fakturę.

Przykład, w którym różnica jest największa

Audyt myta. Faktura pokazuje, że pojazd obciążono określoną stawką. Dowód rejestracyjny pokazuje osie i normę emisji. Ale to, czy pojazd kwalifikuje się do tańszej klasy CO₂, widać wyłącznie w świadectwie zgodności, którego w fakturze nie ma, a często nie ma go też w dowodzie rejestracyjnym.

Bez tego świadectwa główna kontrola nie działa — nie gorzej, lecz wcale. A uzyskanie go od producenta trwa tygodnie.

Co robić, jeśli nie masz wszystkiego

Zacząć od tego, co masz.

Audyt może się zacząć od częściowego materiału, jeśli wiadomo, które kontrole zadziałają, a które nie. Najgorszy wariant to odkładać start, aż zbiorą się wszystkie dokumenty — w praktyce znaczy to nie zacząć nigdy.

Ważne jest tylko jedno: przed startem musi zostać powiedziane, czego brakuje i co z tego powodu pozostaje niesprawdzone.