Welche Unterlagen die Rechnungsprüfung braucht und warum

Die Frage, die jeder Zweite stellt: Genügt es, die Rechnungen zu schicken.

Die kurze Antwort — nein. Die längere erklärt, warum.

Die Rechnung sagt, was berechnet wurde

Sie sagt nicht, was es hätte sein müssen.

Eine Prüfung ist der Vergleich zweier Dinge: dessen, was berechnet wurde, und dessen, was vereinbart war. Das Zweite existiert in der Rechnung nicht — es steht im Vertrag oder im Tarif.

Deshalb lassen sich mit einem Satz Rechnungen ohne Vertrag nur die Arithmetik und die Dubletten prüfen. Das ist etwa ein Drittel der Prüfungen und nicht der wertvollste Teil.

Drei Gruppen von Unterlagen

Was berechnet wurde. Rechnungen, Auswertungen, Zuschlagsaufstellungen. Ohne sie gibt es überhaupt keine Prüfung.

Worauf sie sich stützt. Der Beförderungsvertrag, das Tarifwerk, der Terminaltarif, die Tariftabelle des Mautbetreibers. Diese Unterlagen legen fest, was es hätte sein müssen.

Was tatsächlich geschehen ist. Gate-Bewegungsdaten, Frachtbriefe, Zulassungsbescheinigungen, Übereinstimmungsbescheinigungen. Sie nennen die Tatsachen, die die Rechnung nur behauptet.

Die dritte Gruppe wird am häufigsten weggelassen, und ohne sie wird ein großer Teil der Prüfungen zum Glauben an die Rechnung.

Ein Beispiel, bei dem der Unterschied am größten ist

Die Lkw-Maut-Prüfung. Die Rechnung zeigt, dass ein Fahrzeug mit einem bestimmten Satz belastet wurde. Die Zulassungsbescheinigung zeigt die Achsen und die Schadstoffnorm. Ob das Fahrzeug jedoch in eine günstigere CO₂-Klasse fällt, ist nur in der Übereinstimmungsbescheinigung zu sehen, die in der Rechnung nicht enthalten ist und in der Zulassungsbescheinigung häufig ebenfalls nicht.

Ohne diese Bescheinigung funktioniert die zentrale Prüfung nicht — nicht schlechter, sondern gar nicht. Und sie vom Hersteller zu bekommen, dauert Wochen.

Was zu tun ist, wenn Sie nicht alles haben

Mit dem beginnen, was Sie haben.

Eine Prüfung kann mit unvollständigem Material beginnen, sofern klar ist, welche Prüfungen greifen und welche nicht. Die schlechteste Variante ist, den Beginn aufzuschieben, bis alle Unterlagen beisammen sind — in der Praxis heißt das, nie zu beginnen.

Wichtig ist nur eines: Vor dem Beginn muss gesagt werden, was fehlt und was deshalb ungeprüft bleibt.