Terminalopslag of demurrage? Hoe u twee facturen uit elkaar houdt

Wanneer een container langer dan gepland in het terminal staat, kan de factuur niet alleen van de rederij komen — vaak stuurt ook het terminal zelf een aparte factuur voor dezelfde periode. Deze twee facturen — de demurrage van de rederij en de terminalopslag (storage) — zijn juridisch afkomstig uit verschillende contracten met verschillende partijen, maar beslaan dezelfde fysieke periode waarin de container gewoon op hetzelfde terrein staat.

Waarom er twee facturen ontstaan

Demurrage is een contractuele vergoeding tussen u en de rederij — u bent een bepaalde vrije tijd overeengekomen, en zodra deze wordt overschreden, betaalt u de rederij. De terminalopslag is een volledig apart contract tussen de rederij (of rechtstreeks u, afhankelijk van de praktijk van het terminal) en het terminal zelf, dat de container fysiek op zijn terrein houdt. Deze twee contracten hebben elk hun eigen, vaak verschillende, vrije-tijdvensters en tarieven.

Het probleem ontstaat wanneer beide vrije-tijdvensters op hetzelfde moment aflopen of elkaar overlappen, en beide partijen — de rederij en het terminal — u voor dezelfde extra dagen in rekening brengen, zonder hun periodes onderling af te stemmen. Geen van beide partijen doet dit opzettelijk — ze kijken elk simpelweg naar hun eigen contract, niet naar het volledige plaatje.

Hoe u de overlap herkent

De praktische methode is om beide facturen naast elkaar te leggen en de vermelde periodes dag voor dag te vergelijken. Als de periode van de demurragefactuur en de periode van de opslagfactuur dezelfde dagen beslaan, is dat al een concrete, controleerbare basis voor de vraag: moet u voor deze dagen daadwerkelijk beide partijen betalen, of gaat het om hetzelfde bedrag, gewoon twee keer gefactureerd onder een andere naam?

Deze controle vereist dat u beide facturen — die van de rederij en die van het terminal — tegelijk in handen heeft, wat in de praktijk zelden gebeurt, omdat ze op verschillende momenten binnenkomen, van verschillende afzenders, vaak zelfs in verschillende formaten. Precies daarom wordt zo'n overlap zelden opgemerkt — niet omdat hij zeldzaam is, maar omdat het opmerken ervan een bewuste, extra stap vereist.

Wat te doen als u een overlap vindt

Zodra u overlappende dagen heeft gevonden, is de eerste stap om beide partijen schriftelijk te vragen of ze op de hoogte zijn van de factuur van de andere partij voor dezelfde periode. Vaak blijkt dat een van de facturen was gebaseerd op verouderde gegevens over wanneer de container daadwerkelijk is teruggebracht of opgehaald. Dit is niet automatisch fraude — vaker gaat het simpelweg om twee afzonderlijke systemen die niet gesynchroniseerd zijn, wat alleen wordt opgemerkt door iemand die bewust beide facturen naast elkaar legt.