Terugvordering Duitse tol: het driejarige venster en de BALM-aanvraagprocedure

Te veel betaalde Duitse tol wordt niet automatisch terugbetaald. Er is een aanvraag nodig, en die moet tijdig worden ingediend.

Termijn

De terugvorderingsclaim vervalt aan het einde van het derde kalenderjaar na het ontstaan ervan. Wanneer de tol automatisch via de exploitant wordt geïnd, ontstaat de claim op het moment van inning.

In de praktijk betekent dit een voortschrijdend venster van drie jaar: elk nieuw jaar valt het oudste jaar onherroepelijk buiten dat venster. Een audit die vandaag wordt uitgevoerd, omvat meer dan een audit die twaalf maanden later wordt uitgevoerd — precies de omvang die in de tussentijd verloren gaat.

Procedure

De aanvraag wordt elektronisch ingediend via het terugvorderingsportaal van het Bundesamt für Logistik und Mobilität (BALM). Voor de behandeling wordt een vergoeding van 20 € per kenteken of per registratiebewijs in rekening gebracht, die wordt ingehouden op het terug te betalen bedrag.

Deze vergoeding is een praktische drempel. Als de overbetaling voor één voertuig slechts enkele tientallen euro's bedraagt, is een aanvraag economisch niet zinvol. Een audit heeft daarom pas zin vanaf een bepaalde omvang van het wagenpark, of wanneer de overbetaling systematisch is — bijvoorbeeld wanneer alle voertuigen tegen een te hoge CO2-klasse worden belast.

Waarom de meeste aanvragen geen resultaat opleveren

In een eerdere terugvorderingszaak, voortgekomen uit een uitspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie over te hoge tarieven, bedroeg de overbetaling ongeveer 4 %. Voor grotere expediteurs liep dit op tot zescijferige, in sommige gevallen zevencijferige bedragen.

Het resultaat was als volgt: ongeveer 21 % van de bedrijven diende een claim in, maar slechts ongeveer 6 % kreeg daadwerkelijk geld terug. Het verschil werd niet veroorzaakt door een gebrek aan recht, maar door de procedure — een deel van de ingediende claims was juridisch niet geldig of geschikt om de verjaring te stuiten.

Dit is het beste beschikbare bewijs dat de belangrijkste belemmering niet het recht is, maar de documentatie.

Wie dient de aanvraag in

Hier is een duidelijk onderscheid nodig. Het namens iemand anders indienen van aanvragen op commerciële basis is in Duitsland een gereguleerde juridische activiteit. De audit en het indienen van de aanvraag zijn daarom twee afzonderlijke zaken: de audit stelt vast waar en hoeveel er te veel is betaald en levert de onderbouwing, maar de aanvraag in het portaal dient de belastingplichtige zelf in.

In de praktijk is dit geen belemmering — het portaal is elektronisch, en de onderbouwing is precies het onderdeel dat gewoonlijk ontbreekt.

Wat u nodig heeft

Maandelijkse facturen van de exploitant over de gecontroleerde periode, kentekenbewijzen van de voertuigen, en — als de CO2-klasse wordt gecontroleerd — conformiteitscertificaten of CIF-gegevens.

Zonder deze laatste is een CO2-klassecontrole niet mogelijk. De CoC kan worden nabesteld bij de fabrikant, maar dat kost tijd, dus het is verstandig daarmee te beginnen.