Audit af indtægtslækage

En omkostning uden indtægtslinje

Kernen i auditten er en enkel operation: hver omkostningslinje afstemmes med en indtægtslinje.

En linje uden modstykke er en af tre ting: en ydelse, der er indeholdt i den aftalte pris, en omkostning, der bevidst er absorberet, eller en indtægt, som ingen har faktureret. Oftest ved virksomheden ikke, hvilket tilfælde der er hvilket — ikke på grund af uorden, men fordi ingen nogensinde har lagt de to sider ved siden af hinanden.

Derfor er det første skridt ikke en søgning. Det første skridt er sammen med jer at fastlægge, hvilke ydelsestyper der er indeholdt i prisen, og hvilke der viderefaktureres. Uden disse regler ville rapporten være en liste, hvor de fleste poster er berettigede.

En regel, I ikke bekræfter, virker til jeres ugunst — omkostningen anses for indeholdt i prisen, og der opstår intet fund. Bedre at overse et fund end at udlevere en liste, hvor halvdelen af posterne er forkerte.

Indekseringen, som ingen gennemførte

Kontrakten foreskriver årlig indeksering — en brændstofformel, et forbrugerprisindeks, en ændring af vejafgifterne.

Gennemførelsen er ofte ikke pålagt nogen bestemt. Og fordi den ikke er nødvendig for, at arbejdet fortsætter, sker den ikke. To år senere opfyldes kontrakten til priser, der ifølge den skulle være steget to gange.

Vi kontrollerer dette kun, når bestemmelsen har alle tre elementer: formlen, hyppigheden og varslingsfristen. Mangler blot et af dem, kan indekseringen ikke anvendes med tilbagevirkende kraft, og det siger vi lige ud frem for at fremlægge et beløb uden grundlag.

Hvad vi ellers kontrollerer

Stigninger, der ikke er viderefaktureret. Et modtaget brændstof-, sikkerheds- eller terminaltillæg, som aldrig kom på jeres faktura. En stigning i vejafgiften efter nye tariffer eller strammere CO₂-klasser.

Ventetid, betalt og ikke viderefaktureret. Ventetid betalt til en transportør, hvor årsagen lå hos ladningsejeren.

Vægt på salgssiden. Hvis flyselskabet opkrævede jer for 312 kg fragtpligtig vægt, og I fakturerede kunden for 287 kg, er de 25 kg jeres tab. Samme regnestykke, som vi bruger på luftfragtfakturaer, blot i den modsatte retning.

En gammel takst efter ændringsdatoen. Og et minimumsgebyr, der ikke blev anvendt.

Fri tid, der er givet længere end i kontrakten.

Valutakurs på salgssiden. Prisen fast i euro, omkostningen i dollar steget.

For en stor del bliver det for sent — og det er den vigtigste del

Det skal siges lige ud før, ikke efter.

En historisk lækageaudit finder det, der allerede er lækket. En del af det vil være for gammelt eller kommercielt uklogt at fakturere: en faktura for en ydelse leveret for fjorten måneder siden kan være teknisk mulig, men at udstede den koster relation. En kunde, der får en uventet faktura for sidste år, begynder at gennemgå alle de andre.

Derfor deler vi resultaterne i to slags og lægger dem aldrig sammen:

Stadig fakturerbart. Ydelsen er ny, den aftalte frist er ikke udløbet. Det er penge nu.

Kun procesrettelse. For gammelt, eller fristen er udløbet. Det er penge fremad — og det er den største del af værdien.

Før auditten spørger vi jer om to ting: hvad jeres kontrakter siger om fristen for fakturering, og hvor mange måneder tilbage I overhovedet er indstillet på at fakturere. Det andet tal er jeres kommercielle beslutning, og vi fastsætter den ikke.

Det egentlige resultat er en mekanisme, ikke en liste

Lækage er en proces, ikke en begivenhed. Hvis køletilslutningen ikke blev opkrævet i 34 af 41 tilfælde, er det ikke 34 fund — det er én mekanisme, der kan rettes, og som ellers bliver ved med at lække hver uge.

Derfor indeholder rapporten ikke kun en liste over tilfælde, men også en liste over mekanismer: hvilken ydelsestype der systematisk ikke opkræves, hvilken indeksering der ikke gennemføres, hvilken operationel registrering der aldrig når fakturaen.

Hvordan I betaler

For den historiske del vælger I mellem to modeller, som i alle vores ydelser.

Succeshonorar: 25 % af faktisk modtagne beløb, ikke af fundne, og højst 5 000 € pr. fund. Er det modtagne beløb lavere end 100 €, er der slet intet honorar.

Hvorfor af modtagne og ikke af fundne: I kan beslutte ikke at fakturere af hensyn til kundeforholdet. Det er en legitim beslutning, og vi kan ikke tage honorar af et beløb, som I bevidst ikke har faktureret. Den praktiske følge for jer: denne model kræver, at I oplyser, hvor meget I reelt har modtaget.

Eller en fast pris: i stedet for 25 % succeshonorar — 1 490 € for den auditerede periode, uanset resultatet, og så skal der ikke oplyses noget. For kunder i Tyskland er kun denne variant tilbage, fordi modellen med succeshonorar der kan være juridisk utilladelig.

Procesrettelsen har sin egen pris på 1 490 €, for der kommer ingen penge ud af den, og værdien ligger fremad. Beløbet er det samme som den faste pris for den historiske audit, og det er ikke en fejl: det er to særskilte resultater, og de kan købes hver for sig.

Jeres data

Denne audit har brug for jeres udstedte fakturaer sammen med omkostningerne. Af dem fremgår jeres margin på hver transport og hver kunde — det er de mest følsomme kommercielle oplysninger i en logistikvirksomhed.

Derfor: disse oplysninger bruges ikke i nogen anden kundes audit, de indgår ikke i noget fælles konfigurationslag, de aggregeres ikke i nogen markedsstatistik, og deres opbevaringstid er kortere end for andre dokumenter — originalerne beholder vi 12 mdr., ikke 24, fordi deres værdi ophører, når auditten slutter.

Rapporten taler om processer, ikke om mennesker

I en omkostningsaudit har modparten begået fejlen. Her er en del af fundene skabt af jeres egne medarbejdere.

Rapporten taler om processer og systemer. Der står ingen navne i den. Delen om kreditnotaer — hvis I ønsker den — leveres særskilt, med en klar angivelse af, at der er tale om en dataafvigelse, som en udokumenteret instruks kan forklare, og ikke om en mistanke.

Før auditten aftaler vi, hvem rapporten er henvendt til. En rapport, der er udarbejdet til ledelsen, men ender i den afdeling, hvis arbejde den vurderer, skader både auditten og relationen.

Én ting gør vi ikke

Vi kan ikke samtidig auditere jeres indtægtslækage og jeres kundes omkostninger, hvis den kunde også er vores kunde. Det ville være arbejde på begge sider af de samme dokumenter.

At tage en ny klient ind omfatter en kontrol mod listen over eksisterende. Er der en konflikt, siger vi det og tager ikke opgaven.

Relateret

Gennemgang af kontraktvilkår — kontrakten på salgssiden afgør, om der stadig kan faktureres.

Audit af luftfragtfakturaer — samme vægtregnestykke, i den modsatte retning.

Auditmoduler — lækage er en proces, ikke en begivenhed, derfor slås løbende kontrol til modul for modul.

Metode — hvordan vi skelner mellem et fund, en kandidat og „kontrol ikke udført“.