Prüfung von Erlösverlusten

Kosten ohne Erlösposition

Der Kern der Prüfung ist ein einfacher Vorgang: jede Kostenposition wird einer Erlösposition gegenübergestellt.

Eine Position ohne Gegenstück ist eines von drei Dingen: eine Leistung, die im vereinbarten Preis enthalten ist, ein bewusst absorbierter Kostenpunkt oder ein Erlös, den niemand abgerechnet hat. Meist weiß das Unternehmen nicht, welcher Fall welcher ist — nicht aus Unordnung, sondern weil niemand die beiden Seiten je nebeneinandergelegt hat.

Deshalb ist der erste Schritt keine Suche. Der erste Schritt ist, gemeinsam mit Ihnen festzulegen, welche Leistungsarten im Preis enthalten sind und welche weiterbelastet werden. Ohne diese Regeln wäre der Bericht eine Liste, in der die meisten Einträge berechtigt sind.

Eine Regel, die Sie nicht bestätigen, wirkt zu Ihren Lasten — die Kosten gelten als im Preis enthalten, und es entsteht keine Feststellung. Besser eine Feststellung übersehen als eine Liste übergeben, in der die Hälfte der Einträge falsch ist.

Die Indexierung, die niemand durchgeführt hat

Der Vertrag sieht eine jährliche Indexierung vor — eine Kraftstoffformel, einen Verbraucherpreisindex, eine Änderung der Maut.

Ihre Durchführung ist häufig niemandem konkret zugewiesen. Und weil sie für den Fortgang der Arbeit nicht nötig ist, findet sie nicht statt. Zwei Jahre später wird der Vertrag zu Preisen erfüllt, die nach ihm zweimal hätten steigen müssen.

Wir prüfen das nur dann, wenn die Klausel alle drei Elemente enthält: Formel, Periodizität und Ankündigungsfrist. Fehlt auch nur eines davon, lässt sich die Indexierung nicht rückwirkend anwenden, und wir sagen das direkt, statt einen Betrag ohne Grundlage vorzulegen.

Was wir außerdem prüfen

Nicht weiterbelastete Erhöhungen. Ein erhaltener Kraftstoff-, Sicherheits- oder Terminalzuschlag, der auf Ihrer Rechnung nicht erschienen ist. Eine Mauterhöhung nach neuen Tarifen oder verschärften CO₂-Klassen.

Standzeit, gezahlt und nicht weiterbelastet. Eine dem Frachtführer gezahlte Standzeit, deren Ursache auf der Seite des Ladungseigentümers lag.

Gewicht auf der Verkaufsseite. Wenn die Airline Ihnen 312 kg frachtpflichtiges Gewicht berechnet hat und Sie Ihrem Kunden 287 kg in Rechnung gestellt haben, sind diese 25 kg Ihr Verlust. Dieselbe Arithmetik, mit der wir Luftfrachtrechnungen prüfen, nur in die andere Richtung.

Ein alter Satz nach dem Änderungsdatum. Und eine Mindestgebühr, die nicht angewandt wurde.

Freizeit, länger gewährt als im Vertrag.

Wechselkurs auf der Verkaufsseite. Der Preis in Euro fixiert, die Kosten in Dollar gestiegen.

Zum großen Teil wird es zu spät sein — und das ist der wichtigste Teil

Das muss vorher direkt gesagt werden, nicht hinterher.

Eine historische Verlustprüfung findet, was bereits abgeflossen ist. Ein Teil davon wird zu alt oder kaufmännisch unklug zum Abrechnen sein: eine Rechnung für eine vor vierzehn Monaten erbrachte Leistung kann technisch möglich sein, doch ihre Stellung kostet Beziehung. Ein Kunde, der eine unerwartete Rechnung für das Vorjahr erhält, beginnt alle anderen zu prüfen.

Daher teilen wir die Ergebnisse in zwei Arten und addieren sie niemals:

Noch abrechenbar. Die Leistung ist jung, die vertragliche Frist nicht abgelaufen. Das ist Geld jetzt.

Nur Prozesskorrektur. Zu alt oder Frist abgelaufen. Das ist Geld nach vorne — und das ist der größere Teil des Werts.

Vor der Prüfung fragen wir Sie zwei Dinge: was Ihre Verträge zur Frist der Rechnungsstellung sagen und wie viele Monate zurück Sie überhaupt abzurechnen bereit sind. Die zweite Zahl ist Ihre kaufmännische Entscheidung, und wir legen sie nicht fest.

Das eigentliche Ergebnis ist ein Mechanismus, keine Liste

Ein Erlösverlust ist ein Prozess, kein Ereignis. Wenn der Kühlanschluss in 34 von 41 Fällen nicht berechnet wurde, sind das nicht 34 Feststellungen — es ist ein Mechanismus, der sich korrigieren lässt und der sonst jede Woche weiter abfließt.

Deshalb enthält der Bericht nicht nur eine Liste der Fälle, sondern auch eine Liste der Mechanismen: welche Leistungsart systematisch nicht berechnet wird, welche Indexierung nicht durchgeführt wird, welcher operative Eintrag die Rechnung nicht erreicht.

Wie Sie zahlen

Für den historischen Teil wählen Sie zwischen zwei Modellen, wie bei allen unseren Leistungen.

Erfolgshonorar: 25 % auf tatsächlich eingegangene Beträge, nicht auf gefundene, und höchstens 5 000 € pro Feststellung. Liegt der eingegangene Betrag unter 100 €, fällt überhaupt kein Honorar an.

Warum auf eingegangene und nicht auf gefundene: Sie können sich entscheiden, wegen der Kundenbeziehung nicht abzurechnen. Das ist eine legitime Entscheidung, und wir können kein Honorar auf einen Betrag erheben, den Sie bewusst nicht abgerechnet haben. Die praktische Folge für Sie: dieses Modell setzt voraus, dass Sie melden, wie viel real eingegangen ist.

Oder ein Festpreis: anstelle des 25 %-Erfolgshonorars — 1 490 € für den geprüften Zeitraum, unabhängig vom Ergebnis, und dann ist nichts zu melden. Kunden in Deutschland und Österreich bleibt nur diese Variante, weil das Erfolgshonorarmodell dort rechtlich unzulässig sein kann.

Die Prozesskorrektur hat einen eigenen Preis von 1 490 €, denn Geld kommt daraus nicht, der Wert liegt nach vorne. Der Betrag ist derselbe wie beim Festpreis der historischen Prüfung, und das ist kein Fehler: es sind zwei getrennte Ergebnisse, und sie lassen sich getrennt kaufen.

Ihre Daten

Diese Prüfung braucht Ihre ausgestellten Rechnungen zusammen mit den Kosten. Daraus ist Ihre Marge je Transport und je Kunde sichtbar — das sind die sensibelsten kaufmännischen Daten in einem Logistikunternehmen.

Deshalb: diese Daten werden für die Prüfung keines anderen Kunden verwendet, sie gehen in keine gemeinsame Konfigurationsschicht ein, sie werden in keine Marktstatistik aggregiert, und ihre Aufbewahrungsfrist ist kürzer als bei anderen Unterlagen — Originale bewahren wir 12 Monate auf, nicht 24, denn ihr Wert endet mit dem Ende der Prüfung.

Der Bericht spricht über Prozesse, nicht über Personen

In einer Kostenprüfung hat die andere Seite den Fehler gemacht. Hier hat einen Teil der Feststellungen Ihr eigenes Personal verursacht.

Der Bericht spricht über Prozesse und Systeme. Namen stehen nicht darin. Der Teil zu Gutschriften — wenn Sie ihn wünschen — wird getrennt übergeben, mit der klaren Aussage, dass es sich um eine Datenabweichung handelt, die eine nicht dokumentierte Anweisung erklären kann, und nicht um einen Verdacht.

Vor der Prüfung vereinbaren wir, an wen der Bericht adressiert ist. Ein Bericht, der für die Geschäftsführung erstellt wurde, aber in der Abteilung landet, deren Arbeit er bewertet, beschädigt die Prüfung und die Beziehung gleichermaßen.

Eines tun wir nicht

Wir können nicht gleichzeitig Ihre Erlösverluste und die Kosten Ihres Kunden prüfen, wenn dieser unser Kunde ist. Das wäre Arbeit auf beiden Seiten derselben Unterlagen.

Die Aufnahme eines neuen Mandanten umfasst eine Prüfung gegen die Liste der bestehenden. Besteht ein Konflikt, sagen wir es und nehmen nicht an.

Verwandt

Prüfung der Vertragsklauseln — der Vertrag auf der Verkaufsseite entscheidet, ob noch abgerechnet werden kann.

Luftfracht-Rechnungsprüfung — dieselbe Gewichtsarithmetik, in die andere Richtung.

Prüfmodule — ein Erlösverlust ist ein Prozess, kein Ereignis, daher wird die laufende Kontrolle je Modul einzeln aktiviert.

Methodik — wie wir Feststellung, Kandidat und „Prüfung nicht durchgeführt“ unterscheiden.