Tulude lekke audit

Kulu ilma tulureata

Auditi tuum on lihtne toiming: iga kulurida viiakse kokku tulureaga.

Rida, millele vastet ei ole, on üks kolmest: teenus, mis kuulub kokkulepitud hinna sisse, teadlikult absorbeeritud kulu või tulu, mille kohta keegi arvet ei esitanud. Enamasti ei tea ettevõte, kumb juhtum kumb on — mitte korralageduse pärast, vaid sellepärast, et keegi pole neid kunagi kokku viinud.

Seetõttu ei ole esimene samm otsing. Esimene samm on koos teiega kindlaks teha, millised teenuseliigid kuuluvad hinna sisse ja millised kantakse edasi. Ilma nende reegliteta oleks aruanne nimekiri, mille enamik kirjeid on õiguspärased.

Reegel, mida te ei kinnita, töötab teie kahjuks — kulu loetakse hinna sisse kuuluvaks ja leidu ei teki. Parem jätta leid märkamata kui anda üle nimekiri, mille pooled kirjed on valed.

Indekseerimine, mida keegi ei teinud

Leping näeb ette iga-aastase indekseerimise — kütusevalemi, tarbijahinnaindeksi, teemaksu muutuse.

Selle tegemine ei ole sageli kellelegi konkreetselt määratud. Ja kuna see ei ole töö jätkumiseks vajalik, siis seda ei toimu. Kahe aasta pärast täidetakse lepingut hindadega, mis oleksid pidanud kaks korda tõusma.

Kontrollime seda ainult siis, kui sättel on kõik kolm osa: valem, sagedus ja etteteatamise tähtaeg. Kui kas või üks neist puudub, ei saa indekseerimist tagantjärele rakendada, ja me ütleme seda otse, mitte ei esita summat, millel alust ei ole.

Mida veel kontrollime

Edasi kandmata tõusud. Saadud kütuse-, turva- või terminalilisa, mis teie arvel ei ilmunud. Teemaksu tõus pärast uusi tariife või rangemaid CO₂ klasse.

Ooteaeg, mis on makstud ja edasi kandmata. Vedajale makstud ooteaeg, mille põhjus oli kauba omaniku poolel.

Kaal müügipoolel. Kui lennufirma arvestas teile 312 kg tasustatavat kaalu, aga kliendile esitasite arve 287 kg eest, on need 25 kg teie kahjum. Sama aritmeetika, millega kontrollime lennuarveid, ainult teises suunas.

Vana tariif pärast muutumise kuupäeva. Ja miinimumtasu, mida ei rakendatud.

Vaba aeg, mis anti pikem kui lepingus.

Valuutakurss müügipoolel. Hind eurodes fikseeritud, omahind dollarites tõusnud.

Suur osa sellest jääb hiljaks — ja see on kõige tähtsam osa

Seda tuleb öelda otse enne, mitte pärast.

Ajalooline lekke audit leiab selle, mis on juba lekkinud. Osa sellest on arve esitamiseks liiga vana või äriliselt ebamõistlik: arve teenuse eest, mis osutati neliteist kuud tagasi, võib olla tehniliselt võimalik, aga selle esitamine maksab suhte. Klient, kes saab ootamatu arve eelmise aasta eest, hakkab kontrollima kõiki teisi.

Seetõttu jagame tulemused kaheks liigiks ja ei liida neid kunagi kokku:

Veel esitatav. Teenus on hiljutine, lepinguline tähtaeg ei ole möödunud. See on raha praegu.

Ainult protsessi parandus. Liiga vana või tähtaeg möödunud. See on raha edasi — ja see on väärtuse suurem osa.

Enne auditit küsime teilt kahte asja: mida ütlevad teie lepingud arve esitamise tähtaja kohta ja mitu kuud tagasi te üldse olete valmis arvet esitama. Teine arv on teie äriline otsus ja meie seda ei määra.

Tegelik tulemus on mehhanism, mitte nimekiri

Leke on protsess, mitte sündmus. Kui külmutusseadme ühendus jäi arvestamata 34 juhul 41-st, ei ole see 34 leidu — see on üks mehhanism, mida saab parandada ja mis muidu lekib edasi iga nädal.

Seetõttu on aruandes mitte ainult juhtumite nimekiri, vaid ka mehhanismide nimekiri: milline teenuseliik jääb süsteemselt arvestamata, millist indekseerimist ei tehta, milline operatsiooni kanne arvele ei jõua.

Kuidas te maksate

Ajaloolises osas valite kahe mudeli vahel, nagu kõigis meie teenustes.

Edutasu: 25 % tegelikult laekunud summadelt, mitte leitud summadelt, ja mitte rohkem kui 5 000 € ühe leiu kohta. Kui laekunud summa on väiksem kui 100 €, ei ole tasu üldse.

Miks laekunud ja mitte leitud summadelt: te võite otsustada arvet mitte esitada kliendisuhte pärast. See on õiguspärane otsus ja me ei saa võtta tasu summalt, mida te teadlikult ei esitanud. Praktiline tagajärg teile: see mudel eeldab, et te teatate, kui palju tegelikult laekus.

Või kindel hind: 25 % edutasu asemel — 1 490 € auditeeritud perioodi eest, tulemusest sõltumata, ja siis ei ole vaja midagi teatada. Saksamaa klientidele jääb ainult see variant, sest edutasu mudel võib seal olla õiguslikult lubamatu.

Protsessi parandus on eraldi 1 490 € hind, sest raha sellest ei tule, vaid väärtus on edasi. Summa on sama nagu ajaloolise auditi kindlal hinnal, ja see ei ole viga: need on kaks eraldi tulemust ja neid saab osta eraldi.

Teie andmed

See audit vajab teie väljastatud arveid koos kuludega. Nende pealt on näha teie marginaal iga veo ja iga kliendi kohta — see on logistikaettevõtte kõige tundlikum äriline teave.

Seetõttu: neid andmeid ei kasutata ühegi teise kliendi auditis, need ei kuulu ühtegi ühisesse seadistuskihti, neid ei koondata ühtegi turustatistikasse, ja nende hoidmise tähtaeg on lühem kui teistel dokumentidel — originaale hoiame 12 kuud, mitte 24, sest nende väärtus lõpeb auditi lõppedes.

Aruanne räägib protsessidest, mitte inimestest

Kuluauditis tegi vea teine pool. Siin lõi osa leidudest teie enda töötajad.

Aruanne räägib protsessidest ja süsteemidest. Nimesid selles ei ole. Kreeditarvete osa — kui te seda soovite — esitatakse eraldi, selge ütlusega, et tegu on andmete lahknevusega, mida võib selgitada kirja panemata juhis, mitte kahtlustusega.

Enne auditit lepime kokku, kellele aruanne on adresseeritud. Juhatajale koostatud aruanne, mis jõuab osakonnani, kelle tööd see hindab, rikub nii auditi kui ka suhte.

Üht asja me ei tee

Me ei saa korraga auditeerida teie tulude leket ja teie kliendi kulusid, kui ta on meie klient. See oleks töö mõlemal poolel samade dokumentide alusel.

Uue kliendi vastuvõtmine hõlmab kontrolli olemasolevate nimekirja vastu. Kui konflikt on, ütleme seda ja ei võta vastu.

Seotud

Lepingutingimuste audit — müügipoole leping määrab, kas veel saab arvet esitada.

Lennuveoste arvete audit — sama kaaluaritmeetika, teises suunas.

Auditi moodulid — leke on protsess, mitte sündmus, seetõttu lülitatakse jooksev kontroll sisse iga mooduli kohta eraldi.

Metoodika — kuidas eristame leidu, kandidaati ja „kontrolli ei tehtud“.