Granskning av intäktsläckage

En kostnad utan intäktsrad

Granskningens kärna är en enkel operation: varje kostnadsrad matchas mot en intäktsrad.

En rad utan motsvarighet är en av tre saker: en tjänst som ingår i det avtalade priset, en kostnad som medvetet absorberats, eller en intäkt som ingen fakturerat. Oftast vet företaget inte vilket fall som är vilket — inte på grund av oordning, utan därför att ingen någonsin har lagt de två sidorna sida vid sida.

Därför är första steget inte en sökning. Första steget är att tillsammans med er fastställa vilka tjänsteslag som ingår i priset och vilka som vidarefaktureras. Utan dessa regler skulle rapporten vara en lista där de flesta posterna är berättigade.

En regel ni inte bekräftar verkar till er nackdel — kostnaden anses ingå i priset, och inget fynd skapas. Bättre att missa ett fynd än att lämna över en lista där hälften av posterna är felaktiga.

Indexeringen som ingen genomförde

Avtalet föreskriver årlig indexering — en bränsleformel, ett konsumentprisindex, en ändring av vägavgifterna.

Genomförandet är ofta inte tilldelat någon särskild. Och eftersom det inte är nödvändigt för att arbetet ska fortsätta, sker det inte. Två år senare fullgörs avtalet till priser som enligt det skulle ha stigit två gånger.

Vi kontrollerar detta bara när bestämmelsen har alla tre delarna: formeln, periodiciteten och underrättelsefristen. Saknas ens en av dem kan indexeringen inte tillämpas retroaktivt, och det säger vi rakt ut i stället för att lägga fram ett belopp utan grund.

Vad vi kontrollerar därutöver

Höjningar som inte vidarefakturerats. Ett mottaget bränsle-, säkerhets- eller terminaltillägg som aldrig syntes på er faktura. En höjning av vägavgiften efter nya tariffer eller skärpta CO₂-klasser.

Väntetid, betald och inte vidarefakturerad. Väntetid som betalats till en transportör där orsaken låg på lastägarens sida.

Vikt på försäljningssidan. Om flygbolaget debiterade er för 312 kg fraktdragande vikt och ni fakturerade kunden för 287 kg, är dessa 25 kg er förlust. Samma aritmetik som vi använder på flygfraktfakturor, fast i motsatt riktning.

En gammal taxa efter ändringsdatumet. Och en minimiavgift som inte tillämpats.

Fri tid som beviljats längre än i avtalet.

Valutakurs på försäljningssidan. Priset fast i euro, kostnaden i dollar stigen.

Till stor del blir det för sent — och det är den viktigaste delen

Detta måste sägas rakt ut före, inte efter.

En historisk läckagegranskning hittar det som redan läckt ut. En del av det är för gammalt eller kommersiellt oklokt att fakturera: en faktura för en tjänst som utfördes för fjorton månader sedan kan vara tekniskt möjlig, men att ställa ut den kostar relation. En kund som får en oväntad faktura för förra året börjar granska alla andra.

Därför delar vi resultaten i två slag och summerar dem aldrig:

Fortfarande fakturerbart. Tjänsten är färsk, den avtalade fristen har inte löpt ut. Det är pengar nu.

Endast processåtgärd. För gammalt eller fristen har löpt ut. Det är pengar framåt — och det är den större delen av värdet.

Före granskningen frågar vi er två saker: vad era avtal säger om fristen för fakturering och hur många månader tillbaka ni över huvud taget är beredda att fakturera. Den andra siffran är ert kommersiella beslut, och vi fastställer det inte.

Det verkliga resultatet är en mekanism, inte en lista

Läckage är en process, inte en händelse. Om kylanslutningen inte debiterades i 34 fall av 41 är det inte 34 fynd — det är en mekanism som kan åtgärdas och som annars fortsätter att läcka varje vecka.

Därför innehåller rapporten inte bara en lista över fall utan också en lista över mekanismer: vilket tjänsteslag som systematiskt inte debiteras, vilken indexering som inte genomförs, vilken operativ notering som aldrig når fakturan.

Hur ni betalar

För den historiska delen väljer ni mellan två modeller, som i alla våra tjänster.

Framgångsavgift: 25 % på faktiskt inkomna belopp, inte på funna, och högst 5 000 € per fynd. Är det inkomna beloppet lägre än 100 € utgår ingen avgift alls.

Varför på inkomna och inte på funna: ni kan besluta att inte fakturera av hänsyn till kundrelationen. Det är ett legitimt beslut, och vi kan inte ta en avgift på ett belopp som ni medvetet inte fakturerat. Den praktiska följden för er: denna modell kräver att ni rapporterar hur mycket ni faktiskt fått in.

Eller ett fast pris: i stället för 25 % framgångsavgift — 1 490 € för den granskade perioden, oavsett resultat, och då behöver ingenting rapporteras. För kunder i Tyskland återstår bara detta alternativ, eftersom modellen med framgångsavgift där kan vara rättsligt otillåten.

Processåtgärden har ett eget pris på 1 490 €, eftersom inga pengar kommer ut av den och värdet ligger framåt. Beloppet är detsamma som det fasta priset för den historiska granskningen, och det är inget fel: det är två skilda resultat, och de kan köpas separat.

Era data

Denna granskning behöver era utställda fakturor tillsammans med kostnaderna. Ur dem framgår er marginal på varje transport och varje kund — det är de känsligaste kommersiella uppgifterna i ett logistikföretag.

Därför: dessa uppgifter används inte i någon annan kunds granskning, de ingår inte i något gemensamt konfigurationslager, de aggregeras inte in i någon marknadsstatistik, och deras bevarandetid är kortare än för andra handlingar — originalen behåller vi 12 månader, inte 24, eftersom deras värde upphör när granskningen upphör.

Rapporten talar om processer, inte om personer

I en kostnadsgranskning har motparten gjort felet. Här har en del av fynden skapats av er egen personal.

Rapporten talar om processer och system. Inga namn står i den. Delen om kreditfakturor — om ni vill ha den — levereras separat, med ett tydligt konstaterande att det handlar om en avvikelse i data som en odokumenterad instruktion kan förklara, och inte om en misstanke.

Före granskningen kommer vi överens om vem rapporten är riktad till. En rapport som tagits fram för ledningen men hamnar på den avdelning vars arbete den bedömer skadar både granskningen och relationen.

En sak gör vi inte

Vi kan inte samtidigt granska ert intäktsläckage och er kunds kostnader om den kunden också är vår kund. Det skulle vara arbete på båda sidor av samma handlingar.

Att ta emot en ny klient innefattar en kontroll mot listan över befintliga. Finns en konflikt säger vi det och tar inte uppdraget.

Relaterat

Granskning av avtalsvillkor — avtalet på försäljningssidan avgör om det fortfarande går att fakturera.

Granskning av flygfraktfakturor — samma viktaritmetik, i motsatt riktning.

Granskningsmoduler — läckage är en process, inte en händelse, därför slås löpande kontroll på per modul.

Metodik — hur vi skiljer mellan ett fynd, en kandidat och „kontroll ej utförd“.