Tulovuotojen auditointi

Kustannus ilman tuottoriviä

Auditoinnin ydin on yksinkertainen toimenpide: jokainen kustannusrivi täsmäytetään tuottoriviin.

Rivi, jolle vastinetta ei ole, on yksi kolmesta: palvelu, joka sisältyy sovittuun hintaan, tietoisesti absorboitu kustannus tai tuotto, jota kukaan ei laskuttanut. Useimmiten yritys ei tiedä, mikä tapaus on mikä — ei epäjärjestyksen vuoksi, vaan siksi, että kukaan ei ole koskaan asettanut näitä kahta puolta rinnakkain.

Siksi ensimmäinen askel ei ole etsiminen. Ensimmäinen askel on määrittää yhdessä teidän kanssanne, mitkä palvelulajit sisältyvät hintaan ja mitkä siirretään eteenpäin. Ilman näitä sääntöjä raportti olisi luettelo, jonka suurin osa merkinnöistä on perusteltuja.

Sääntö, jota ette vahvista, toimii teidän vahingoksenne — kustannus katsotaan hintaan sisältyväksi, eikä havaintoa synny. Parempi jättää havainto huomaamatta kuin luovuttaa luettelo, jonka merkinnöistä puolet on virheellisiä.

Indeksointi, jota kukaan ei tehnyt

Sopimuksessa on sovittu vuosittaisesta indeksoinnista — polttoainekaava, kuluttajahintaindeksi, tiemaksujen muutos.

Sen tekemistä ei ole usein annettu kenenkään tehtäväksi. Ja koska se ei ole välttämätöntä työn jatkumiselle, sitä ei tehdä. Kahden vuoden kuluttua sopimusta toteutetaan hinnoilla, joiden olisi sen mukaan pitänyt nousta kaksi kertaa.

Tarkistamme tämän vain silloin, kun ehdossa on kaikki kolme osaa: kaava, jaksotus ja ilmoitusaika. Jos yksikin niistä puuttuu, indeksointia ei voi soveltaa takautuvasti, ja sanomme sen suoraan sen sijaan että esittäisimme summan, jolle ei ole perustetta.

Mitä muuta tarkistamme

Siirtämättä jääneet korotukset. Saatu polttoaine-, turva- tai terminaalilisä, joka ei ilmestynyt teidän laskuunne. Tiemaksun korotus uusien tariffien tai tiukennettujen CO₂-luokkien jälkeen.

Odotusaika, joka on maksettu eikä siirretty. Kuljetusyritykselle maksettu odotusaika, jonka syy oli lastin omistajan puolella.

Paino myyntipuolella. Jos lentoyhtiö veloitti teiltä 312 kg rahdituspainoa ja te laskutitte asiakkaalta 287 kg, nämä 25 kg ovat teidän menetyksenne. Sama laskutoimitus, jolla tarkistamme lentorahtilaskuja, vain toiseen suuntaan.

Vanha tariffi muutospäivän jälkeen. Ja vähimmäisveloitus, jota ei sovellettu.

Vapaa-aika, joka myönnettiin pidempänä kuin sopimuksessa.

Valuuttakurssi myyntipuolella. Hinta kiinnitetty euroissa, kustannus dollareissa noussut.

Suuri osa siitä on myöhässä — ja se on tärkein osa

Tämä on sanottava suoraan ennen, ei jälkeen.

Historiallinen vuotoauditointi löytää sen, mikä on jo vuotanut. Osa siitä on laskuttamiseen liian vanhaa tai kaupallisesti epäviisasta: lasku palvelusta, joka suoritettiin neljätoista kuukautta sitten, voi olla teknisesti mahdollinen, mutta sen lähettäminen maksaa suhteen. Asiakas, joka saa odottamattoman laskun viime vuodesta, alkaa tarkistaa kaikkia muita.

Siksi jaamme tulokset kahteen lajiin emmekä koskaan laske niitä yhteen:

Vielä laskutettavissa. Palvelu on tuore, sopimuksen määräaika ei ole kulunut. Tämä on rahaa nyt.

Vain prosessin korjaus. Liian vanha tai määräaika on kulunut. Tämä on rahaa eteenpäin — ja se on arvon suurempi osa.

Ennen auditointia kysymme teiltä kahta asiaa: mitä sopimuksenne sanovat laskutuksen määräajasta ja kuinka monta kuukautta taaksepäin olette ylipäätään valmiit laskuttamaan. Toinen luku on teidän kaupallinen päätöksenne, emmekä me sitä määritä.

Todellinen tulos on mekanismi, ei luettelo

Vuoto on prosessi, ei tapahtuma. Jos kylmälaitteen kytkentä jäi veloittamatta 34 tapauksessa 41:stä, se ei ole 34 havaintoa — se on yksi mekanismi, joka voidaan korjata ja joka muuten vuotaa edelleen joka viikko.

Siksi raportissa on tapausluettelon lisäksi myös luettelo mekanismeista: mikä palvelulaji jää järjestelmällisesti veloittamatta, mitä indeksointia ei tehdä, mikä operatiivinen kirjaus ei saavu laskulle.

Miten maksatte

Historiallisessa osassa valitsette kahdesta mallista, kuten kaikissa palveluissamme.

Onnistumispalkkio: 25 % tosiasiallisesti saaduista summista, ei löydetyistä, ja enintään 5 000 € havaintoa kohden. Jos saatu summa on pienempi kuin 100 €, palkkiota ei ole lainkaan.

Miksi saaduista eikä löydetyistä: voitte päättää jättää laskuttamatta asiakassuhteen vuoksi. Se on perusteltu päätös, emmekä voi periä palkkiota summasta, jota te tietoisesti jätitte laskuttamatta. Käytännön seuraus teille: tämä malli edellyttää, että ilmoitatte, kuinka paljon tosiasiassa saitte.

Tai kiinteä hinta: 25 % onnistumispalkkion sijaan — 1 490 € auditoidulta jaksolta, tuloksesta riippumatta, eikä silloin tarvitse ilmoittaa mitään. Saksan asiakkaille jää vain tämä vaihtoehto, koska onnistumispalkkiomalli voi olla siellä oikeudellisesti kielletty.

Prosessin korjaus on erillinen 1 490 € hinta, koska rahaa siitä ei tule, vaan arvo on eteenpäin. Summa on sama kuin historiallisen auditoinnin kiinteä hinta, eikä se ole virhe: ne ovat kaksi erillistä tulosta, ja ne voi ostaa erikseen.

Teidän tietonne

Tämä auditointi tarvitsee teidän lähettämänne laskut yhdessä kustannusten kanssa. Niistä näkyy teidän katteenne jokaisesta kuljetuksesta ja jokaisesta asiakkaasta — se on logistiikkayrityksen arkaluonteisin kaupallinen tieto.

Siksi: näitä tietoja ei käytetä minkään toisen asiakkaan auditoinnissa, ne eivät päädy mihinkään yhteiseen määritystasoon, niitä ei koosteta mihinkään markkinatilastoon, ja niiden pitoaika on lyhyempi kuin muiden asiakirjojen — alkuperäiskappaleita säilytämme 12 kk, ei 24, koska niiden arvo päättyy auditoinnin päättyessä.

Raportti puhuu prosesseista, ei ihmisistä

Kustannusauditoinnissa virheen teki toinen osapuoli. Täällä osan havainnoista loi teidän oma henkilöstönne.

Raportti puhuu prosesseista ja järjestelmistä. Nimiä siinä ei ole. Hyvityslaskuja koskeva osa — jos sitä haluatte — toimitetaan erikseen, selkeästi todeten, että kyse on tietojen poikkeamasta, jonka voi selittää kirjaamaton ohje, eikä epäilystä.

Ennen auditointia sovimme, kenelle raportti on osoitettu. Johdolle laadittu raportti, joka päätyy osastolle, jonka työtä se arvioi, vahingoittaa sekä auditointia että suhdetta.

Yhtä asiaa emme tee

Emme voi samanaikaisesti auditoida teidän tulovuotoanne ja asiakkaanne kustannuksia, jos hän on meidän asiakkaamme. Se olisi työtä molemmilla puolilla samojen asiakirjojen pohjalta.

Uuden asiakkaan vastaanottaminen sisältää tarkistuksen nykyisten luetteloa vasten. Jos ristiriita on, sanomme sen emmekä ota toimeksiantoa.

Liittyvät

Sopimusehtojen tarkastus — myyntipuolen sopimus ratkaisee, voiko vielä laskuttaa.

Lentorahtilaskujen auditointi — sama painon laskutoimitus, toiseen suuntaan.

Auditointimoduulit — vuoto on prosessi, ei tapahtuma, siksi jatkuva valvonta kytketään päälle moduuli kerrallaan.

Menetelmä — miten erotamme havainnon, ehdokkaan ja „tarkistusta ei tehty“.