Audit van omzetlekken

Een kostenpost zonder opbrengstenregel

De kern van de audit is een eenvoudige bewerking: elke kostenregel wordt naast een opbrengstenregel gelegd.

Een regel zonder tegenhanger is een van drie dingen: een dienst die in de afgesproken prijs zit, een bewust geabsorbeerde kostenpost, of omzet die niemand heeft gefactureerd. Meestal weet het bedrijf niet welk geval welk is — niet uit wanorde, maar omdat niemand de twee kanten ooit naast elkaar heeft gelegd.

Daarom is de eerste stap geen zoektocht. De eerste stap is samen met u vaststellen welke soorten diensten in de prijs zitten en welke worden doorbelast. Zonder die regels zou het rapport een lijst zijn waarin de meeste posten legitiem zijn.

Een regel die u niet bevestigt, werkt in uw nadeel — de kosten worden geacht in de prijs te zitten, en er ontstaat geen bevinding. Beter een bevinding missen dan een lijst overhandigen waarvan de helft van de posten onjuist is.

De indexering die niemand heeft uitgevoerd

Het contract voorziet in een jaarlijkse indexering — een brandstofformule, een consumentenprijsindex, een wijziging van de wegenheffing.

De uitvoering ervan is vaak aan niemand in het bijzonder toegewezen. En omdat ze niet nodig is om het werk door te laten gaan, gebeurt ze niet. Twee jaar later wordt het contract uitgevoerd tegen prijzen die volgens dat contract tweemaal hadden moeten stijgen.

Wij controleren dit alleen wanneer de bepaling alle drie de elementen heeft: de formule, de frequentie en de aanzegtermijn. Ontbreekt er ook maar één van, dan kan de indexering niet met terugwerkende kracht worden toegepast, en dat zeggen wij rechtstreeks in plaats van een bedrag zonder grondslag te presenteren.

Wat wij verder controleren

Niet doorbelaste verhogingen. Een ontvangen brandstof-, beveiligings- of terminaltoeslag die niet op uw factuur is verschenen. Een verhoging van de wegenheffing na nieuwe tarieven of strengere CO₂-klassen.

Wachttijd, betaald en niet doorbelast. Aan een vervoerder betaalde wachttijd waarvan de oorzaak aan de kant van de ladingeigenaar lag.

Gewicht aan de verkoopzijde. Als de luchtvaartmaatschappij u 312 kg vrachtplichtig gewicht in rekening bracht en u uw klant 287 kg factureerde, dan zijn die 25 kg uw verlies. Dezelfde rekenkunde waarmee wij luchtvrachtfacturen controleren, maar in de andere richting.

Een oud tarief na de wijzigingsdatum. En een minimumtarief dat niet is toegepast.

Vrije tijd die langer is toegekend dan in het contract.

Wisselkoers aan de verkoopzijde. De prijs vast in euro, de kosten in dollar gestegen.

Voor een groot deel is het te laat — en dat is het belangrijkste deel

Dit moet vooraf rechtstreeks worden gezegd, niet achteraf.

Een historische lekaudit vindt wat al is weggelekt. Een deel daarvan is te oud of commercieel onverstandig om te factureren: een factuur voor een dienst die veertien maanden geleden is geleverd kan technisch mogelijk zijn, maar het uitreiken ervan kost relatie. Een klant die een onverwachte factuur over vorig jaar ontvangt, gaat alle andere controleren.

Daarom splitsen wij de resultaten in twee soorten en tellen wij ze nooit bij elkaar op:

Nog factureerbaar. De dienst is recent, de contractuele termijn is niet verstreken. Dat is geld nu.

Alleen procesherstel. Te oud of de termijn is verstreken. Dat is geld vooruit — en dat is het grootste deel van de waarde.

Vóór de audit vragen wij u twee dingen: wat uw contracten zeggen over de factureringstermijn en hoeveel maanden terug u überhaupt bereid bent te factureren. Het tweede getal is uw commerciële beslissing, en wij stellen die niet vast.

Het echte resultaat is een mechanisme, geen lijst

Een omzetlek is een proces, geen gebeurtenis. Als de koelaansluiting in 34 van de 41 gevallen niet is doorbelast, dan zijn dat geen 34 bevindingen — het is één mechanisme dat te herstellen is en dat anders elke week blijft leklopen.

Daarom bevat het rapport niet alleen een lijst van gevallen, maar ook een lijst van mechanismen: welk soort dienst systematisch niet wordt doorbelast, welke indexering niet wordt uitgevoerd, welke operationele vastlegging de factuur niet bereikt.

Hoe u betaalt

Voor het historische deel kiest u uit twee modellen, zoals bij al onze diensten.

Succesvergoeding: 25 % over daadwerkelijk ontvangen bedragen, niet over gevonden bedragen, en niet meer dan 5 000 € per bevinding. Is het ontvangen bedrag lager dan 100 €, dan is er helemaal geen vergoeding.

Waarom over ontvangen en niet over gevonden bedragen: u kunt besluiten niet te factureren vanwege de klantrelatie. Dat is een legitiem besluit, en wij kunnen geen vergoeding rekenen over een bedrag dat u bewust niet hebt gefactureerd. Het praktische gevolg voor u: dit model vereist dat u meldt hoeveel u werkelijk hebt ontvangen.

Of een vaste prijs: in plaats van de 25 % succesvergoeding — 1 490 € voor de doorgelichte periode, ongeacht het resultaat, en dan hoeft u niets te melden. Voor klanten in Duitsland blijft alleen deze variant over, omdat het model met een succesvergoeding daar juridisch ontoelaatbaar kan zijn.

Het procesherstel heeft een eigen prijs van 1 490 €, want er komt geen geld uit en de waarde ligt vooruit. Het bedrag is hetzelfde als de vaste prijs van de historische audit, en dat is geen fout: het zijn twee afzonderlijke resultaten, en ze zijn afzonderlijk te kopen.

Uw gegevens

Deze audit heeft uw uitgereikte facturen nodig, samen met de kosten. Daaruit is uw marge per transport en per klant zichtbaar — dat zijn de meest gevoelige commerciële gegevens in een logistiek bedrijf.

Daarom: deze gegevens worden niet gebruikt voor de audit van een andere klant, ze komen in geen enkele gemeenschappelijke configuratielaag, ze worden in geen enkele marktstatistiek geaggregeerd, en hun bewaartermijn is korter dan die van andere documenten — originelen bewaren wij 12 maanden, niet 24, omdat hun waarde eindigt wanneer de audit eindigt.

Het rapport spreekt over processen, niet over mensen

In een kostenaudit heeft de andere partij de fout gemaakt. Hier is een deel van de bevindingen door uw eigen medewerkers veroorzaakt.

Het rapport spreekt over processen en systemen. Er staan geen namen in. Het deel over creditnota's — als u dat wilt — wordt afzonderlijk opgeleverd, met de duidelijke mededeling dat het om een gegevensafwijking gaat die een niet vastgelegde instructie kan verklaren, en niet om een verdenking.

Vóór de audit spreken wij af aan wie het rapport is gericht. Een rapport dat voor de directie is opgesteld maar terechtkomt bij de afdeling wier werk het beoordeelt, beschadigt zowel de audit als de relatie.

Eén ding doen wij niet

Wij kunnen niet tegelijk uw omzetlek en de kosten van uw klant doorlichten als die klant ook onze klant is. Dat zou werk aan beide zijden van dezelfde documenten zijn.

Het aannemen van een nieuwe klant omvat een toets tegen de lijst van bestaande klanten. Is er een conflict, dan zeggen wij dat en nemen wij de opdracht niet aan.

Gerelateerd

Audit van contractbepalingen — het contract aan de verkoopzijde bepaalt of er nog gefactureerd kan worden.

Luchtvracht-factuuraudit — dezelfde gewichtsrekenkunde, in de andere richting.

Auditmodules — een omzetlek is een proces, geen gebeurtenis, daarom wordt doorlopende controle per module aangezet.

Methodologie — hoe wij een bevinding, een kandidaat en „controle niet uitgevoerd“ onderscheiden.