Zee- en luchtvracht · uitbreiding

Luchtvrachtfactuurcontrole

Op een luchtvrachtfactuur is het belastbaar gewicht de basis niet voor één regel, maar voor vier: de vracht, de brandstoftoeslag, de veiligheidstoeslag en de screening. Eén fout in de gewichtsberekening verhoogt alle vier tegelijk. Daarom kost een fout op een luchtvrachtfactuur gemiddeld meer dan in welke andere vervoerswijze ook.

Wat wij controleren zonder uw contract

Acht van de dertien controles vragen geen contract met de expediteur en geen tarieflijst. Zij toetsen of de factuur met zichzelf overeenstemt:

• Het volumegewicht wordt opnieuw uit de afmetingen berekend. Lengte × breedte × hoogte, gedeeld door de afgesproken deelfactor.
• De deelfactor. De standaarddeelfactor in de luchtvracht is 6000 cm³/kg, dat is 167 kg per kubieke meter. Bij koerierzendingen gewoonlijk 5000, dus 200 kg/m³. Wordt 5000 toegepast waar 6000 is afgesproken, dan is het volumegewicht een vijfde hoger.
• De basis van de afronding. Het belastbaar gewicht wordt naar boven afgerond op 0,5 kg — maar het totaal van de zending wordt afgerond, niet elk collo afzonderlijk. Twintig colli die één voor één zijn afgerond, kunnen tot tien kilogram toevoegen.
• De afronding van de afmetingen. Op de naaste centimeter, niet naar boven. 48,2 cm die in drie dimensies 49 cm worden, verhogen het volume met ongeveer vijf procent. Deze controle heeft de oorspronkelijke afmetingen nodig — de paklijst of de zendingsopdracht: alleen uit de AWB is dit niet te zien, want “49 cm” ziet er hetzelfde uit of het origineel 49,0 of 48,2 was. Zijn de oorspronkelijke afmetingen er niet, dan wordt de controle niet uitgevoerd, en in het rapport staat zij als niet uitgevoerd, niet als “geen afwijkingen gevonden”.
• De basis van de toeslagen. Brandstof- en veiligheidstoeslagen worden berekend over het belastbaar gewicht, niet over het brutogewicht.
• Dubbelingen. Dezelfde screening- of AWB-kosten op de factuur van de expediteur en in de afrekening van de luchtvaartmaatschappij.
• Kosten voor diensten die er niet waren. Een gevaarlijke-stoffentoeslag zonder gevaarlijke stoffen, een ULD-toeslag zonder ULD.

Voor deze controles hebben wij van u een factuur met uitgesplitste regels nodig, de AWB en de afmetingen van de zending. Een samenvattende regel “Air freight 2 480 €” volstaat niet — zonder regels is er niets te controleren.

De deelfactor raden wij niet

Staat de deelfactor niet op de factuur en niet in het contract, dan voeren wij de controle van het volumegewicht niet uit en vermelden dat afzonderlijk in het rapport. Een geraden deelfactor zou hier gevaarlijker zijn dan geen: hij vermenigvuldigt zich in vier regels, dus raden zou tegelijk valse bevindingen en gemiste gevallen opleveren — dezelfde factuur kan worden “gemarkeerd” of “bevestigd”, afhankelijk van welk getal wij zouden aannemen.

Gewichtsstaffels: wanneer 96 kg als 100 moet worden aangerekend

Luchtvrachttarieven hebben gewichtsstaffels. Tot 45 kg — één tarief, vanaf 45 — een lager, vanaf 100 — nog lager, en zo verder tot 1000 kg.

Daaruit volgt een situatie die onlogisch lijkt maar de regel is: geeft het aanrekenen van 96 kg volgens de eigen staffel een hoger bedrag dan het aanrekenen van 100 kg volgens het lagere tarief, dan geldt het lagere bedrag. U betaalt voor 100 kg en betaalt minder.

Deze regel wordt in de markt systematisch niet toegepast. Niet uit kwade wil — elke zending moet afzonderlijk worden gecontroleerd, en met de hand doet niemand dat.

Deze controle heeft uw tarieflijst met alle staffels nodig. Hebben wij die niet, dan genereren wij geen bevinding — wij geven een lijst van zendingen waarvan het gewicht op een staffelgrens ligt, en wij zeggen dat wij ze zonder de lijst niet kunnen controleren. In het gevonden bedrag gaat deze lijst nooit mee. Wij laten haar toch zien, want alleen u kunt de tarieflijst aanleveren: door te zwijgen zouden wij de enige weg afsluiten om die gevallen tot bevindingen te maken.

Brandstof- en veiligheidstoeslagen

Wij controleren twee dingen: de basis (of de toeslag over het belastbaar gewicht en niet over het brutogewicht is berekend) en de hoogte — tegen het door u afgesproken tarief zoals dat gold op de vluchtdatum. De periode rond een tariefwijziging is de tijd waarin de meeste fouten ontstaan, en daarom is de datum hier van belang en geen formaliteit.

Tegen een algemeen toeslagenregister van vervoerders controleren wij niet, want zo een register bestaat niet, en dat is geen hiaat in onze data. Wij hebben het nagegaan: Lufthansa Cargo voegt sinds 2015 brandstof-, valuta- en veiligheidskosten samen in één geïndexeerde “Airfreight Surcharge”, en publiceert dus helemaal geen afzonderlijke brandstoftoeslag; de tarieven van andere vervoerders inclusief toeslagen zijn alleen via hun portalen en alleen onder uw concrete contract beschikbaar. De hoogte van een toeslag is in de luchtvracht een contractuele kwestie, net als de deelfactor of de gewichtsstaffels.

Hebben wij het afgesproken tarief dus niet, dan wordt de controle niet uitgevoerd, en het rapport vermeldt dat afzonderlijk. Wij zeggen niet “de brandstoftoeslag is te hoog” als wij alleen een vermoeden hebben: een prijsindex voor vliegtuigbrandstof is de PRIJS van brandstof, niet het toeslagtarief van een vervoerder, en daaruit euro per kilogram afleiden zou ons vermoeden zijn over de prijsstelling van iemand anders.

In de luchtvracht is de termijn kort — en hij komt niet uit het verdrag

Hier wijkt de luchtvracht af van alle andere vervoerswijzen, en dat is belangrijk om te weten voordat u begint.

Het Verdrag van Montreal stelt korte termijnen: kennisgeving van schade aan de lading binnen 14 dagen, van vertraging binnen 21 dagen, een rechtsvordering binnen twee jaar. Die termijnen gelden voor schade, verlies en vertraging van de lading — niet voor een te veel gefactureerd bedrag. Een te veel gefactureerd bedrag is een kwestie van facturering, niet van aansprakelijkheid voor het vervoer.

Voor een geschil over een te veel gefactureerd bedrag geldt uw contract met de expediteur. Daarin staat vaak een clausule dat facturen binnen een bepaald aantal dagen na ontvangst moeten worden betwist. Dat aantal is doorgaans een kwestie van weken, niet van jaren.

Daarom is het eerste wat wij met een nieuwe luchtvrachtklant doen geen audit. Het eerste is het vaststellen van de betwistingstermijn in uw contract, want tot dan weten wij niet welke van de gevonden fouten nog gebruikt kunnen worden.

En rechtstreeks: in de luchtvracht is een historische audit vaak al te laat. Doorlopende controle is hier geen aanvullende dienst — zij is de enige manier om deze fouten überhaupt te gebruiken. Koopt u alleen een historische audit, dan zal een deel van de bevindingen niet betwistbaar zijn omdat de contractuele termijn is verstreken, en dat zeggen wij vooraf, niet achteraf.

Wat deze audit niet controleert

• Of uw tarief marktconform is. Wij hebben geen database met markttarieven en willen die ook niet hebben. Wij controleren de uitvoering van het contract, niet de kwaliteit van de inkoop.
• Of de marge van de expediteur gerechtvaardigd is. Dat is een commerciële vraag.
• Of de routering optimaal is.
• Schade aan de lading en vertragingen. Een ander gebied, andere termijnen, een ander proces.

Als u expediteur bent

De audit werkt in twee richtingen, en beide zijn de uwe.

Tegenover de luchtvaartmaatschappij: dezelfde controles gelden voor de Master AWB en voor de CASS-afrekening.

Tegenover uzelf: is een onjuist belastbaar gewicht van de luchtvaartmaatschappij gekomen en doorgegeven aan uw klant, dan bent u het punt waar de fout is doorgegeven. Uw rapport heeft een afzonderlijk hoofdstuk “wat u hebt doorgegeven”. Dat is geen bevinding tegen u — het is informatie die u beter als eerste hebt.

Eén AWB auditeren wij slechts op één niveau. Wij kunnen niet tegelijk uw factuur ten gunste van uw klant en de afrekening van de luchtvaartmaatschappij ten gunste van u auditeren — in het tweede geval zouden wij de marge uit het eerste kennen. Het niveau wordt bij de activering vastgelegd.

Prijs

Historische audit. Succesvergoeding van 25 % over het werkelijk teruggehaalde bedrag — haalt u niets terug, dan betaalt u niets.

Voor klanten in Duitsland geldt geen succesvergoeding, zoals bij al onze andere diensten. De vaste prijs wordt per AWB berekend, niet per maand: 19 € per geauditeerde AWB, minimale partij 50 AWB.

De prijs geldt per AWB en niet per maand, om een feitelijke reden: het aantal luchtvrachtzendingen is zeer ongelijkmatig, dus een maandprijs voor hetzelfde werk zou in een stille maand te hoog zijn of in de piek verlieslatend.

Doorlopende controle heeft geen afzonderlijke prijs — zij wordt berekend op basis van het totale aantal modules, zoals bij alle andere modules. Het luchtvrachtspecifieke zit alleen in de omrekening van de volumegrenzen: één AWB komt overeen met 3 documenten (de factuur, de AWB zelf, de paklijst, soms een CASS-uittreksel).

Hoe wij het resultaat berekenen en wat wij als gecontroleerd beschouwen, staat in de methodologie.

Gerelateerde artikelen

• Zesduizend of vijf: de deelfactor in de luchtvracht
• Wanneer 96 kilogram als 100 moet worden aangerekend
• Het Verdrag van Montreal dekt uw factuur niet

Welke van deze controles wij kunnen uitvoeren — en welke facturen afvallen door de klachttermijn — bepaalt het contract, niet de module: controles op regelniveau vereisen een gespecificeerde factuur. Beoordeling van contractbepalingen.

Wat u concreet krijgt →