Fracht morski i lotniczy · rozszerzenie

Audyt faktur lotniczych

Na fakturze za fracht lotniczy waga obliczeniowa jest podstawą nie jednej pozycji, a czterech: frachtu, dopłaty paliwowej, dopłaty bezpieczeństwa i screeningu. Jeden błąd w obliczeniu wagi podnosi wszystkie cztery jednocześnie. Dlatego błąd na fakturze lotniczej kosztuje średnio więcej niż w jakiejkolwiek innej gałęzi transportu.

Co sprawdzamy bez Państwa umowy

Osiem z trzynastu kontroli nie wymaga ani umowy ze spedytorem, ani tabeli stawek. Sprawdzają, czy faktura zgadza się sama z sobą:

• Waga objętościowa przeliczana z wymiarów. Długość × szerokość × wysokość, podzielone przez uzgodniony dzielnik.
• Dzielnik. Standardowy dzielnik frachtu lotniczego to 6000 cm³/kg, czyli 167 kg na metr sześcienny. W przesyłkach kurierskich zwykle 5000, czyli 200 kg/m³. Zastosowanie 5000 tam, gdzie uzgodniono 6000, podnosi wagę objętościową o jedną piątą.
• Podstawa zaokrąglania. Waga obliczeniowa zaokrąglana jest w górę do 0,5 kg — ale zaokrągla się sumę przesyłki, a nie każde opakowanie osobno. Dwadzieścia opakowań zaokrąglonych po kolei może dodać do dziesięciu kilogramów.
• Zaokrąglanie wymiarów. Do najbliższego centymetra, nie w górę. 48,2 cm zamienione na 49 cm w trzech wymiarach podnosi objętość o około pięć procent. Ta kontrola wymaga wymiarów pierwotnych — listy pakowej albo zlecenia przesyłki: z samego AWB nie da się tego wykryć, bo „49 cm” wygląda tak samo i gdy oryginał miał 49,0, i gdy 48,2. Jeśli wymiarów pierwotnych nie ma, kontrola nie jest wykonywana, a w raporcie pokazana jest jako niewykonana, nie jako „nie znaleziono rozbieżności”.
• Podstawa dopłat. Dopłaty paliwowa i bezpieczeństwa liczone są od wagi obliczeniowej, a nie od wagi brutto.
• Duplikaty. Ta sama opłata za screening albo za AWB na fakturze spedytora i w naliczeniu linii lotniczej.
• Opłaty za usługi, których nie było. Opłata za towary niebezpieczne bez towaru niebezpiecznego, opłata za ULD bez ULD.

Do tych kontroli potrzebujemy od Państwa faktury z wyodrębnionymi pozycjami, AWB i wymiarów przesyłki. Zbiorcza pozycja „Air freight 2 480 €” nie wystarcza — bez pozycji nie ma czego sprawdzać.

Dzielnika nie zgadujemy

Jeśli dzielnika nie ma ani na fakturze, ani w umowie, kontroli wagi objętościowej nie wykonujemy i wskazujemy to w raporcie osobno. Zgadnięty dzielnik byłby tu groźniejszy niż żaden: mnoży się na cztery pozycje, więc zgadywanie wytwarzałoby jednocześnie błędne ustalenia i pominięcia — tę samą fakturę można „oznaczyć” albo „potwierdzić” w zależności od tego, jaką liczbę byśmy przyjęli.

Progi wagowe: kiedy 96 kg trzeba naliczyć jako 100

Taryfy frachtu lotniczego mają progi wagowe. Do 45 kg — jedna stawka, od 45 — niższa, od 100 — jeszcze niższa, i tak do 1000 kg.

Wynika z tego sytuacja, która wygląda nielogicznie, ale jest zasadą: jeśli naliczenie 96 kg według własnego progu daje kwotę wyższą niż naliczenie 100 kg według niższej stawki, obowiązuje kwota niższa. Płacą Państwo za 100 kg i płacą mniej.

Zasada ta nie jest na rynku stosowana systemowo. Nie z nieuczciwości — sprawdzać trzeba każdą przesyłkę osobno, a ręcznie nikt tego nie robi.

Ta kontrola wymaga Państwa tabeli stawek ze wszystkimi progami. Jeśli jej nie mamy, nie generujemy ustalenia — przedstawiamy listę przesyłek, których waga jest przy progu, i mówimy, że bez tabeli sprawdzić nie możemy. Do znalezionej kwoty ta lista nie wchodzi nigdy. Pokazujemy ją jednak, bo tabelę stawek może dostarczyć tylko Państwo: milcząc, zamknęlibyśmy jedyną drogę, by te przypadki zamienić w ustalenia.

Dopłaty paliwowa i bezpieczeństwa

Sprawdzamy dwie rzeczy: podstawę (czy dopłata była liczona od wagi obliczeniowej, a nie od brutto) i wysokość — wobec uzgodnionej przez Państwa stawki obowiązującej w dniu lotu. Okres zmiany taryfy to czas, w którym błędów jest najwięcej, dlatego data ma tu znaczenie i nie jest formalnością.

Wobec ogólnego rejestru dopłat przewoźników nie sprawdzamy, bo takiego rejestru nie ma, i nie jest to luka w naszych danych. Sprawdziliśmy: Lufthansa Cargo od 2015 r. łączy koszty paliwa, waluty i bezpieczeństwa w jedną indeksowaną „Airfreight Surcharge”, więc odrębnej dopłaty paliwowej w ogóle nie publikuje; taryfy innych przewoźników wraz z dopłatami dostępne są tylko przez ich portale i tylko według Państwa konkretnej umowy. Wysokość dopłaty we frachcie lotniczym jest kwestią umowną, dokładnie tak jak dzielnik czy progi wagowe.

Dlatego jeśli uzgodnionej stawki nie mamy, kontrola nie jest wykonywana, a raport wskazuje to osobno. Nie mówimy „dopłata paliwowa jest za wysoka”, gdy mamy tylko przypuszczenie: indeks cen paliwa lotniczego to CENA paliwa, a nie stawka dopłaty przewoźnika, i wyprowadzanie z niego euro za kilogram byłoby naszym domysłem o cennikach kogoś innego.

We frachcie lotniczym termin jest krótki — i nie pochodzi z konwencji

Tu fracht lotniczy różni się od wszystkich innych gałęzi transportu, i warto to wiedzieć, zanim się zacznie.

Konwencja montrealska ustanawia krótkie terminy: zawiadomienie o uszkodzeniu ładunku w 14 dni, o opóźnieniu w 21 dni, powództwo w dwa lata. Terminy te dotyczą uszkodzenia, utraty i opóźnienia ładunku — nie nadpłaty na fakturze. Nadpłata to kwestia naliczenia, a nie odpowiedzialności za przewóz.

Do sporu o nadpłatę stosuje się Państwa umowę ze spedytorem. Często jest w niej postanowienie, że faktury kwestionuje się w określonej liczbie dni od otrzymania. Liczba ta zwykle liczona jest w tygodniach, a nie w latach.

Dlatego pierwszą rzeczą, którą robimy z nowym klientem lotniczym, nie jest audyt. Pierwszą rzeczą jest ustalenie umownego terminu kwestionowania, bo do tego czasu nie wiemy, których znalezionych błędów można jeszcze użyć.

I wprost: we frachcie lotniczym audyt historyczny często jest już za późno. Bieżąca kontrola nie jest tu usługą dodatkową — jest jedynym sposobem, by te błędy w ogóle wykorzystać. Jeśli kupią Państwo tylko audyt historyczny, części ustaleń nie da się zakwestionować, bo umowny termin minął, i powiemy to przed, a nie po.

Czego ten audyt nie sprawdza

• Czy Państwa stawka jest na poziomie rynkowym. Nie mamy bazy stawek rynkowych i nie zamierzamy jej mieć. Sprawdzamy wykonanie umowy, a nie jakość zakupu.
• Czy marża spedytora jest uzasadniona. To pytanie handlowe.
• Czy trasa jest optymalna.
• Uszkodzenia ładunku i opóźnienia. Inny obszar, inne terminy, inny proces.

Jeśli są Państwo spedytorem

Audyt działa w dwóch kierunkach, i oba są Państwa.

Wobec linii lotniczej: te same kontrole stosuje się do Master AWB i do naliczenia CASS.

Wobec Państwa samych: jeśli błędna waga obliczeniowa przyszła od linii lotniczej i została przeniesiona na Państwa klienta, to Państwo są miejscem przekazania błędu. W Państwa raporcie jest osobny rozdział „co przekazali Państwo dalej”. To nie ustalenie przeciw Państwu — to informacja, którą lepiej mieć pierwszemu.

Jeden AWB audytujemy tylko na jednym poziomie. Nie możemy jednocześnie audytować Państwa faktury na korzyść Państwa klienta i naliczenia linii lotniczej na Państwa korzyść — w drugim przypadku znalibyśmy marżę z pierwszego. Poziom ustalany jest przy aktywacji.

Cena

Audyt historyczny. Opłata za sukces 25 % od kwoty faktycznie odzyskanej — jeśli nie odzyskają Państwo nic, nie płacą nic.

Dla klientów z Niemiec opłata za sukces nie jest stosowana, tak jak we wszystkich innych usługach. Cena stała liczona jest za AWB, a nie za miesiąc: 19 € za audytowany AWB, minimalna partia 50 AWB.

Cena za AWB, a nie za miesiąc, z przyczyny faktycznej: liczba przesyłek lotniczych jest bardzo nierówna, więc cena miesięczna za tę samą pracę byłaby albo za wysoka w spokojnym miesiącu, albo nierentowna w szczycie.

Bieżąca kontrola nie ma odrębnej ceny — liczona jest według łącznej liczby modułów, tak jak dla wszystkich innych modułów. Specyfika lotnicza dotyczy tylko przeliczenia limitów wolumenu: jeden AWB odpowiada 3 dokumentom (faktura, sam AWB, lista pakowa, czasem wyciąg CASS).

Jak liczymy rezultat i co uznajemy za sprawdzone, opisano w metodologii.

Powiązane artykuły

• Sześć tysięcy czy pięć: dzielnik we frachcie lotniczym
• Kiedy 96 kilogramów trzeba naliczyć jako 100
• Konwencja montrealska nie obejmuje Państwa faktury

Które z tych kontroli możemy wykonać — i które faktury wypadają z powodu terminu reklamacji — decyduje umowa, a nie moduł: kontrole na poziomie pozycji wymagają faktury szczegółowej. Audyt postanowień umownych.

Co konkretnie Państwo otrzymają →