Audyt wycieku przychodów

Koszt bez pozycji przychodowej

Rdzeń audytu to prosta operacja: każda pozycja kosztowa jest uzgadniana z pozycją przychodową.

Pozycja, dla której nie ma odpowiednika, jest jednym z trzech: usługą wchodzącą w uzgodnioną cenę, kosztem świadomie wchłoniętym albo przychodem, którego nikt nie zafakturował. Zwykle firma nie wie, który przypadek jest który — nie z powodu bałaganu, lecz dlatego, że nikt nigdy tych dwóch stron nie zestawił.

Dlatego pierwszym krokiem nie jest poszukiwanie. Pierwszym krokiem jest ustalenie razem z Państwem, które rodzaje usług wchodzą w cenę, a które są przenoszone. Bez tych zasad raport byłby listą, w której większość wpisów jest uzasadniona.

Zasada, której Państwo nie potwierdzą, działa na Państwa niekorzyść — koszt uznaje się za wliczony w cenę i ustalenie nie powstaje. Lepiej pominąć ustalenie niż przekazać listę, w której połowa wpisów jest błędna.

Indeksacja, której nikt nie przeprowadził

Umowa przewiduje roczną indeksację — formułę paliwową, wskaźnik cen konsumpcyjnych, zmianę opłat drogowych.

Jej przeprowadzenie często nie jest przypisane nikomu konkretnie. A ponieważ nie jest konieczna, aby praca trwała dalej, po prostu nie następuje. Po dwóch latach umowa jest realizowana po cenach, które zgodnie z nią miały wzrosnąć dwukrotnie.

Sprawdzamy to tylko wtedy, gdy postanowienie ma wszystkie trzy elementy: formułę, częstotliwość i termin powiadomienia. Bez choćby jednego z nich indeksacji nie można zastosować wstecz, i mówimy to wprost, zamiast przedstawiać kwotę bez podstawy.

Co jeszcze sprawdzamy

Nieprzeniesione wzrosty. Otrzymana dopłata paliwowa, bezpieczeństwa lub terminalowa, która nie pojawiła się na Państwa fakturze. Wzrost opłaty drogowej po nowych taryfach lub zaostrzeniu klas CO₂.

Przestój opłacony i nieprzeniesiony. Przestój zapłacony przewoźnikowi, którego przyczyna była po stronie właściciela ładunku.

Waga po stronie sprzedaży. Jeśli linia lotnicza naliczyła Państwu 312 kg wagi taryfowej, a klientowi wystawili Państwo 287 kg, te 25 kg to Państwa strata. Ta sama arytmetyka, za pomocą której sprawdzamy faktury lotnicze, tylko w drugą stronę.

Stara stawka po dacie zmiany. Oraz opłata minimalna, której nie zastosowano.

Wolny czas udzielony dłuższy niż w umowie.

Kurs waluty po stronie sprzedaży. Cena ustalona w euro, koszt w dolarach wzrósł.

W znacznej części będzie za późno — i to jest najważniejsza część

Trzeba to powiedzieć wprost przed, a nie po.

Audyt historyczny znajduje to, co już wyciekło. Część tego będzie zbyt stara albo handlowo nieopłacalna do zafakturowania: faktura za usługę wykonaną czternaście miesięcy temu może być technicznie możliwa, ale jej wystawienie kosztuje relację. Klient, który otrzymuje niespodziewaną fakturę za zeszły rok, zaczyna sprawdzać wszystkie pozostałe.

Dlatego dzielimy wyniki na dwa rodzaje i nigdy ich nie sumujemy:

Można jeszcze zafakturować. Usługa niedawna, termin umowny nie minął. To pieniądze teraz.

Tylko naprawa procesu. Zbyt stare albo termin minął. To pieniądze na przyszłość — i to jest większa część wartości.

Przed audytem pytamy Państwa o dwie rzeczy: co o terminie wystawiania faktur mówią Państwa umowy i ile miesięcy wstecz są Państwo w ogóle gotowi fakturować. Druga liczba to Państwa decyzja handlowa i my jej nie ustalamy.

Prawdziwym wynikiem jest mechanizm, a nie lista

Wyciek to proces, a nie zdarzenie. Jeśli podłączenie chłodni nie zostało obciążone w 34 przypadkach z 41, to nie są 34 ustalenia — to jeden mechanizm, który można naprawić i który w przeciwnym razie będzie przeciekać dalej, każdego tygodnia.

Dlatego w raporcie jest nie tylko lista przypadków, ale i lista mechanizmów: który rodzaj usługi systemowo nie jest obciążany, która indeksacja nie jest przeprowadzana, który zapis operacyjny nie dociera do faktury.

Jak Państwo płacą

W części historycznej Państwo wybierają jeden z dwóch modeli, jak we wszystkich naszych usługach.

Opłata za sukces: 25 % od kwot faktycznie otrzymanych, nie od znalezionych, i nie więcej niż 5 000 € za jedno ustalenie. Jeśli otrzymana kwota jest niższa niż 100 €, opłaty nie ma wcale.

Dlaczego od otrzymanych, a nie od znalezionych: Państwo mogą zdecydować, że nie wystawią faktury ze względu na relację z klientem. To uzasadniona decyzja i nie możemy pobierać opłaty od kwoty, której Państwo świadomie nie zafakturowali. Praktyczny skutek dla Państwa: ten model wymaga, aby Państwo zgłosili, ile realnie otrzymali.

Albo cena stała: zamiast 25 % opłaty za sukces — 1 490 € za audytowany okres, niezależnie od wyniku, i wtedy nie trzeba niczego zgłaszać. Klientom z Niemiec pozostaje tylko ten wariant, ponieważ model opłaty za sukces może być tam prawnie niedopuszczalny.

Naprawa procesu to odrębna cena 1 490 €, ponieważ pieniędzy z niej nie ma, a wartość jest na przyszłość. Kwota jest taka sama jak stała cena audytu historycznego i nie jest to pomyłka: to dwa odrębne wyniki i można je kupić osobno.

Państwa dane

Ten audyt wymaga Państwa wystawionych faktur razem z kosztami. Widać z nich Państwa marżę na każdym przewozie i na każdym kliencie — to najbardziej wrażliwe dane handlowe w firmie logistycznej.

Dlatego: te dane nie są wykorzystywane do audytu żadnego innego klienta, nie wchodzą do żadnej wspólnej warstwy konfiguracji, nie są agregowane do żadnej statystyki rynkowej, a ich okres zatrzymania jest krótszy niż w przypadku innych dokumentów — oryginały przechowujemy 12 mies., a nie 24, ponieważ ich wartość kończy się z końcem audytu.

Raport mówi o procesach, nie o ludziach

W audycie kosztowym błąd popełniła druga strona. Tutaj część ustaleń stworzyli Państwa własni pracownicy.

Raport mówi o procesach i systemach. Nie ma w nim nazwisk. Część dotycząca faktur korygujących — jeśli Państwo jej chcą — przekazywana jest osobno, z jasnym stwierdzeniem, że to niezgodność danych, którą może wyjaśnić niezapisane polecenie, a nie podejrzenie.

Przed audytem ustalamy, do kogo raport jest adresowany. Raport przygotowany dla zarządu, ale trafiający do działu, którego pracę ocenia, psuje i audyt, i relację.

Jednej rzeczy nie robimy

Nie możemy jednocześnie audytować Państwa wycieku przychodów i kosztów Państwa klienta, jeśli jest on naszym klientem. Byłaby to praca po obu stronach na podstawie tych samych dokumentów.

Przyjęcie nowego klienta obejmuje weryfikację wobec listy istniejących. Jeśli konflikt istnieje, mówimy o tym i nie przyjmujemy.

Powiązane

Audyt postanowień umownych — umowa po stronie sprzedaży decyduje, czy można jeszcze wystawić fakturę.

Audyt faktur lotniczych — ta sama arytmetyka wagi, w drugą stronę.

Moduły audytu — wyciek to proces, a nie zdarzenie, dlatego kontrola bieżąca włączana jest osobno dla każdego modułu.

Metodologia — jak rozróżniamy ustalenie, kandydata i „weryfikacji nie przeprowadzono“.