Rahdinkuljettajan laskut
Rahtilaskuauditointi
Lähes kaikki yritykset tarkistavat, onko laskun aritmetiikka oikein — täsmääkö summa rivien summan kanssa, vastaako lasku tilausta. Lähes kukaan ei tarkista, onko sovellettu tariffi se, josta sovittiin. Se on ainoa asia, jonka me todella tarkistamme.
Näin se toimii
01Lataatte sovitun tariffilisän
Suunta, perustariffi, polttoainelisän kaava, sallitut lisämaksut — teemme tämän yhdessä kanssanne ensimmäisellä kerralla.
02Jokainen seuraava ladattu lasku tarkistetaan automaattisesti
Ei pistokoemaisesti, vaan jokainen — järjestelmä vertaa sopimukseen, ei viime kuuhun.
03Poikkeamat merkitään viittauksella konkreettiseen sopimuskohtaan
Ei yleistä epäilyä — se on ero auditoinnin ja epäilyn välillä.
04Päätätte itse, otatteko asian esille rahdinkuljettajan kanssa
Järjestelmä ei koskaan päätä puolestanne, kannattaako riita kumppanin kanssa. Kaiken tämän lataat PDF-auditointiraporttina — mukaan lukien se, mikä tarkistettiin eikä poikkeamia löytynyt. Se on raportti, ei vaatimus: sen esität rahdinkuljettajalle oman sopimuksesi perusteella itse.
Mitä tarkistamme
- Perustariffi — vastaako se sopimuksessa mainittua juuri TÄLLE suunnalle (samalla rahdinkuljettajalla voi olla eri tariffit eri suunnille).
- Polttoainelisä — lasketaanko se sovitun prosentin mukaan, ei mielivaltaisesti.
- Lisämaksut — ovatko ne perusteltuja, vai kaksinkertaistavatko ne jo sisältyvän palvelun.
- Rahdituspaino tai -tilavuus — suurempi todellisesta ja tilavuuspainosta (mittojen mukaan), ei mielivaltaisesti valittu.
- Painoluokka — kappaletavaran porrastetuissa hinnoissa, sovelletaanko sitä luokkaa, jossa todellinen paino tosiasiassa on.
- Tavaraluokka — vastaako ilmoitettu luokka sovittua (poikkeama tarkoittaa usein eri hintaa).
- Valuutta — vastaako laskun valuutta sovittua (rakenteellinen tarkistus; emme arvioi valuuttakurssin oikeellisuutta — katso UKK).
- Kaksoislaskutetut laskut — sama lähetys, laskutettu kahdesti.
EU:n ETS-lisän laajuus (50 % tai 100 %) tarkistetaan erillisenä kategoriana — ks. päästölisien tarkistus. Menneiden laskujen osalta se on integroitu suoraan tähän moduuliin (sama gain-share-ehto kuin yllä), ei erillinen palvelu.
Mitä kannattaa rehellisesti tietää
Vaikein osa ei ole vertailu, vaan sopimuksen syöttäminen. Tariffilisät tulevat Excel-tiedostoina, joissa jokaisella rahdinkuljettajalla on oma rakenteensa, joskus alaviitteillä, jotka muuttavat logiikkaa. Ensimmäinen kerta on lähes aina puoliksi manuaalista työtä. Mutta se, joka lupaa täysin automaattisen tariffisopimuksen luvun, lupaa jotain, mitä kukaan ei vielä ole tehnyt hyvin.
Kaksi tapaa käyttää palvelua
Historiallinen auditointi — jo maksettujen/syntyneiden laskujen läpikäynti. 25 % tosiasiallisesti takaisin saadusta summasta (katto 5 000 €/tapaus, minimimäärä 100 €) tai kiinteä hinta 1 490 € arkistoauditoinnista. Laajuudesta (asiakirjamäärä ja jakso) sovitaan ennen aloitusta. Saksalaisille asiakkaille saatavilla vain kiinteä hinta. Jos emme saa mitään takaisin (valittaessa success fee) — ette maksa mitään.
Jatkuva valvonta — laskut tarkistetaan ennen maksua. 79 €/kk, sisältää sekä kuljettajan odotusajan että lentoterminaalin varastoinnin havaitsemisen (katso alla).
Ennen aloittamista: kuinka kauan teillä on aikaa esittää vaatimus — historiallisen auditoinnin laajuutta rajoittaa vanhentumisaika, ei arkisto.
Kuljettajan odotusajan havaitseminen ei kuulu koskaan gain-shareen — se hyödyttää rahdinkuljettajaa, järjestelmä vain merkitsee tunnit, emme jätä vaatimuksia teidän puolestanne. Syy: meillä on samanaikaisesti asiakkaita saman odotusajan molemmilla puolilla — tavaranomistajia ja rahdinkuljettajia — joten success fee tässä loisi eturistiriidan riippumatta siitä, kumman puolella olisimme. Lentoterminaalin varastoinnin havaitseminen sen sijaan sopii gain-shareen, aivan kuten kontti-D&D-audit — molemmat kuuluvat samaan hintaan, mutta käyttäytyvät eri tavalla historiallisessa auditoinnissa.
Järjestelmä ei koskaan arvaa summaa ilman teidän omia sopimustietojanne — ilman niitä sääntö palauttaa "puuttuvat tiedot", ei arvattua tulosta.
Arvioikaa potentiaali
Tämäntyyppinen virhe toistuu yleensä jokaisessa samankaltaisessa laskussa, ei vain tässä. Kuinka monta niitä todella on ja mitä se yhteensä tarkoittaa, näkee vain täydellä laskujen läpikäynnillä.
Tämä on suuntaa-antava arvio YHDELLE laskulle, ei täsmäytetty virhe sen riveillä — merkki siitä, kannattaako asiaa selvittää tarkemmin. Lisää laskureita: /fi/laskuri.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka nopeasti saan tuloksen ensimmäisen lataamisen jälkeen?
Ensimmäinen vaihe on syöttää sopimuksen tariffilisä, minkä teemme yhdessä kanssanne. Siitä hetkestä alkaen jokainen uusi lasku käsitellään automaattisesti taustalla, yleensä muutamassa minuutissa lataamisen jälkeen.
Voinko aloittaa historiallisella auditoinnilla ja vaihtaa myöhemmin jatkuvaan valvontaan?
Kyllä, se on tavallinen tapa. Useimmat asiakkaat aloittavat historiallisella auditoinnilla, koska se näyttää, onko ylipäätään mistään puhuttavaa — ja vaihtavat jatkuvaan valvontaan vasta nähtyään tuloksen.
Mitä tapahtuu, jos tariffisopimukseni on monimutkainen?
Ensimmäinen syöttö tehdään manuaalisesti yhdessä kanssanne — monimutkaiset alaviitteet tai epästandardi rakenne eivät ole ongelma, se tarkoittaa vain, että ensimmäinen vaihe kestää kauemmin kuin yksinkertaisemmalla sopimuksella.
Tarkistatteko, onko valuuttakurssia sovellettu oikein?
Ei. Tarkistamme VAIN, vastaako laskun valuutta sovittua — se on rakenteellinen tarkistus. Emme arvioi, onko itse valuuttakurssi oikea, koska se vaatisi täydellisen, jatkuvasti päivitettävän historiallisen valuuttakurssitietokannan tarkalle laskupäivälle, jota meillä ei tarkoituksella ole — väärä luku olisi tässä vaarallisempi kuin luvun puuttuminen.
Miksi järjestelmä ei joskus voi tarkistaa mitään?
Sääntö vertaa laskua sopimukseenne — jos sopimuksen tariffeja/prosentteja ei ole vielä syötetty järjestelmään, ei ole mitään, mitä vastaan tarkistaa, ja sääntö palauttaa "puuttuvat tiedot", ei koskaan arvattua tulosta.
Maksanko, jos historiallisessa auditoinnissa ei saada mitään takaisin?
Ei, jos valitsette success fee -mallin (gain-share) — lasku laaditaan vain tosiasiallisesti takaisin saadusta summasta. Jos mitään ei saada takaisin, ette maksa mitään.
Kuinka kauan ladatut asiakirjani säilytetään?
Asiakirjojen alkuperäiskappaleita säilytetään 24 kuukautta latauksesta, tulliasiakirjoja 40 kuukautta. Määräajan päätyttyä alkuperäinen tiedosto poistetaan automaattisesti, siitä poimitut tiedot säilyvät. Jos haluatte tietyn asiakirjan poistettavaksi aiemmin (GDPR 17 artiklan mukainen oikeus tulla unohdetuksi), ottakaa yhteyttä sähköpostitse — portaalissa ei tällä hetkellä ole itsepalvelupoistopainiketta.
Aktivoidaan lyhyen puhelun jälkeen, ei välittömästi.
Mitä tarvitaan
- Rahdinkuljettajan laskut (pakollinen)
Jos sitä ei ole: Ilman laskuja auditointia ei voi tehdä. - Kuljetussopimuksen tariffiliite (ilman sitä osa tarkastuksista ei toimi)
Jos sitä ei ole: Ilman tariffiliitettä kuusi kolmestatoista tarkistuksesta ei toimi — jäljelle jäävät vain laskutoimitukset ja kaksoiskappaleet. - Kuljettajan odotusajan kirjaukset (toivottava)
Jos sitä ei ole: Ilman kellonaikoja emme voi laskea odotusaikaa — CMR-rahtikirja ei riitä siihen.