Transportørfakturaer
Fragtfaktura-audit
Næsten enhver virksomhed kontrollerer, om fakturaens aritmetik er korrekt — om beløbet stemmer overens med summen af linjerne, om fakturaen stemmer med ordren. Næsten ingen kontrollerer, om den anvendte takst er den, der er aftalt. Det er det eneste, vi reelt kontrollerer.
Sådan fungerer det
01I uploader det aftalte taksttillæg
Retning, grundtakst, formel for brændstoftillæg, tilladte ekstragebyrer — det gør vi sammen med jer første gang.
02Hver efterfølgende uploadet faktura kontrolleres automatisk
Ikke stikprøvevis, men hver eneste — systemet sammenligner med aftalen, ikke med sidste måned.
03Afvigelser markeres med henvisning til det konkrete aftalepunkt
Ikke en generel mistanke — det er forskellen mellem audit og mistanke.
04I beslutter selv, om I vil rejse spørgsmålet over for transportøren
Systemet afgør aldrig for jer, om det er værd at komme i konflikt med en partner. Alt dette downloader du som en revisionsrapport i PDF — inklusive det, der er kontrolleret og fundet korrekt. Det er en rapport, ikke et krav: det fremsætter du selv over for transportøren efter din egen kontrakt.
Hvad vi kontrollerer
- Grundtakst — om den stemmer overens med det, der er angivet i aftalen for netop DENNE retning (samme transportør kan have forskellige takster for forskellige retninger).
- Brændstoftillæg — om det er beregnet efter den aftalte procent, ikke vilkårligt.
- Ekstragebyrer — om de er berettigede, eller om de dublerer en allerede inkluderet ydelse.
- Fragtpligtig vægt eller volumen — den højeste af den faktiske og den volumetriske (efter mål), ikke vilkårligt valgt.
- Vægtinterval — ved trinvise priser for samlegods, om det interval er anvendt, hvor den faktiske vægt reelt ligger.
- Godsklasse — om den deklarerede klasse stemmer overens med den aftalte (en afvigelse betyder ofte en anden pris).
- Valuta — om fakturaens valuta stemmer overens med den aftalte (en strukturel kontrol; vi vurderer ikke omregningskursens korrekthed — se FAQ).
- Dublerede fakturaer — samme sending, faktureret to gange.
Omfanget af EU’s ETS-tillæg (50 % eller 100 %) kontrolleres som en separat kategori — se kontrol af emissionstillæg. For tidligere fakturaer er den integreret direkte i dette modul (samme gain-share-vilkår som ovenfor), ikke en separat ydelse.
Hvad man ærligt skal vide
Den sværeste del er ikke sammenligningen, men indtastningen af aftalen. Taksttillæg kommer som Excel-filer med hver transportørs egen struktur, nogle gange med fodnoter, der ændrer logikken. Første gang er det næsten altid halvmanuelt arbejde. Men enhver, der lover en fuldautomatisk indlæsning af taksaftalen, lover noget, ingen endnu har gjort godt.
To måder at bruge det på
Historisk revision — gennemgang af allerede betalte/afholdte fakturaer. 25 % af det reelt tilbagehentede beløb (loft på 5 000 €/sag, minimumsbeløb 100 €) eller en fast pris på 1 490 € for en arkivrevision. Omfanget (dokumentmængde og periode) aftales, før vi starter. For kunder i Tyskland er kun den faste pris tilgængelig. Henter vi intet (ved valg af succeshonorar) — betaler I ikke noget.
Løbende kontrol — fakturaer kontrolleres før betaling. 79 €/md., omfatter både opdagelse af chaufførers ventetid og luftterminalopbevaring (se nedenfor).
Inden du starter: hvor lang tid du har til at gøre et krav gældende — omfanget af en historisk audit begrænses af forældelsesfristen, ikke af arkivet.
Opdagelse af chaufførers ventetid indgår aldrig i gain-share — det gavner transportøren, systemet markerer kun timerne, vi indgiver ikke krav på jeres vegne. Årsagen: vi har samtidig kunder på begge sider af samme ventetid — godsejere og transportører — så et succeshonorar her ville skabe en interessekonflikt, uanset hvilken side vi hørte til. Opdagelse af luftterminalopbevaring er derimod egnet til gain-share, ligesom container-D&D-audit — begge indgår i samme pris, men opfører sig forskelligt ved historisk revision.
Systemet gætter aldrig et beløb uden jeres egne aftaledata — uden dem returnerer reglen "manglende data", ikke et gættet resultat.
Vurdér potentialet
Denne type fejl har en tendens til at gentage sig på hver lignende faktura, ikke kun denne. Hvor mange I reelt har, og hvad det samlet udgør, viser kun en fuld fakturagennemgang.
Dette er et vejledende skøn for ÉN faktura, ikke en afstemt fejl i dens linjer — en indikation af, om det er værd at undersøge nærmere. Flere lommeregnere: /da/beregner.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor hurtigt får jeg et resultat efter den første upload?
Første trin er indtastning af aftalens taksttillæg, som vi udfører sammen med jer. Fra det tidspunkt behandles hver ny faktura automatisk i baggrunden, som regel inden for få minutter efter upload.
Kan jeg starte med historisk revision og senere skifte til løbende kontrol?
Ja, det er en almindelig vej. De fleste kunder starter med historisk revision, fordi den viser, om der overhovedet er noget at tale om — og skifter først til løbende kontrol, når de har set resultatet.
Hvad sker der, hvis min taksaftale er kompliceret?
Den første indtastning udføres manuelt sammen med jer — komplicerede fodnoter eller en ikke-standard struktur er ikke et problem, det betyder blot, at det første trin tager længere tid end for en enklere aftale.
Kontrollerer I, om valutakursen er anvendt korrekt?
Nej. Vi kontrollerer KUN, om fakturaens valuta stemmer overens med den aftalte — det er en strukturel kontrol. Vi vurderer ikke, om selve omregningskursen er korrekt, da det kræver en fuld, løbende opdateret historisk valutakursdatabase for den præcise fakturadato, som vi bevidst ikke har — et forkert tal ville her være farligere end fraværet af et.
Hvorfor kan systemet nogle gange ikke kontrollere noget?
Reglen sammenligner fakturaen med jeres aftale — hvis aftalens takster/procenter endnu ikke er indtastet i systemet, er der intet at kontrollere imod, og reglen returnerer "manglende data", aldrig et gættet resultat.
Betaler jeg, hvis intet hentes tilbage i den historiske revision?
Nej, hvis I vælger succeshonoraret (gain-share) — fakturaen udstedes kun af det beløb, der reelt hentes tilbage. Hentes intet, betaler I intet.
Hvor længe opbevares mine uploadede dokumenter?
Originaldokumenter opbevares i 24 måneder fra upload, tolddokumenter i 40 måneder. Når fristen er udløbet, slettes den originale fil automatisk, mens de data, der er udtrukket fra den, bevares. Hvis I ønsker et bestemt dokument fjernet tidligere (GDPR art. 17-retten til sletning), kontakt os via e-mail — der findes i øjeblikket ingen selvbetjeningsknap til sletning i portalen.
Aktiveres efter en kort samtale, ikke med det samme.
Hvad der skal bruges
- Transportørens fakturaer (påkrævet)
Hvis I ikke har det: Uden fakturaerne kan auditten ikke gennemføres. - Taksttillæg til transportaftalen (uden det virker en del af kontrollerne ikke)
Hvis I ikke har det: Uden taksttillægget virker seks af tretten kontroller ikke — tilbage er kun aritmetikken og dubletterne. - Registreringer af chaufførens ventetid (ønskeligt)
Hvis I ikke har det: Uden tidspunkterne kan vi ikke beregne ventetiden — et CMR-fragtbrev er ikke nok til det.