Faktury przewoźnika
Audyt faktur przewozowych
Prawie każda firma sprawdza, czy arytmetyka faktury się zgadza — czy suma pasuje do sumy pozycji, czy faktura odpowiada zamówieniu. Prawie żadna nie sprawdza, czy zastosowana taryfa to ta, na którą się umówiono. To jedyna rzecz, którą naprawdę sprawdzamy.
Jak to działa
01Wgrywasz uzgodniony dodatek taryfowy
Kierunek, taryfa bazowa, formuła dopłaty paliwowej, dozwolone opłaty dodatkowe — pierwszy raz robimy to razem z Tobą.
02Każda kolejno wgrana faktura sprawdzana jest automatycznie
Nie wyrywkowo, ale każda — system porównuje z umową, nie z poprzednim miesiącem.
03Rozbieżności oznaczane są z odniesieniem do konkretnego punktu umowy
Nie ogólnym podejrzeniem — to różnica między audytem a podejrzeniem.
04Ty decydujesz, czy zgłaszać sprawę przewoźnikowi
System nigdy nie decyduje za Ciebie, czy warto spierać się z partnerem. Wszystko to pobierasz jako raport z audytu w PDF — łącznie z tym, co sprawdzono i nie znaleziono rozbieżności. To raport, nie reklamacja: tę składasz przewoźnikowi na podstawie własnej umowy.
Co sprawdzamy
- Taryfa bazowa — czy odpowiada tej wskazanej w umowie DLA TEGO KONKRETNEGO kierunku (ten sam przewoźnik może mieć różne taryfy dla różnych kierunków).
- Dopłata paliwowa — czy obliczona według uzgodnionego procentu, nie dowolnie.
- Opłaty dodatkowe — czy uzasadnione, czy nie dublują już wliczonej usługi.
- Waga lub objętość do rozliczenia — większa z rzeczywistej i objętościowej (wg wymiarów), nie wybrana dowolnie.
- Przedział wagowy — dla stopniowanych cen ładunków drobnicowych, czy zastosowano przedział, w którym realnie mieści się waga rzeczywista.
- Klasa ładunku — czy zadeklarowana klasa odpowiada uzgodnionej (rozbieżność często oznacza inną cenę).
- Waluta — czy waluta faktury odpowiada uzgodnionej (weryfikacja strukturalna; poprawności kursu wymiany nie oceniamy — zob. FAQ).
- Zdublowane faktury — ten sam ładunek, rozliczony dwukrotnie.
Zakres dopłaty EU ETS (50% lub 100%) sprawdzamy jako osobną kategorię — zob. kontrolę dopłat emisyjnych. W przypadku faktur z przeszłości jest ona zintegrowana wprost z tym modułem (ten sam warunek gain-share co powyżej), a nie osobna usługa.
Co warto uczciwie wiedzieć
Najtrudniejszą częścią nie jest porównanie, tylko wprowadzenie umowy. Dodatki taryfowe przychodzą jako pliki Excel, których struktura jest indywidualna dla każdego przewoźnika, czasem z przypisami, które zmieniają logikę. Pierwsze wprowadzenie to niemal zawsze praca częściowo ręczna. Kto obiecuje w pełni automatyczne odczytanie umowy taryfowej, obiecuje coś, czego nikt jeszcze dobrze nie zrobił.
Dwa sposoby korzystania
Audyt historyczny — przegląd już opłaconych/poniesionych faktur. 25 % od realnie odzyskanej kwoty (limit 5 000 €/sprawę, minimalna kwota 100 €) albo cena stała 1 490 € za audyt archiwum. Zakres (liczba dokumentów i okres) ustalamy przed rozpoczęciem. Klientom z Niemiec dostępna jest tylko cena stała. Jeśli nic nie odzyskamy (przy wyborze success fee) — nie płacisz.
Bieżąca kontrola — faktury sprawdzane są przed zapłatą. 79 €/mies., obejmuje zarówno wykrywanie przestoju kierowców, jak i składowania w terminalu lotniczym (zob. niżej).
Przed rozpoczęciem: ile czasu mają Państwo na zgłoszenie roszczenia — zakres audytu historycznego ogranicza nie archiwum, a termin przedawnienia.
Wykrywanie przestoju kierowców nigdy nie wchodzi do gain-share — służy przewoźnikowi, system tylko oznacza godziny, nie składamy reklamacji w Twoim imieniu. Powód: jednocześnie mamy klientów po obu stronach tego samego przestoju — właścicieli ładunku i przewoźników — dlatego success fee tworzyłby tu konflikt interesów, niezależnie od tego, po której stronie byśmy stali. Wykrywanie składowania w terminalu lotniczym, przeciwnie, kwalifikuje się do gain-share, tak jak audyt D&D kontenerów — oba wchodzą w tę samą cenę, ale różnie zachowują się w przypadku audytu historycznego.
System nigdy nie zgaduje kwoty bez danych z Twojej własnej umowy — bez nich reguła zwraca „brak danych”, nigdy zgadywany wynik.
Oszacuj potencjał
Tego rodzaju błąd ma tendencję do powtarzania się w każdej podobnej fakturze, nie tylko w tej. Ile ich naprawdę macie i ile to razem daje, pokaże tylko pełny przegląd faktur.
To orientacyjne oszacowanie dla JEDNEJ faktury, nie uzgodniony błąd w jej pozycjach — wskazówka, czy warto zgłębić temat. Więcej kalkulatorów: /pl/kalkulator.
Najczęściej zadawane pytania
Jak szybko dostanę wynik po pierwszym wgraniu?
Pierwszy krok to wprowadzenie dodatku taryfowego z umowy, które wykonujemy razem z Tobą. Od tego momentu każda nowa faktura jest przetwarzana automatycznie w tle, zwykle w ciągu kilku minut od wgrania.
Czy mogę zacząć od audytu historycznego i później przejść na bieżącą kontrolę?
Tak, to typowa droga. Większość klientów zaczyna od audytu historycznego, bo pokazuje on, czy w ogóle jest o czym rozmawiać — i dopiero po zobaczeniu wyniku przechodzi na bieżącą kontrolę.
Co się dzieje, jeśli moja umowa taryfowa jest skomplikowana?
Pierwsze wprowadzenie wykonujemy razem z Tobą ręcznie — skomplikowane przypisy czy niestandardowa struktura nie są przeszkodą, oznaczają tylko, że pierwszy krok potrwa dłużej niż przy prostszej umowie.
Czy sprawdzacie, czy poprawnie zastosowano kurs wymiany walut?
Nie. Sprawdzamy TYLKO, czy waluta na fakturze odpowiada uzgodnionej — to weryfikacja strukturalna. Nie oceniamy poprawności konkretnego kursu wymiany, bo wymagałoby to pełnego, na bieżąco aktualizowanego historycznego źródła kursów walut dla konkretnej daty faktury, którego świadomie nie mamy — błędna liczba byłaby tu groźniejsza niż jej brak.
Dlaczego system czasem nic nie może sprawdzić?
Reguła porównuje fakturę z Twoją umową — jeśli taryfy/procenty z umowy nie zostały jeszcze wprowadzone do systemu, nie ma z czym porównać, a reguła zwraca „brak danych”, nigdy zgadywany wynik.
Czy płacę, jeśli podczas audytu historycznego nic nie zostanie odzyskane?
Nie, jeśli wybierzesz success fee (gain-share) — faktura wystawiana jest tylko od realnie odzyskanej kwoty. Jeśli nic nie odzyskamy, nie płacisz nic.
Jak długo przechowywane są moje wgrane dokumenty?
Oryginały dokumentów są przechowywane przez 24 miesiące od przesłania, dokumenty celne przez 40 miesięcy. Po upływie terminu oryginalny plik jest automatycznie usuwany, a wyodrębnione z niego dane pozostają. Jeśli chcesz, aby konkretny dokument został usunięty wcześniej (prawo do usunięcia na podstawie art. 17 RODO), skontaktuj się z nami e-mailem — samoobsługowego przycisku usuwania w portalu obecnie nie ma.
Aktywowane po krótkiej rozmowie, nie od razu.
Czego potrzeba
- Faktury przewoźnika (wymagany)
Jeśli go nie masz: Bez faktur audytu nie da się przeprowadzić. - Dodatek taryfowy do umowy przewozu (bez niego część kontroli nie zadziała)
Jeśli go nie masz: Bez dodatku taryfowego nie zadziała sześć z trzynastu kontroli — zostanie tylko arytmetyka i duplikaty. - Zapisy czasu oczekiwania kierowcy (wskazany)
Jeśli go nie masz: Bez godzin nie obliczymy przestoju — list przewozowy CMR do tego nie wystarczy.