Vervoerdersfacturen
Vrachtfactuuraudit
Bijna elk bedrijf controleert of de rekenkunde van een factuur klopt — of het totaal overeenkomt met de som van de regels, of de factuur overeenkomt met de order. Bijna niemand controleert of het toegepaste tarief het tarief is waarover afspraken zijn gemaakt. Dat is het enige dat wij echt controleren.
Hoe het werkt
01U uploadt de afgesproken tariefbijlage
Traject, basistarief, brandstoftoeslagformule, toegestane bijkomende kosten — dit doen we de eerste keer samen met u.
02Elke daarna geüploade factuur wordt automatisch gecontroleerd
Niet steekproefsgewijs, maar elke factuur — het systeem vergelijkt met het contract, niet met de vorige maand.
03Afwijkingen worden gemarkeerd met verwijzing naar een specifiek contractpunt
Geen algemeen vermoeden — dat is het verschil tussen een audit en een vermoeden.
04U beslist zelf of u de vervoerder aanspreekt
Het systeem beslist nooit voor u of het de moeite waard is om met een partner in discussie te gaan. Dat alles downloadt u als PDF-auditrapport — inclusief wat is gecontroleerd en correct bevonden. Het is een rapport, geen vordering: die dient u zelf in bij de vervoerder op basis van uw eigen contract.
Wat we controleren
- Basistarief — komt het overeen met wat het contract voorschrijft voor DIT specifieke traject (dezelfde vervoerder kan verschillende tarieven hebben voor verschillende trajecten).
- Brandstoftoeslag — is deze berekend volgens het afgesproken percentage, niet willekeurig.
- Bijkomende kosten — zijn ze onderbouwd, of dupliceren ze een al inbegrepen dienst.
- Facturabel gewicht of volume — het grootste van het werkelijke en het volumegewicht (op basis van afmetingen), niet willekeurig gekozen.
- Gewichtsbereik — bij gestaffelde groupagetarieven, is het bereik toegepast waarin het werkelijke gewicht daadwerkelijk valt.
- Vrachtklasse — komt de opgegeven klasse overeen met de afgesproken klasse (een afwijking betekent vaak een andere prijs).
- Valuta — komt de factuurvaluta overeen met de afgesproken valuta (structurele controle; de juistheid van de wisselkoers beoordelen we niet — zie FAQ).
- Dubbele facturen — dezelfde zending, tweemaal in rekening gebracht.
De omvang van de EU-ETS-toeslag (50% of 100%) wordt als aparte categorie gecontroleerd — zie de controle van emissietoeslagen. Voor facturen uit het verleden is dit rechtstreeks in deze module geïntegreerd (dezelfde gain-share-voorwaarde als hierboven), geen aparte dienst.
Wat u eerlijk moet weten
Het moeilijkste deel is niet de vergelijking, maar het invoeren van het contract. Tariefbijlagen komen als Excel-bestanden, waarvan de structuur bij elke vervoerder anders is, soms met voetnoten die de logica veranderen. De eerste keer is dat vrijwel altijd half-handmatig werk. Wie een volledig automatisch inlezen van tariefovereenkomsten belooft, belooft iets wat nog niemand goed voor elkaar heeft gekregen.
Twee manieren van gebruik
Historische audit — beoordeling van reeds betaalde/gemaakte facturen. 25 % van het werkelijk teruggehaalde bedrag (plafond 5 000 €/geval, minimumbedrag 100 €) of een vaste prijs van 1 490 € voor een archiefaudit. De omvang (aantal documenten en periode) wordt vooraf afgesproken. Voor Duitse klanten alleen beschikbaar tegen vaste prijs. Halen we niets terug (bij keuze voor het succespercentage) — dan betaalt u niets.
Doorlopende controle — facturen worden gecontroleerd vóór betaling. 79 €/maand, inclusief detectie van zowel chauffeurswachttijd als luchtvrachtopslag (zie hieronder).
Voordat u begint: hoelang u hebt om een vordering in te stellen — de omvang van een historische audit wordt begrensd door de verjaringstermijn, niet door uw archief.
Detectie van chauffeurswachttijd valt nooit onder gain-share — dit is in het voordeel van de vervoerder, het systeem markeert alleen uren, wij dienen geen claims namens u in. Reden: we hebben tegelijkertijd klanten aan beide kanten van hetzelfde standgeldprobleem — vrachteigenaren en vervoerders — dus een succespercentage voor de detectie van wachttijd zou een belangenconflict creëren, ongeacht aan welke kant we zouden staan. Detectie van luchtvrachtopslag is daarentegen wel gain-share-geschikt, net als de container-D&D-audit — beide vallen onder dezelfde prijs, maar gedragen zich verschillend bij een historische audit.
Het systeem raadt nooit een bedrag zonder uw eigen contractgegevens — zonder die gegevens geeft de regel "gegevens ontbreken" terug, nooit een geraden resultaat.
Bereken het potentieel
Dit soort fout heeft de neiging zich te herhalen bij elke vergelijkbare factuur, niet alleen bij deze. Hoeveel u er daadwerkelijk hebt en wat dat in totaal betekent, laat alleen een volledige factuurcontrole zien.
Dit is een indicatieve schatting voor ÉÉN factuur, geen afgestemde fout in de regels daarvan — een indicatie of verdieping de moeite waard is. Meer rekenmodules: /nl/rekenmachine.
Veelgestelde vragen
Hoe snel krijg ik een resultaat na de eerste upload?
De eerste stap is het invoeren van uw tariefbijlage, wat we samen met u doen. Vanaf dat moment wordt elke nieuwe factuur automatisch op de achtergrond verwerkt, meestal binnen enkele minuten na het uploaden.
Kan ik beginnen met een historische audit en later overstappen op doorlopende controle?
Ja, dat is het gebruikelijke pad. De meeste klanten beginnen met een historische audit, omdat die laat zien of er überhaupt iets te bespreken valt — en pas na het resultaat stappen ze over op doorlopende controle.
Wat gebeurt er als mijn tariefovereenkomst complex is?
De eerste invoer gebeurt samen met u, handmatig — complexe voetnoten of een niet-standaardstructuur zijn geen belemmering, het betekent alleen dat de eerste stap langer duurt dan bij een eenvoudiger contract.
Controleert u of de wisselkoers correct is toegepast?
Nee. We controleren ALLEEN of de factuurvaluta overeenkomt met de afgesproken valuta — dit is een structurele controle. De juistheid van een specifieke wisselkoers beoordelen we niet, want dat vereist een volledige, continu bijgewerkte historische wisselkoersbron voor de exacte factuurdatum, die we bewust niet hebben — een verkeerd getal zou hier gevaarlijker zijn dan de afwezigheid ervan.
Waarom kan het systeem soms niets controleren?
De regel vergelijkt de factuur met uw contract — zijn de tarieven/percentages uit het contract nog niet ingevoerd in het systeem, dan is er niets om mee te vergelijken, en geeft de regel "ontbrekende gegevens" terug, nooit een geraden resultaat.
Betaal ik als de historische audit niets oplevert?
Nee, als u kiest voor het succespercentage (gain-share) — de factuur wordt alleen opgesteld op basis van het werkelijk teruggehaalde bedrag. Wordt er niets teruggehaald, dan betaalt u niets.
Hoe lang worden mijn geüploade documenten bewaard?
Originele documenten worden 24 maanden vanaf upload bewaard, douanedocumenten 40 maanden. Na afloop van de termijn wordt het originele bestand automatisch verwijderd, de eruit gehaalde gegevens blijven bewaard. Wilt u dat een specifiek document eerder wordt verwijderd (AVG art. 17, recht op verwijdering), neem dan contact met ons op per e-mail — er is momenteel geen zelfbedieningsknop hiervoor in het portaal.
Wordt geactiveerd na een kort gesprek, niet direct.
Wat nodig is
- Facturen van de vervoerder (verplicht)
Als u het niet heeft: Zonder de facturen kan de audit niet worden uitgevoerd. - Tariefbijlage bij het vervoerscontract (zonder dit werkt een deel van de controles niet)
Als u het niet heeft: Zonder de tariefbijlage werken zes van de dertien controles niet — alleen de rekenkunde en de duplicaten blijven over. - Registraties van de chauffeurswachttijd (gewenst)
Als u het niet heeft: Zonder de tijden kunnen we de wachttijd niet berekenen — een CMR-vrachtbrief volstaat daarvoor niet.