Løbende kontrol

Hvorfor det er billigere ikke at betale end at kræve tilbage

Opdages en fejl efter betaling, skal der udarbejdes et krav, indsamles beviser, sendes, ventes på svar og holdes øje med forældelsesfristen. CMR artikel 32 giver ét år. Refusion af den tyske vejafgift er mulig indtil udgangen af det tredje kalenderår. Overskrides fristen, bortfalder retten — også hvis fejlen er åbenlys.

Opdages en fejl før betaling, er intet af dette nødvendigt. Det er nok at påpege afvigelsen, og transportøren udsteder en korrigeret faktura. Der er ingen forældelsesfrist, fordi der ikke er noget krav. Pengene forlader ikke virksomheden og kommer ikke tilbage — de bliver simpelthen ikke betalt.

Der er også en anden side. At betale en faktura uden forbehold betragtes i mange jurisdiktioner som en anerkendelse af den. En overset fejl koster ikke kun det betalte beløb, men gør det også vanskeligere at bestride den senere.

Sådan fungerer det

Hvad vi holder øje med uden fakturaer

Nye køretøjer. En ny trækker afregnes i vejafgiftssystemet som standard i den første CO₂-klasse. Omklassificeringen sker ikke af sig selv, og den skal foretages særskilt i hvert land. Når der i jeres fakturaer optræder et nummer, som ikke var der før, melder vi det.

Nye lande. Det samme køretøj, registreret i Tyskland, er ikke registreret i Østrig. I fakturaerne kan det ses tidligere end i jeres eget bogholderi.

Regelændringer. Fra den 1. juli 2026 strammes grænserne for CO₂-klasserne. Når en ændring påvirker jeres flåde, siger vi hvilke køretøjer og hvad det omtrent vil koste. Vi siger også, når en stigning er lovlig og der ikke er noget at bestride — så I ikke betaler for tid, der ikke er brugt på en fejl.

Nærmende frister. Er en afvigelse fundet i auditten stadig uafklaret, og nærmer dens forældelsesfrist sig, melder vi det, før det er for sent.

Hvad der adskiller dette fra en audit hver måned

Ikke hvor ofte den laves. Forskellen er, at de fakturaer, der kontrolleres, endnu ikke er betalt.

Hvornår løbende kontrol ikke kan betale sig

Når auditten er færdig, regner vi ud fra jeres egne data, hvor mange fejl af tilbagevendende type der er i en gennemsnitlig måned. Engangsfund tager vi ikke med i den beregning — for eksempel en CO₂-klasse, der efter omklassificering ikke gentager sig.

Er tallet lavere end abonnementsprisen, siger vi det, og foreslår en gentagen audit hver tolvte måned. Et abonnement, der ikke kan betale sig, opsiges efter tre måneder — der er ingen mening i at sælge det.

Muligt også uden historisk audit. Løbende kontrol kan bestilles med det samme, uden at vente på en audit. Vi arbejder så efter den samme tjekliste, men vi giver ingen prognose — vi har ikke jeres data, så at sige om abonnementet kan betale sig, ville være et gæt. Den vurdering opstår først, når jeres egne auditresultater foreligger.

Ansvar

Vi kontrollerer de indsendte dokumenter efter den tjekliste, der er nævnt i kontrakten, og inden for rammerne af de indsendte data. Er dataene ikke nok til en kontrol, angives det særskilt i rapporten — vi siger ikke „alt er i orden", når sandheden er „vi kan ikke sige det".

Vi er ikke ansvarlige for fejl, der ikke kunne fastslås ud fra de indsendte dokumenter. Beslutningen om betaling træffer I i alle tilfælde.

Indsendelsesgrænse. Fristen og de konsekvenser, der er forbundet med den, gælder for dokumenter modtaget senest tre arbejdsdage før betalingsfristen. Dokumenter modtaget senere kontrollerer vi også, men så kan vi ikke garantere, at resultatet når jer i tid: én arbejdsdag bruges på kontrollen og yderligere to på, at I kontakter transportøren og får en korrigeret faktura. I månedsrapporten vises sådanne dokumenter særskilt, så det er klart hvorfor.

Hvis vi har overset noget. Har vi ikke fundet en afvigelse, som kunne fastslås ud fra de dokumenter, I har indsendt, og betalte I fakturaen af den grund — så udfører vi arbejdet med den historiske audit for det dokument og udarbejder kravdokumenterne uden resultathonorar. De præcise vilkår og ansvarsgrænser står i vilkårene for levering af ydelser.

Pris

Et fast abonnement, uden noget gebyr af beløbet. Prisen afhænger af, hvor mange moduler der kontrolleres — ikke af, hvor meget vi finder.

• Ét modul — fra 59 €/md. Hvert modul har sin egen pris; se prislisten.
• To moduler — 119 €/md.
• Tre moduler — 159 €/md., hvert yderligere +25 €/md.

Når to eller flere moduler kontrolleres, betaler I trinnet og ikke summen af priserne — på fakturaen ser I fortsat de separate modullinjer og en separat rabatlinje, så det er klart, hvad I betaler for, og hvor meget trinnet sparede.

Kontrol af vejafgifter afregnes med 4,90 € pr. køretøj pr. måned og indgår ikke i trinnet: flådens størrelse svarer direkte til arbejdsmængden. I trinnet indgår heller ikke et overskredet antal dokumenter.

D&D-kunder får 20  (én gang, på det største af de to beløb);% rabat, som på alle andre moduler.

Aktiveres efter en kort samtale, ikke ved en selvbetjeningsordre.

Hvilket modul der skal kontrolleres

Løbende kontrol slås til særskilt for hvert modul — I kan begynde med ét og tilføje de andre senere. Hvert moduls omfang og de nødvendige dokumenter er beskrevet på modulets egen side.

• Vejafgifter
• Fragtfakturaaudit
• Vognstandsgebyr
• Told- og skatterefusion
• Betalingsfrister
• Toldprocedurer og præferencer

For ét modul er løbende kontrol ikke en hurtigere vej, men noget andet: i toldprocedurer søges præferencen i selve deklarationen, så efter frigivelsen gives den ofte ikke tilbage. Dér erstatter løbende kontrol et bestrideligt krav med en reel præference — den kontrollerer deklarationen, mens den stadig kan indgives på en anden måde.

Hvordan vi beregner resultatet, og hvad vi regner som kontrolleret, er beskrevet i metoden.

Valutafund går ind i prognosen uden fradrag

De fleste fund fratrækkes i prognosen, fordi de ikke gentager sig, når årsagen er rettet: en omklassificeret CO₂-klasse er allerede korrekt næste måned. En valutakurs fungerer ikke sådan — den ændrer sig hver dag, og hver ny faktura er en ny omregning. Selv efter at en kontraktbestemmelse er ændret, skal den håndhæves hver måned. Derfor er valutafund de eneste, der går ind i tilbagebetalingsberegningen helt uden fradrag — Kontrol af valutakurs og valutaomregning.

Kontrakter ændrer sig, og kontrollen bemærker det

Hvilke kontroller vi kan udføre, og hvilke fakturaer der forsvinder på grund af bestridelsesfristen, afgøres af kontraktbestemmelserne — ikke af modulet. Derfor kommer gennemgangen af kontraktvilkår først, og for løbende kontrol er den vigtig af endnu en grund: kontrakter fornyes og transportører skifter, så en ændret bestridelsesfrist er netop den slags begivenhed, kontrollen skal bemærke. Den årlige gennemgang af vilkårene er indeholdt i løbende kontrol og afregnes ikke særskilt.

Relaterede artikler

• Ikke at betale eller at kræve tilbage — hvorfor det ikke er det samme
• Hvad én audit ikke løser
• En ny trækker i vejafgiftssystemet: første klasse som standard