Doorlopende controle

Waarom niet betalen goedkoper is dan terugvorderen

Wordt een fout na betaling opgemerkt, dan moet er een claim worden opgesteld, bewijs worden verzameld, verstuurd, op antwoord worden gewacht en de verjaringstermijn worden bijgehouden. CMR artikel 32 geeft één jaar. Teruggaaf van de Duitse wegentol is mogelijk tot het einde van het derde kalenderjaar. Is de termijn verstreken, dan vervalt het recht — ook als de fout evident is.

Wordt een fout vóór betaling opgemerkt, dan is niets daarvan nodig. Het is genoeg om de afwijking te benoemen en de vervoerder stuurt een gecorrigeerde factuur. Er is geen verjaringstermijn, omdat er geen claim is. Het geld verlaat het bedrijf niet en komt niet terug — het wordt simpelweg niet betaald.

Er is nog een tweede kant. Een factuur zonder voorbehoud betalen wordt in veel rechtsstelsels gezien als erkenning ervan. Een gemiste fout kost niet alleen het betaalde bedrag, maar maakt het ook moeilijker om die later te betwisten.

Hoe het werkt

Wat wij zonder facturen in de gaten houden

Nieuwe voertuigen. Een nieuwe trekker wordt in het tolsysteem standaard in de eerste CO₂-klasse afgerekend. Herclassificatie gebeurt niet van zichzelf en moet in elk land afzonderlijk worden gedaan. Zodra er in uw facturen een kenteken opduikt dat er eerder niet was, melden wij dat.

Nieuwe landen. Hetzelfde voertuig dat in Duitsland geregistreerd is, is in Oostenrijk niet geregistreerd. In de facturen is dat eerder te zien dan in uw eigen administratie.

Regelgevingswijzigingen. Vanaf 1 juli 2026 worden de grenzen van de CO₂-klassen strenger. Als een wijziging uw vloot raakt, zeggen wij welke voertuigen en wat het ongeveer gaat kosten. Wij zeggen ook wanneer een verhoging rechtmatig is en er niets te betwisten valt — zodat u niet betaalt voor tijd die niet aan een fout is besteed.

Naderende termijnen. Is een in de audit gevonden afwijking nog niet opgelost en nadert de verjaringstermijn, dan melden wij dat voordat het te laat is.

Waarin dit verschilt van een audit elke maand

Niet in de frequentie. Het verschil is dat de gecontroleerde facturen nog niet betaald zijn.

Wanneer doorlopende controle zich niet terugverdient

Als de audit klaar is, rekenen wij uit uw eigen gegevens uit hoeveel fouten van terugkerend type er gemiddeld per maand zijn. Eenmalige vondsten nemen wij niet mee in die berekening — bijvoorbeeld een CO₂-klasse die zich na herclassificatie niet meer herhaalt.

Is het getal lager dan de abonnementsprijs, dan zeggen wij dat ook, en stellen wij elke twaalf maanden een herhaalaudit voor. Een abonnement dat zich niet terugverdient, wordt na drie maanden opgezegd — het heeft geen zin om het te verkopen.

Ook mogelijk zonder historische audit. Doorlopende controle kunt u direct bestellen, zonder op een audit te wachten. Wij werken dan volgens dezelfde checklist, maar wij geven geen prognose — wij hebben uw gegevens niet, dus zeggen of het abonnement zich terugverdient zou gokken zijn. Die inschatting ontstaat pas als uw eigen auditresultaten er zijn.

Aansprakelijkheid

Wij controleren de aangeleverde documenten volgens de in het contract benoemde checklist en binnen de grenzen van de aangeleverde gegevens. Zijn de gegevens niet genoeg voor een controle, dan staat dat apart in het rapport — wij zeggen niet „alles in orde" als de waarheid „wij kunnen het niet zeggen" is.

Wij zijn niet aansprakelijk voor fouten die uit de aangeleverde documenten niet vast te stellen waren. De beslissing over betaling neemt in alle gevallen u.

Aanlevergrens. De termijn en de daaraan verbonden gevolgen gelden voor documenten die uiterlijk drie werkdagen vóór de betalingstermijn zijn ontvangen. Later ontvangen documenten controleren wij ook, maar dan kunnen wij niet garanderen dat het resultaat u op tijd bereikt: één werkdag is nodig voor de controle en nog twee om contact op te nemen met de vervoerder en een gecorrigeerde factuur te krijgen. In het maandrapport worden zulke documenten apart weergegeven, zodat duidelijk is waarom.

Als wij het hebben gemist. Hebben wij een afwijking niet opgemerkt die uit de door u aangeleverde documenten vast te stellen was, en hebt u de factuur daardoor betaald — dan doen wij het werk van de historische audit voor dat document en stellen wij de claimdocumenten op zonder succesvergoeding. De precieze voorwaarden en aansprakelijkheidsgrenzen staan in de voorwaarden voor dienstverlening.

Prijs

Een vast abonnement, zonder enige vergoeding over het bedrag. De prijs hangt af van hoeveel modules er gecontroleerd worden — niet van hoeveel wij vinden.

• Eén module — vanaf 59 €/maand Elke module heeft zijn eigen prijs; zie de prijslijst.
• Twee modules — 119 €/maand
• Drie modules — 159 €/maand, elke extra +25 €/maand

Worden er twee of meer modules gecontroleerd, dan betaalt u de staffel en niet de som van de prijzen — op de factuur ziet u nog steeds de losse moduleregels en een losse kortingsregel, zodat duidelijk is waarvoor u betaalt en hoeveel de staffel heeft bespaard.

Tolcontrole wordt afgerekend tegen 4,90 € per voertuig per maand en valt niet in de staffel: de vlootgrootte komt direct overeen met de hoeveelheid werk. Een overschreden documentaantal valt ook niet in de staffel.

D&D-klanten krijgen 20  (eenmalig, toegepast op het hoogste van de twee bedragen);% korting, net als op alle andere modules.

Wordt geactiveerd na een kort gesprek, niet via een selfservicebestelling.

Welke module controleren

Doorlopende controle wordt per module afzonderlijk aangezet — u kunt met één beginnen en de andere later toevoegen. De omvang van elke module en de benodigde documenten staan op de eigen pagina van die module.

• Wegentol
• Vrachtfactuurcontrole
• Wagondemurrage
• Douane- en belastingteruggaaf
• Betalingstermijnen
• Douaneregelingen en voorkeursbehandeling

Voor één module is doorlopende controle geen versnelling maar iets anders: in douaneregelingen wordt de voorkeursbehandeling in de aangifte zelf aangevraagd, dus na vrijgave wordt die vaak niet meer teruggegeven. Daar vervangt doorlopende controle een betwistbare aanspraak door een daadwerkelijke voorkeursbehandeling — ze controleert de aangifte zolang die nog anders kan worden ingediend.

Hoe wij het resultaat berekenen en wat wij als gecontroleerd rekenen, staat in de methodologie.

Valutavondsten gaan zonder aftrek de prognose in

De meeste vondsten worden in de prognose afgetrokken, omdat ze na het herstellen van de oorzaak niet meer terugkomen: een geherclassificeerde CO₂-klasse is volgende maand al juist. Een wisselkoers werkt zo niet — die verandert elke dag, en elke nieuwe factuur is een nieuwe conversie. Zelfs na het wijzigen van een contractbepaling moet die elke maand worden nageleefd. Daarom zijn valutavondsten de enige die volledig zonder aftrek in de terugverdienberekening meegaan — Wisselkoers- en conversieaudit.

Contracten veranderen, en de controle merkt het

Welke controles wij kunnen uitvoeren en welke facturen wegvallen door de betwistingstermijn, wordt bepaald door de contractbepalingen — niet door de module. Daarom komt de audit van contractbepalingen eerst, en voor doorlopende controle is die nog om één reden belangrijk: contracten worden verlengd en vervoerders wisselen, dus een gewijzigde betwistingstermijn is precies het soort gebeurtenis dat de controle moet opmerken. De jaarlijkse herziening van de bepalingen is in de doorlopende controle begrepen en wordt niet apart afgerekend.

Gerelateerde artikelen

• Niet betalen of terugvorderen — waarom dat niet hetzelfde is
• Wat één audit niet oplost
• Een nieuwe trekker in het tolsysteem: standaard de eerste klasse