Bieżąca kontrola

Dlaczego nie zapłacić jest taniej niż odzyskać

Gdy błąd zostaje dostrzeżony po zapłacie, trzeba przygotować reklamację, zebrać dowody, wysłać ją, czekać na odpowiedź i pilnować terminu przedawnienia. Artykuł 32 CMR daje jeden rok. Zwrot niemieckiego myta jest możliwy do końca trzeciego roku kalendarzowego. Po przekroczeniu terminu prawo wygasa — nawet jeśli błąd jest oczywisty.

Gdy błąd zostaje dostrzeżony przed zapłatą, nic z tego nie jest potrzebne. Wystarczy wskazać niezgodność, a przewoźnik wystawia fakturę korygującą. Terminu przedawnienia nie ma, bo nie ma reklamacji. Pieniądze nie wychodzą z firmy i nie wracają — po prostu nie zostają zapłacone.

Jest i druga strona. Zapłata faktury bez zastrzeżeń w wielu jurysdykcjach jest traktowana jako jej uznanie. Przeoczony błąd kosztuje nie tylko zapłaconą kwotę, ale też utrudnia zakwestionowanie jej później.

Jak to działa

Co obserwujemy bez faktur

Nowe pojazdy. Nowy ciągnik w systemie opłat drogowych jest domyślnie rozliczany w pierwszej klasie CO₂. Przeklasyfikowanie nie następuje samo, a w każdym kraju trzeba je przeprowadzić osobno. Kiedy na Waszych fakturach pojawia się numer, którego wcześniej nie było, informujemy o tym.

Nowe kraje. Ten sam pojazd zarejestrowany w Niemczech nie jest zarejestrowany w Austrii. Na fakturach widać to wcześniej niż w Waszej księgowości.

Zmiany przepisów. Od 1 lipca 2026 r. progi klas CO₂ zostają zaostrzone. Kiedy zmiana wpłynie na Waszą flotę, mówimy, których pojazdów dotyczy i ile to mniej więcej będzie kosztować. Mówimy też, kiedy wzrost jest zgodny z prawem i nie ma czego kwestionować — żebyście nie płacili za czas poświęcony na coś, co nie jest błędem.

Zbliżające się terminy. Jeśli niezgodność znaleziona w audycie nadal nie jest rozwiązana, a jej termin przedawnienia się zbliża, informujemy o tym, zanim będzie za późno.

Czym to się różni od audytu co miesiąc

Nie częstotliwością. Różnica polega na tym, że sprawdzane są faktury jeszcze niezapłacone.

Kiedy bieżąca kontrola się nie opłaci

Gdy skończymy audyt, z Waszych własnych danych wyliczymy, ile błędów powtarzalnego typu zdarza się średnio w miesiącu. Do tego wyliczenia nie włączymy znalezisk jednorazowych — na przykład klasy CO₂, która po przeklasyfikowaniu już się nie powtarza.

Jeśli liczba będzie mniejsza od ceny subskrypcji, powiemy to wprost i zaproponujemy powtórny audyt co dwanaście miesięcy. Subskrypcja, która się nie opłaca, jest anulowana po trzech miesiącach — nie ma sensu jej sprzedawać.

Można też bez audytu historycznego. Bieżącą kontrolę można zamówić od razu, bez czekania na audyt. Pracujemy wtedy według tej samej listy kontrolnej, ale nie przedstawiamy żadnej prognozy — nie mamy Waszych danych, więc powiedzenie, czy subskrypcja się opłaci, byłoby zgadywaniem. Taka ocena powstaje dopiero wtedy, gdy są wyniki Waszego własnego audytu.

Odpowiedzialność

Sprawdzamy przedłożone dokumenty według listy kontrolnej wskazanej w umowie i w granicach przedłożonych danych. Jeśli dane nie wystarczają do sprawdzenia, raport wskazuje to osobno — nie mówimy „wszystko w porządku", gdy w rzeczywistości jest „nie potrafimy powiedzieć".

Nie odpowiadamy za błędy, których nie można było ustalić z przedłożonych dokumentów. Decyzję o zapłacie w każdym przypadku podejmujecie Wy.

Granica przekazania. Termin i związane z nim skutki dotyczą dokumentów otrzymanych nie później niż trzy dni robocze przed terminem płatności. Dokumenty otrzymane później również sprawdzamy, ale wtedy nie możemy zagwarantować, że wynik dotrze do Was na czas: jeden dzień roboczy potrzebny jest na sprawdzenie, a dwa kolejne — na kontakt z przewoźnikiem i otrzymanie faktury korygującej. W raporcie miesięcznym takie dokumenty są pokazywane osobno, żeby było jasne dlaczego.

Jeśli przeoczyliśmy. Jeśli nie wykryliśmy niezgodności, którą można było ustalić z przedłożonych przez Was dokumentów, i z tego powodu zapłaciliście fakturę — pracę audytu historycznego tego dokumentu wykonujemy, a dokumenty reklamacyjne przygotowujemy bez wynagrodzenia za sukces. Dokładne warunki i granice odpowiedzialności są określone w warunkach świadczenia usług.

Cena

Stała subskrypcja, bez żadnej opłaty od kwoty. Cena zależy od tego, ile modułów jest kontrolowanych — nie od tego, ile znajdziemy.

• Jeden moduł — od 59 €/mies. Każdy moduł ma własną cenę; zob. cennik.
• Dwa moduły — 119 €/mies.
• Trzy moduły — 159 €/mies., każdy dodatkowy +25 €/mies.

Gdy kontrolowane są dwa moduły lub więcej, płacicie stawkę, a nie sumę cen — na fakturze nadal widzicie osobne pozycje modułów i osobną pozycję rabatu, żeby było jasne, za co płacicie i ile stawka zaoszczędziła.

Kontrola opłat drogowych rozliczana jest po 4,90 € za pojazd miesięcznie i nie wchodzi w stawkę: wielkość floty odpowiada bezpośrednio nakładowi pracy. W stawkę nie wchodzi również przekroczona liczba dokumentów.

Klientom D&D — 20  (jednorazowo, do wyższej z dwóch kwot);% rabatu, tak jak na wszystkich innych modułach.

Aktywowane po krótkiej rozmowie, nie przez zamówienie w samoobsłudze.

Który moduł kontrolować

Bieżąca kontrola jest włączana osobno dla każdego modułu — można zacząć od jednego i dodać pozostałe później. Zakres każdego modułu i potrzebne dokumenty są opisane na jego własnej stronie.

• Opłaty drogowe
• Audyt faktur przewozowych
• Postojowe wagonów
• Zwroty cła i podatków
• Terminy płatności
• Procedury celne i preferencje

Dla jednego modułu bieżąca kontrola nie jest przyspieszeniem, lecz inną rzeczą: w procedurach celnych o preferencję wnosi się w samym zgłoszeniu, więc po zwolnieniu towaru często już się jej nie przywraca. Tam bieżąca kontrola zamienia sporne roszczenie na rzeczywistą preferencję — sprawdza zgłoszenie, póki można je jeszcze złożyć inaczej.

Jak liczymy wynik i co uznajemy za sprawdzone, opisano w metodologii.

Znaleziska walutowe wchodzą do prognozy bez odliczenia

Większość znalezisk jest w prognozie odliczana, bo po usunięciu przyczyny przestają się powtarzać: przeklasyfikowana klasa CO₂ w następnym miesiącu jest już prawidłowa. Kurs walutowy tak nie działa — zmienia się codziennie, a każda nowa faktura to nowe przewalutowanie. Nawet po zmianie postanowienia umownego trzeba je wykonywać co miesiąc. Dlatego znaleziska walutowe są jedynymi, które wchodzą do wyliczenia zwrotu z inwestycji całkowicie bez odliczenia — Audyt kursu walut i przewalutowania.

Umowy się zmieniają, a kontrola to dostrzega

To, które kontrole możemy przeprowadzić i które faktury przepadają z powodu terminu kwestionowania, określają postanowienia umowne — nie moduł. Dlatego audyt postanowień umownych idzie pierwszy, a dla bieżącej kontroli jest ważny jeszcze z jednego powodu: umowy się odnawiają, a przewoźnicy zmieniają, więc zmieniony termin kwestionowania to dokładnie takie zdarzenie, które kontrola musi dostrzec. Roczny przegląd postanowień jest wliczony w bieżącą kontrolę i nie jest rozliczany osobno.

Powiązane artykuły

• Nie zapłacić czy odzyskać — dlaczego to nie to samo
• Czego nie rozwiąże jednorazowy audyt
• Nowy ciągnik w systemie myta: domyślnie pierwsza klasa